כתבות בנושא: אירוע עסקי

הפקת אירוע עסקי במטרופולין הסואן והדינמי של ישראל, מצריכה תכנון קפדני, וראיית התמונה הרחבה, תוך תשומת לב לפרטים הקטנים. הצלחתו של אירוע כזה תלויה במגוון גורמים, החל מבחירת המקום הנכון ועד לאיתור ספקים שונים ותיאום ביניהם. המדריך למפיק המתחיל

הפקת אירוע עסקי בתל אביב, המטרופולין הסואן והדינמי של ישראל, מצריכה תכנון קפדני, וראיית התמונה הרחבה תוך תשומת לב לפרטים הקטנים. הצלחתו של אירוע כזה תלויה במגוון גורמים, החל מבחירת המקום הנכון ועד לאיתור ספקים שונים ותיאום מסודר ביניהם. הכנו צ'ק ליסט בסיסי עבור מפיקי אירועים עסקיים שרוצים לוודא שהאירוע אותו הם מארגנים יתנהל באופן חלק ויסתכם כהצלחה גדולה.

בשלב הראשון: הגדירו את מטרת האירוע והיקפו

לפני הצלילה ללוגיסטיקה, הגדירו בבירור את מטרות האירוע. בין אם מדובר בכנס, בהשקת מוצר, באירוע נטוורקינג או במסיבה פנים ארגונית, הבנת המטרה תנחה את כל ההחלטות הבאות. העריכו את גודל האירוע, קהל היעד והתוצאות הרצויות.

בחירת אולם האירועים המתאים

כאשר מתחילים לחפש אחר אולם אירועים בתל אביב, חשוב לקחת בחשבון שהעיר מציעה מגוון רחב של אולמות, כאשר לכל אחד יש את הקסם והיכולות הייחודיים לו. בתהליך החיפוש, כדאי לקחת בחשבון את הפרמטרים הבאים:

מיקום

בחרו באולם במיקום מרכזי, שהגישה אליו פשוטה וקלה, הן באמצעות תחבורה ציבורית והן באמצעות רכב פרטי – חניה בשפע היא יתרון מובהק.

קיבולת

ודאו שהחלל יכול להכיל בנוחות את כמות האורחים הצפויה באירוע, הן בישיבה והן באזורים המשותפים. במקרה והאירוע שלכם לא צפוי להכיל למעלה מ-300 משתתפים, תוכלו למקד את החיפוש אחר מקום לאירועים קטנים בתל אביב.

מתקנים

חפשו אחר שירותים מודרניים כמו ציוד אודיו-ויזואלי באיכות גבוהה, Wi-Fi וכמובן מיזוג אוויר.

אווירה

המקום צריך לשקף את הטון והסגנון של האירוע שלכם.

תקציב

בחרו מקום שמתאים לתוכנית הפיננסית שלכם.

תכנון תקציב – הבסיס לכל תהליך ההפקה

בניית תקציב מפורט, בשלב מוקדם של תהליך ההפקה היא לא פחות מקריטית. חשוב לקחת בחשבון עלויות של שכירת אולם האירועים, שירותי קייטרינג, ציוד וריהוט, בידור, עיצוב ושיווק. עקבו אחר ההוצאות והשאירו מקום לשינויים. ודאו שהתקציב שהגדרתם הוא גם גמיש וניתן לבצע בו התאמות ושינויים בהתאם לצורך.

שריון תאריך מול אולם האירועים

לאחר שאיתרתם את אולם האירועים האידיאלי לאירוע שלכם, מומלץ לשריין תאריך לאירוע מול ההנהלה, מוקדם ככל הניתן. אולמות אירועים פופולריים בתל אביב, לא פעם דורשים הזמנה של חודשים מראש, במיוחד כאשר מדובר בעונות השיא.

בחירת שירות קייטרינג והרכבת התפריט לאירוע

מזון ומשקאות הם מרכיבים קריטיים בכל אירוע. בבחירת חברת הקייטרינג והרכבת התפריט לאירוע, יש לקחת בחשבון את הדברים הבאים:

אפשרויות תפריט

הקפידו על מגוון אפשרויות קולינריות שיספקו מענה לצרכים תזונתיים שונים.

איכות

ודאו שרמת האוכל עומדת בסטנדרטים שלכם. תוכלו לעשות זאת הן באמצעות טעימות של המנות והן באמצעות קבלת המלצות מלקוחות עבר של חברת הקייטרינג ובדיקה מדוקדקת של המוניטין שלה. 

להחליט על פורמט ההגשה של האוכל באירוע

יש לתכנן מראש ולהחליט על איזה סגנון ופרופיל שירות אתם הולכים – מזנון בהגשה עצמית, ארוחת ערב בישיבה עם הגשה לשולחנות, או אירוע קוקטייל, עם בר משקאות פתוח ומלצרים מסתובבים עם מנות ״פינגר פוד״ לאורך האירוע. 

תיאום עם ספקים

סביר להניח שיידרשו לכם מספר ספקים שונים עבור האירוע, כאשר אלו הם המרכזיים שביניהם:

ציוד הגברה ותאורה:

לצורך השמעת מוסיקה, הרצאות, הקרנת מצגות, עיצוב ואווירה. 

עיצוב אירועים:

בהתאמה לנושא האירוע.

צילום וידאו וסטילס:

לצורך תיעוד האירוע.

בידור

תקליטנים, להקות או פשוט ציוד הגברה איכותי, בהתאם לאופי האירוע.

חשוב לוודא שאתם מעבירים את הדרישות שלכם בצורה ברורה ומאשרים את הגעתם של כל הספקים ותפקודם באירוע, מבעוד מועד.

שיווק וקידום

אם תשקדו על אירוע מורכב ואיכותי, אבל לא תדעו איך לפרסם ולשווק אותו, אתם עלולים למצוא את עצמכם עם הרבה פחות משתתפים מהצפוי, והעבודה הקשה עלולה לרדת לטמיון. לכן, חשוב לפתח אסטרטגיה שיווקית לקידום האירוע. שימו לב לדברים הבאים:

הזמנות

שיגור הזמנות דיגיטליות או פיזיות לקהל היעד שלכם.

מדיה חברתית

שימוש בפלטפורמות כמו לינקדאין, פייסבוק או אינסטגרם לצורך קידום.

יחסי ציבור

פנייה לערוצי תקשורת רלוונטים, לצורך סיקור רחב יותר של האירוע, במידה והעניין רלוונטי.

ודאו שאתם לא לבד במערכה: הרכיבו צוות הפקה

חשוב לוודא שיש לכם גיבוי של צוות הפקה. שימו את הדגש על התפקידים הבאים: רכזי אירועים, מארחים, צוות תמיכה טכנית ואנשי אבטחה.

ציר זמן מפורט

נסחו ציר זמן מפורט לאירוע, כאשר אתם כוללים בו את כל שלבי הבסיס. החל משלב ההרשמה לאירוע, קבלת הפנים, ההפעלות, ההפסקות, הגשת הארוחות ועד לחלק המוקדש לנטוורקינג ומינגלינג. שתפו את לוח הזמנים הזה עם הספקים ועם הצוות של אולם האירועים, כדי להבטיח שכולם ״נמצאים באותו העמוד״ ומיושרים לפי ציר הזמן של האירוע.

בדיקת השטח לפני האירוע

בקרו במקום כמה ימים לפני האירוע כדי לבדוק שהכל עומד על מקומו, ולאשר שכל הארגון והסדר באולם נעשים לפי המפרט שלכם. בדקו את ציוד הסאונד, ההקרנה התאורה, את סידורי הישיבה והקייטרינג.

בדיקות של הרגע האחרון

ביום האירוע, ודאו שהצוות שלכם נמצא במקום מוקדם ככל הניתן, כדי לטפל בכל עניין או תקלה של הרגע האחרון. יש להקפיד על שרשרת פיקוד ברורה ולהבטיח שכל אנשי הצוות יודעים את תפקידיהם ומבינים את תחומי אחריותם.

משוב ומעקב לאחר האירוע

לאחר האירוע, חשוב לאסוף משובים מהמשתתפים, כדי לאמוד את הצלחת האירוע ולזהות תחומים לשיפור. חשוב ליצור גם המשכיות, באמצעות הודעות טקסט או אימייל למשתתפים, לדוברים ולנותני החסות, ולהודות להם על השתתפותם ועל תרומתם.

באירועים עסקיים קטנים, לרבות סדנאות, סמינרים, מפגשי נטוורקינג ומפגשי גיבוש צוותים, יש שלל של יתרונות. אירועים קטנים מאפשרים אינטראקציה הדוקה יותר ודיונים מעמיקים יותר, מטפחים קשרים חזקים והבנה עמוקה יותר. מה צריך להיות באולם האירועים בו הם מתקיימים? 

תל אביב, העיר שוקקת החיים עם הדופק המהיר, ידועה בסביבה העסקית הדינמית ובאווירה הקוסמופוליטית שלה, מה שהופך אותה ליעד מושלם לקיים בו אירועים עסקיים. אך לא פחות חשוב, למצוא את אולם האירועים הנכון לאירוע העסקי שעל הפרק, כאשר המקום, כידוע, מהווה גורם מרכזי בהצלחת כל אירוע באשר יהיה. אירועים קטנים, המאופיינים בדרך כלל בסגנון ממוקד ואינטימי, דורשים גישה שונה בהשוואה למפגשים עסקיים גדולים . מהם הניואנסים החשובים שצריך להכיר כאשר בוחנים מקומות לאירועים קטנים בתל אביב ומהם הגורמים המרכזיים שהופכים את אולמות האירועים הללו לחללים שימנפו את האירוע העסקי אותו אתם מארגנים?

הבנת הצורך והתועלת באירועים עסקיים קטנים

באירועים עסקיים קטנים, לרבות סדנאות, סמינרים, מפגשי נטוורקינג ומפגשי גיבוש צוותים, יש סט ייחודי של יתרונות. הם מאפשרים אינטראקציה הדוקה יותר ודיונים מעמיקים יותר, מטפחים קשרים חזקים יותר והבנה מעמיקה יותר. בעיר כמו תל אביב, המשגשגת בחדשנות ובנטוורקינג אישי, אירועים כאלה הם קריטיים לטיפוח קשרים עסקיים, לסיעור מוחות ולטיפוח שיתופי פעולה בין עובדים או אנשי עסקים מתעשיות שונות.

מיקום: איזון בין נוחות, שיק ואווירה ייחודית

השכלתם לקיים את האירוע בתל אביב, אך יש לתת את הדעת גם למיקום של האולם בתוך העיר, וכן להיבטים אחרים של נגישות ונוחות. לא סתם, לעתים קרובות השיקול הראשון המנחה מפיקים בבחירת אולם אירועים הוא מיקומו. תל אביב, שיש בה את השילוב יוצא הדופן של נופים אורבניים, חוף ים, אזורים עם גורדי שחקים אבל גם פארקים ירוקים,מציעה אפשרויות מגוונות, כאשר כל אחת מהן מביאה לשולחן סגנון ואווירה שונים לחלוטין. חשוב להבין שמה שהופך מיקום למעולה הוא לא רק נוחות והנגישות, אלא גם האווירה והאופי של האזור בו שוכן אולם האירועים. בין אם מדובר במקום עם וייב עתיק ואותנטי, בחלל מסוגנן בלב העיר, או באולם מוקף בטבע (אורבני) ירוק, המיקום הנכון יכול להעצים משמעותית את חווית האירוע.

גודל ופריסה: יצירת אווירה אינטימית

לגודל ולפריסה של המקום יש תפקיד חשוב מאוד, במיוחד כאשר מדובר באירועים עסקיים קטנים. החלל צריך להיות נעים מספיק כדי לייצר אווירה אינטימית, אך גם מגוון מספיק כדי להכיל סידורי ישיבה ורסטיליים ופעילויות שונות. אולם אירועים מעוצב ומצויד היטב, בדרך כלל יכלול חללים רב תכליתיים שניתן להתאים להקרנת מצגות, פאנלים של מומחים או מפגשי נטוורקינג באווירת קז׳ואל. לא משנה מהו הקונספט של האירוע, חפשו אחר מקום לאירוע עסקי בתל אביב המספק גמישות ומענה מתאים לשלל הפורמטים האפשריים.

טכנולוגיה ומתקנים: אירוע שמתקתק ללא תקלות 

כאשר מדובר באירוע עסקי, טכנולוגיה ומתקנים חדישים אינם עניין שניתן להתפשר עליו. באולם האירועים צריכים לעמוד לשירותכם – חיבור אינטרנט אלחוטי מהיר, ציוד סאונד, הקרנה ותאורה מתקדם וריהוט נוח. במרכז הייטק כמו תל אביב, זה עניין  בסיסי לצפות מאולמות אירועים להציע לכם את השירותים הטכנולוגיים העדכניים ביותר. מתקנים אלה מבטיחים שמצגות, ועידות וידאו ואינטראקציות דיגיטליות אחרות יתקיימו באופן חלק, זורם וללא תקלות.

קייטרינג ומטבח: משקף את המגוון הגסטרונומי של תל אביב

תל אביב ידועה בכל העולם בקולינריה המפוארת שהיא מציעה, והקייטרינג יכול בקלות להיות גולת הכותרת של האירוע. מקומות המציעים מגוון אפשרויות קייטרינג איכותיות בהשראה מקומית, יכולים לספק טעם ייחודי של העיר. זה חשוב במיוחד לאירועים הכוללים משתתפים בינלאומיים, בהם חווית האוכל יכולה להוות היכרות עם התרבות והמטבח הישראלי.

אווירה ועיצוב: התאמה מושלמת לקונספט של האירוע

האווירה והעיצוב של המקום צריכים להתאים לטון ולמטרה של האירוע באופן מושלם. אולמות האירועים בתל אביב נעים בין המלוטש והמודרני לאקלקטי והאמנותי, כאשר כל מקום מתאפיין בסגנון ואופי שונים. עבור מפגשי סיעור מוחות יצירתיים, מקום עם עיצוב מעורר השראה ולא שגרתי עשוי להיות אידיאלי. לעומת זאת, עבור אירועים או סדנאות באווירה רשמית יותר, מרחב מתוחכם, אלגנטי ומאופק יותר עשוי להתאים.

שירות מותאם אישית: המפתח לאירוע מוצלח

שירות מותאם אישית הוא אחד הסימנים שיסייעו לכם לזהות אולם אירועים מוצלח.  צוות קשוב, גמיש ומנוסה בטיפול באירועי חברה יכול לעשות הבדל משמעותי. בין השירותים השונים שהצוות במקום אמור להציע לכם אמורים לכלול סיוע לאורך כל הדרך, החל משלב התכנון ועד לתמיכה בלייב במהלך האירוע, תוך הקפדה על כל פרט ופרט.

חללים חיצוניים המאפשרים ישיבה באווירת קז׳ואל נעימה

מקומות המספקים מרחבים מתאימים לנטוורקינג וליצירת אינטראקציה חברתית הם בעלי ערך רב במיוחד עבור אירועים עסקיים. אלו יכולים להיות טרקלינים נעימים, מרפסות מוקפות צמחיה ירוקה, או אפילו ברים על הגג – חללים שבהם המשתתפים יכולים להתחבר ולתקשר באווירה בלתי פורמלית.

לצאת ולהיכנס בקלות מהעיר והכי חשוב – חניה

בהתחשב באופי השוקק , שלא לומר הסואן של תל אביב, מומלץ לתעדף מקומות שיש אליהם גישה קלה באמצעות תחבורה ציבורית וכאלה המספקים חניה בשפע. ההיבט הלוגיסטי הזה חשוב כדי להבטיח שהמשתתפים יוכלו להגיע ולצאת מהאירוע בקלות, מה שהופך את החוויה שלהם לנעימה יותר.

לסיכום, המקום האידיאלי לאירוע עסקי קטן בתל אביב, צריך לשלב בין פרקטיות ואווירה, ולשקף את המוניטין של העיר כמרכז של חדשנות ועושר תרבותי. החל מהמיקום והמתקנים הנכונים ועד לקייטרינג ואווירה יוצאי דופן, כל היבט של המקום תורם להצלחת האירוע.  על ידי בחינה מדוקדקת של מרכיבים אלו, חברות יכולות  להבטיח שהאירוע שהם מפיקות יהיה לא רק אפקטיבי, אלא גם יעניק חוויה בלתי נשכחת ומעשירה לכל המשתתפים.

אירוע עסקי על הפרק ואתם ניגשים לבחור את אולם האירועים המתאים? כמה טיפים חשובים שינחו אתכם אל עבר המקום שיעשה את האירוע

מציאת אולם האירועים המושלם לאירוע עסקי דומה להכנת הבמה להופעה גדולה. המקום יכול להשפיע באופן משמעותי על הצלחת האירוע, שכן הוא נותן את הטון, משפיע על הרושם הנוצר בקרב המשתתפים ומקל על זרימה חלקה של התוכנית. הנה כמה טיפים מנצחים שיבטיחו שתבחרו אולם אירועים מתאים לאירוע העסקי אותו אתם מפיקים:

השלב החשוב ביותר: להתאים את סגנון האולם לסוג האירוע הספציפי

בשלב הראשון של חיפוש האולם, חשוב מאוד לוודא שהמקום מתיישר היטב ובאופן מדויק עם מטרת האירוע. לדוגמא, אם מדובר באירוע השקת מוצר כזה או אחר, יתכן שיתאים אולם עם מתקנים טכנולוגיים מתקדמים ומשוכללים ואווירה טרנדית עכשווית. לעומת זאת, עבור אירוע חברה פנים ארגוני, יתאים יותר מקום עם אווירה שלווה או מסיבתית, מקום שמתאים לבילוי כיפי וזורם. אגב, יש לא מעט מקומות שעונים על שתי הדרישות גם יחד.

המיקום של האולם צריך להיות בראש סדר העדיפויות שלכם

לא משנה מהו סוג האירוע, המיקום של האולם צריך להיות הפרמטר הניצב בראש רשימת סדר העדיפויות שלכם. בחרו אולם במיקום מרכזי, או לחילופין, כזה שניתן להגיע אליו בקלות באמצעי תחבורה ציבוריים ופרטיים, כדי להבטיח שהמשתתפים יוכלו לאשר את השתתפותם באירוע ללא היסוס. אם מצאתם אולם אירועים עם חנייה בשפע או כזה המציע שירותי חניה, העניקו לו יתרון מובהק בסלקציה שלכם. 

הגודל קובע, אבל לא כמו שתמיד חשבתם

הגודל כן קובע, אבל לא בדיוק באופן שתמיד חשבתם… כמובן שתעדיפו להימנע מצפיפות באירוע שלכם, אבל כדאי להיות מודעים לכך שגם אולם אירועים מרווח מדי עלול להיות בעייתי. אולם גדול ורחב ידיים, עלול ליצור אווירה פחות אישית ולצמצם את ההזדמנויות לאינטראקציות בין המשתתפים, אשר יש להן חשיבות עצומה במפגשים מהסוג המדובר. הרי שבאירועים עסקיים רבים, התקשורת בין המשתתפים היא היא שעומדת בלב האירוע והיא מטרתו העיקרית. הדרך להבטיח את התאמתו של גודל האולם להיקף האירוע שלכם, היא קודם כל להגדיר את גודל האירוע הצפוי, על סמך אורך רשימת המוזמנים שלכם. אם ברשימה מופיעים פחות מ-300 איש, כדאי למקד את החיפוש אחר מקומות לאירועים קטנים במרכז.

ציוד ופסיליטיז

כמובן, ככל שהמקום שתבחרו לאירוע יהיה ברמה גבוהה יותר, כך האירוע יהיה ברמה גבוהה, וגם יזרום ו״יתקתק״ כמו שצריך. מתקנים, ציוד ופסיליטיז משוכללים הם עמוד השדרה של כל אירוע עסקי מוצלח. ודאו שהאולם מציע חיבור אינטרנט מהיר, ציוד סאונד מתקדם, מקרנים, מסכים, מקומות ישיבה נוחים ואזורי מנוחה נעימים.

אוכל, קדימה אוכל

הקייטרינג באירוע הוא כמובן היבט קריטי נוסף. העדיפו מקום המציע אפשרויות קולינריות מגוונות, ואופציות שונות לתפריטים בהתאמה אישית, שיאפשרו לכם להתחשב גם בהעדפות תזונתיות שונות ולספק מענה לקהל הרחב של המשתתפים. חשוב להבין שכיום יותר מתמיד, קולינריה ברמה גבוהה היא עניין בסיסי באירועים עסקיים, והאירוע שלכם לגמרי הולך להיבחן דרך המרכיב הזה. לא משנה מה סוג וגודל האירוע, האורחים שלכם מצפים לחוויה קולינרית מפנקת, טרנדית ואיכותית, ואתם לא רוצים להתפשר על העניין הזה. במילים אחרות, אם שירותי הקייטרינג שהאולם מציע לכם הם באיכות טובה, הוסיפו למקום הזה נקודות לטובתו והעדיפו אותו על פני שאר האופציות.

עלות מול תועלת 

בשלב הבא, יש לבחון לעומק את העלויות שאולם האירועים מציע. אמנם חשוב למצוא מקום העונה על הדרישות שלכם, אך שמירה על גבולות התקציב היא לא פחות חשובה. חפשו אולמות המציעים עסקאות חבילה או כאלה שמוכנים לנהל איתכם משא ומתן, ללכת לקראתכם, להתפשר על פרמטרים כאלה ואחרים ועוד. זה הזמן לדייק גם את סדר העדיפויות שלכם ולהבין על מה אתם לא מוכנים להתפשר. במקרים מסוימים תגלו שאולי דווקא על רכיב מסוים תוכלו לוותר ובתמורה להעביר את החלק הזה מהתקציב לאולם האירועים. בין הפרמטרים המשפיעים על העלות בולט המיקום של האולם, רכיב שכאמור, לא מומלץ להתפשר עליו. ההיגיון אומר שהפקת אירועים עסקיים בתל אביב כנראה תהיה יקרה יותר מהפקה של אירוע בפריפריה, אך יש לכם סיבות טובות להתאמץ ולהשקיע באולם במיקום מרכזי ואטרקטיבי, שיכול ממש לעשות את האירוע.

מוניטין טוב הוא תולדה של מקום איכותי ועקבי

רגע לפני שבוחרים סופית את אולם האירועים לצורך האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, תמיד חשוב לקרוא ביקורות בעיון, ולחפש אחר המלצות טובות, ולא פחות חשוב – דיס-המלצות, במקרה שיש גם כאלה. מוניטין טוב הוא משהו שלא קל לבסס, והדבר לא נעשה באמצעות כלי שיווק מקצועיים בלבד, אלא שלהמלצות אותנטיות מלקוחות עבר יש ערך אדיר. התייעצו עם קולגות מתחום ההפקה, בדגש על כאלו שהפיקו אירוע במקום שאתם שוקלים לשכור את שירותיו. ככל שתקבלו יותר המלצות חיוביות על המקום, כך הדבר מצביע על כך שהמקום הוא לא רק איכותי, אלא גם עקבי באיכות שירותיו.

אין כמו רושם ראשוני

ביקור ב״לייב״ באולם האירועים יספק לכם המון תובנות ונתונים חשובים, גם כאלה שקשה לרשום ״על הנייר״, אלא יותר בהקשר של רושם ראשוני שהמקום מייצר, אווירה ונוחות.  בבדיקה הזו תוכלו להרגיש את הוייב של האולם, להעריך את רמת הזמינות של הצוות ולדמיין את זרימת האירוע. הקשיבו לעצמכם היטב והיו מרוכזים ברגעים הראשונים בהם אתם נכנסים לאולם. 

לסיכום, כאשר אתם נדרשים לבחור אולם לאירוע עסקי, ההיבטים שצריכים להוביל אתכם הם שילוב של פונקציונליות, אסתטיקה וראיית הנולד. כאשר אתם מצוידים בכל הטיפים והעצות החשובות שלעיל, תוכלו לעשות בחירה שלא רק עונה על הציפיות הבסיסיות, אלא הרבה מעבר. 

בין אם האירוע המדובר הוא מסיבת יום הולדת, חתונה קטנה, אירוע עסקי או אירוע חברה. לארגון ותכנון נכונים של האירוע ישנה השפעה גדולה במיוחד על החווייה של האורחים שלכם כאשר מדובר באירוע בוטיק.

המאפיינים העיקריים של אירועי בוטיק

אירועי בוטיק מורכבים משלל אלמנטים אשר יוצרים יחד אירוע מיוחד ויוצא דופן. החל מבחירת המוזיקה, דרך התאורה, התפאורה, קונספט האירוע ועד האוכל והמשקאות – כדי שאירוע קטן יזכה הצלחה גדולה הוא חייב להיות מוקפד ומתוכנן היטב עד לפרט הקטן ביותר. 

לשם כך חשוב למצוא ספקים מצויינים ומקום מתאים לאירוע וליצור סנכרון מדויק בין כל הגורמים השונים באירוע. 

אם אתם מתכננים אירוע בוטיק, אלו הדברים שחשוב לשים לב אליהם:

מקום אירועים המותאם לאירוע קטן

אירועי בוטיק מאופיינים במספר מצומצם של אורחים. זהו אירוע אינטימי וככזה הוא מצריך חלל מרווח אך לא גדול מידי כדי להתאים למספר האורחים. למרות שנהוג לחשוב שעדיף לבחור במקום אירועים גדול במיוחד, כשמדובר באירוע קטן, ישנה חשיבות גדולה לבחירה במתחם אירועים קטן יחסית כדי לשמור על האווירה האינטימית שאתם רוצים ליצור וכדי שהחלל לא ירגיש ריק. חלל בגודל המתאים למספר המשתתפים באירוע מאפשר תקשורת נוחה וזורמת יותר בין משתתפים ויוצרת תחושה חמימה ואינטימית. לכן חשוב להעריך את מספר המשתתפים הצפוי להיות באירוע ועל פיו לבחור במקום אירועים בעל קיבולת מתאימה למספר האורחים המוערך. 

קולינריה משובחת ומגוונת

בעוד שאירועים גדולים מאופיינים לרוב בתפריט בנאלי שכל מטרתו לקלוע למכנה המשותף הרחב של האורחים, באירוע בוטיק מספר האורחים מצומצם ולכן ניתן להתאים באופן פשוט ומדויק יותר את התפריט הקולינרי לטעמם של האורחים שלכם. אחד הדברים שמייחדים אירועי בוטיק הוא אוכל מוקפד ומשובח יותר. זה המקום להציע מנות מגוונות ומיוחדות שלא פוגשים בכל אירוע. לכן חשוב לבחור במקום אירועים המציע קייטרינג איכותי במיוחד ובעל ניסיון עשיר ביצירת מנות ותפריטים מיוחדים ואיכותיים המותאמים לאירועי בוטיק. 

בין אם מדובר באירוע פרטי ובין אם באירוע עסקי – כאשר האירוע מצומצם ואינטימי, האוכל תופס יותר מקום ולכן חשוב במיוחד להשקיע בו ולבחור היטב את הקייטרינג שילווה את האירוע לכל אורכו. 

מקום מיוחד ומסוגנן

אחד הדברים היפים ביותר באירועי בוטיק הוא הסגנון המיוחד שלהם. אירועים גדולים לרוב נערכים במתחמי אירועים גדולים אשר מאופיינים במבנה גדול עם עיצוב פשוט וסטנדרטי. באירועי בוטיק אפשר ומומלץ לבחור במקום אירועים בעל מראה מסוגנן ומיוחד יותר. מכירים את הפתגם "דברים טובים באים באריזות קטנות"? כשמדובר באירועי בוטיק, הפתגם הזה נכון במיוחד. 

אירוע קטן צריך להיות מעוצב ואסתטי יותר. לכן רצוי שיערך במקום אירועים המותאם לאירועי בוטיק ובעל מאפיינים ייחודיים כמו נוף מיוחד ומרהיב, מבנה יוצא דופן ועיצוב פנים מוקפד ומסוגנן. 

אל תתפשרו על חלל פשוט וריק. ככל שיהיו פחות משתתפים באירוע, כך המראה של החלל יתפוס יותר מקום ויהיה בולט יותר לעין. בחרו מקום יפה ומיוחד שיגרום לאורחים שלכם להתפעל ממנו מהרגע הראשון. 

שירות אישי ומצוין 

זהו כמובן אחד הפרמטרים החשובים ביותר בכל התקשרות עם ספק ועם מקום אירועים אך כשמדובר באירוע בוטיק השירות חשוב אפילו יותר. אחד המאפיינים החשובים באירוע בוטיק הוא היחס האישי שמקבל כל אורח. מספר האורחים המצומצם צריך לאפשר לכל אחד מהאורחים לקבל יחס אישי ושירות מצוין.

משום כך חשוב לבדוק היטב את טיב השירות של הספקים השונים שיוצרים תקשורת עם האורחים במהלך האירוע וכן את טיב השירות של מקום האירוע עצמו. שירות מצוין ואישי יעניק לכל אורח תחושה נפלאה ויגרום לו להרגיש מיוחד וחשוב. 

טיב השירות צריך להתבטא במענה הולם ונעים לבקשות ולפניות של האורחים, הנגשה נוחה של שירותים שונים וגמישות מירבית בכל הנוגע להעדפות קולינריות של האורחים שלכם.

אך לפני השירות שיקבלו האורחים שלכם חשוב לבחון את טיב השירות שאתם, מארגני האירוע, מקבלים כבר בהתקשרות הראשונים עם מקום האירוע ועם הספקים. מכיוון שהפקת אירוע היא עניין מורכב ואף מלחיץ, חשוב שתבחרו בנותני שירות אדיבים, סבלנים ואמינים שילוו אתכם החל משלב התכנון והארגון ובמהלך האירוע כולו.

בר אלכוהול איכותי 

כל חגיגה טובה מערבת גם אלכוהול טוב. לבר המשקאות שיהיה באירוע שלכם ישנה השפעה גדולה על אופי האירוע, על האווירה שתיווצר ועל המעורבות של האורחים שלכם. אלכוהול משמח לבב אנוש, משחרר ומעניק תחושה קלילה יותר. לכן חשוב לבחור בבר אלכוהול מצוין המציע מגוון רחב של משקאות אשר מתאימים לאורחים שלכם. אם אתם בעניין של אירוע קונספט, תוכלו להתאים את סגנון המשקאות לרעיון הכללי של האירוע. למשל על ידי היצע גדול של יינות ויצירת קוקטיילים מעוצבים וטעימים התואמים את קונספט האירוע.

זכרו להתאים את סגנון המשקאות לתקופה בשנה ולסוג האירוע. למשל בחורף תוכלו להציע משקאות אלכוהוליים מחממים כמו סיידר חם או סנגריה. בקיץ לעומת זאת, יתאימו במיוחד קוקטיילים קלילים ומרעננים למשל על בסיס ג'ין או רום עם טעמים פירותיים. 

זכרו שעל אף שהפקת אירוע בוטיק מיועדת למספר קטן יחסית של מוזמנים, היא מצריכה תכנון קפדני במיוחד שיהפוך את האירוע שלכם לאירוע בוטיק מיוחד ומהנה עבור האורחים שלכם. 

משום כך מתחם האירועים ריברסייד אידאלי לאירועי בוטיק מכל הסוגים ומעניק חלל מעוצב ויפייפה, שירות מצוין, נוף מרהיב לטבע של נחל הירקון וקולינריה משובחת. 

אירועים קטנים מצריכים חשיבה, גישה ותכנון, ברמה אחרת לגמרי מאשר הפקות הענק, שאולי כבר התרגלתם להקים עבור תאגידים גדולים או חברות הייטק משגשגות. התקציב מצומצם יותר, כמות המשתתפים יורדת, ועם זאת, הלקוחות שלכם מגיעים עם  מגוון רחב של רעיונות והעדפות, שכדאי מאוד להתייחס אליהם ולקחת אותם בחשבון. בסוף, המטרה היא שכולם יצאו מרוצים. ישנם כמה יסודות לתכנון אירועים, שכדאי לזכור כשעובדים עם בעלי עסקים קטנים, ואלו יסייעו לכם להפיק את האירוע האידיאלי עבורם.

1 פגישה ראשונית שמטרתה תיאום ציפיות

בשלב הראשון, עליכם לערוך פגישה מסודרת (שתפנו לה חלון זמן נדיב ביומן שלכם), יחד עם הלקוח, שברוב המקרים הוא יהיה גם בעל העסק. הפגישה הזו נועדה כדי להגדיר את מטרת האירוע. מומלץ לעשות שיעורי בית מבעוד מועד, והגיעו מוכנים עם כמה רעיונות כלליים לאירועים כבר בראש. יחד עם הלקוח, חשוב מאוד להגדיר בשלב הזה – האם האירוע מיועד לשיווק העסק, טיפול בעובדים או דיון בנושאים עסקיים.

2 צרו לוח זמנים מפורט והגדירו תקציב לתהליך ההפקה

כאשר עובדים עם עסק קטן יותר, יש צורך ב"טיים ליין" (לוח זמנים) מפורט, ותקציב מוגדר וברור. חשוב לקחת רגע ולהפנים את סדרי הגודל של התקציבים, שהם ככל הנראה שונים מאוד מאלו שהורגלתם אליהם בהפקות הענק שאתם רשומים עליהן. דונו בתקציב יחד עם הלקוח, וודאו שאתם מסוגלים לעמוד בכל הציפיות שלו, במסגרת התקציב המוסכם והזמן שניתן לכם עבור ביצוע המשימות השונות. היו כנים ושקפו ללקוחות את המצב, במיוחד אם יש ציפיות שצריך לתאם ואתם לא "על אותו העמוד".

3 כמו בכל הפקה – צרו רשימת משימות דיגיטלית ומסודרת

מפיקי אירועים ותיקים, שכבר הורגלו בהרמת הפקות ואירועים גדולים, עלולים להניח שכאשר הם מתבקשים להפיק אירוע קטן, אז הוא "קטן עליהם", והם יכולים לבצע את המשימות בעיניים עצומות. הגישה הזו עלולה לגרום לכם לזלזל ולדלג על נהלי העבודה שאתם פועלים לפיהם בדרך כלל, אך זו עלולה להיות טעות קשה. לכן, גם כשמדובר באירוע קטן, ואולי במיוחד כשמדובר באירוע בהיקף כזה (מאחר וכך שמים לב לכל פרט בו), מומלץ לעבוד מסודר, ולהתחיל את העבודה ביצירת רשימת משימות. תוכלו לעשות שימוש במערכות דיגיטליות לניהול משימות, או פשוט לפתוח קובץ אקסל מסודר, ולהתאים את רשימת התיוג לפי מועדי המשימות וסדרי העדיפויות.

4 התחילו מהפרטים הגדולים ועברו לפרטים הקטנים

לאחר שיצרתם את רשימת המשימות ותיעדפתם אותן, חשוב לסגור את הפרטים הגדולים והחשובים, אלו שפחות ניתן להתגמש איתם במהלך התכנון. לדוגמא, קודם כל חשוב לבחור אולם אירועים (או כל מקום אחר מתאים), ולשריין את המקום בו יתקיים האירוע. לאחר מכן, יש לסגור חברת קייטרינג, ואולי בר אלכוהול או קפה (תלוי בסוג האירוע). אלמנטים אחרים בהפקה, כמו למשל בניית התוכנית האומנותית, או הזמנת אומן כלשהו שיופיע באירוע, יכולים להיות גמישים יותר, אבל תחילה ודאו שיש לאירוע היכן להתקיים ויש כיבוד שיוגש למשתתפים. כמו כן, הישארו מעודכנים במועדים שהגדרתם לעצמכם בהתבסס על לוח הזמנים וכן במגבלות התקציב. 

5 אלוהים נמצא בפרטים הקטנים

מפיקים מקצועיים, יודעים לראות את כל התמונה ולחשוב על כל הפרטים, עד הקטנים ביותר. ישנם דברים שעלולים להיראות איזוטריים ולא ממש חשובים, אך ברגע האמת הם יכולים להיות גיים צ'יינג'רים של ממש. חישבו היטב על השתלשלות האירועים באירוע, דמיינו את התנהלותו, תוך שאתם חושבים היטב על פרטים קטנים כמו לדוגמה, האם יש מספיק עטים ומחברות עבור המשתתפים? האם המנחה של האירוע זקוק לחיבור לאינטרנט, ומהי תוכנית הגיבוי למקרה שלא מצליחים להתחבר בזמן אמת? באופן כללי, חשוב שתהיה תוכנית גיבוי לבעיות שונות שעלולות לצוץ במהלך האירוע ולחבל בזרימה ובשטף שלו.

6 התייחסו לאירוע קטן כפי שהייתם מתייחסים לכל אירוע מרכזי

התייחסו לאירוע עסקי קטן, ממש כפי שהייתם מתייחסים לכל אירוע מרכזי. תחום האירועים ספג פגיעה קשה בשנתיים האחרונות, ואין מפיק, מעצב אירועים, חברת קייטרינג ובעלי אולמות אירועים שלא חשו בכך. במיוחד במדינה כמו שלנו, בה כל דבר הוא סיבה למסיבה, ובימים כתיקונם, מתקיימים פה שלל אירועים בכל יום. לכן, במיוחד בתקופה מאתגרת שכזו, חשוב להשקיע מאמץ ומחשבה בכל אירוע שנופל בחלקכם להפיק אותו. 

אם תוכיחו ללקוח שהצלחת האירוע שלו היא בראש סדר העדיפויות שלכם, תבססו לעצמכם מוניטין איתן, שמכם יצא למרחקים בעקבות זאת, ובתקווה, הדבר יוביל לאירועים נוספים והפניות בעתיד. חישבו על כך שאולי מבחינתכם מדובר באירוע קטן, אבל מבחינת הלקוחות שלכם זהו אירוע גדול וחשוב מאוד.

לא רק אולם אירועים – אירוע עסקי קטן יכול להתקיים במגוון מקומות

אחד היתרונות כשמארגנים אירוע קטן, הוא שאפשר לחשוב מחוץ לקופסא מבחינת הלוקיישן בו יתקיים האירוע. ברגע שרשימת המוזמנים שלכם מצטמצמת, תוכלו לבחור מקום ייחודי שייתן את הטון ויהפוך מראש את האירוע למיוחד במינו ובלתי נשכח. זו יכולה להיות גלריה אוונגרדית, זה יכול להיות גג מסוגנן לאירועים (בהתאם לעונה כמובן), זו יכולה להיות חצר, פטיו או כל מקום מיוחד שיכול להכיל את כמות המוזמנים בנינוחות, וכמובן שיש בו את הפסילטיז הדרושים לקיום אירוע ברמה גבוהה. כמובן שכדאי לשתף את הלקוח גם בהתלבטות שלכם לגבי המקום ולוודא שהוא בעניין ושלם עם הבחירה.

לסיכום, כדאי לכם המפיקים להשקיע גם באירועים הקטנים. מדובר במדינה קטנה ובתעשייה קטנה, ואתם עומדים להיות חתומים גם על האירוע הזה.

אירועים – שוב על הפרק. אחרי שכבר התבלבלנו לגמרי מהמצב, בהתחלה התבאסנו נורא כשהבנו שצריך לבטל את האירוע שתכננו, אחר כך פתאום היה נראה שחוזרים, ואז לא, ואז כן, ואז אולי… ובסוף נכנסנו למעין אדישות של חצי-השלמה עם המצב ועם ההבנה שנצטרך לדחות למועד לא ידוע.  אז אפשר להתעורר, ואפילו להצטייד באיזו אופטימיות זהירה – תכנון האירועים חוזר לסדר היום. הקיץ כבר כאן עוד שנייה, המסעדות נפתחו, הרחובות הומי אדם, רובנו התחסנו ואפשר לצאת לדרך, שוב.

התובנה שהגיעה בעקבות המגיפה – אירועים קטנים זה הדבר

אנחנו הישראלים חובבי חגיגות המוניות ואירועים הכרוכים בהתקהלות והרבה רעש. בנוסף, אנחנו חיים במדינה קטנה וחמה, וכל אחד אוסף לו עשרות חברים ומכרים לאורך החיים – מהצבא ועד ה"עבודה של גדולים", וגם המשפחות בארץ מרובות ילדים, כך שלרובנו יש כמות מכובדת של דודים, בני דודים ועוד. כל אלו הביאו לבחירה פופולרית של אירועים גדולים ומרובי משתתפים. ואז הגיעה הקורונה. והכל נפסק. בהתחלה זה היה שוק גדול, וגם סוג של עצב ותסכול על כל שאנחנו לא יכולים לחגוג במסיבות רועשות עם המוני אנשים, אבל לאט לאט, היו כאלה שהבינו שאולי זה לא כזה כיף, כל הטררם הזה…?

השנה האחרונה, והנגיף המדבק כל כך שהגיע עמה, גרמו לנו למעשה לדייק את הבחירות שלנו לגבי – עם אילו אנשים אנחנו מעוניינים לבלות. רבים הבינו שלעתים "פחות אחד – יותר נחמד", ושאירועים מצומצמים, דווקא יש בהם קסם ואותנטיות שמאוד חסרים באירועי ענק. אז מה שהתחיל כגזירה מלמעלה – הפך להיות טרנד, וכעת זוגות רבים המעוניינים להינשא, בוחרים דווקא באופציה של חתונה קטנה, מצומצמת ומדויקת.

למה אירועים קטנים הם ה-דבר? קודם כל בגלל הדיוק. כאשר אתם מתכננים אירוע קטן, עם מספר משתתפים מצומצם, יש לכם הרבה יותר שליטה על כל הפרמטרים המרכיבים אותו: החל מבחירת המוזמנים ועד שליטה רבה יותר על כיצד יעוצב המקום, מהן המנות שיוגשו בו, המוזיקה שתתנגן בו ועוד. כמו כן, במתחם אירועים קטן, תוכלו באמת להנות מחברת כל האורחים שהזמנתם, מאחר והם ירוכזו במקום אחד, מה שכנראה יגרום להם לפקוד את רחבת הריקודים לעתים יותר קרובות, לשוחח זה עם זה ובעיקר – לשמוח בשמחתכם. בנוסף, בחיפושכם אחר מקום לאירועים קטנים, תיווכחו שאלו ייחודיים יותר מאשר המתחמים הגדולים הבנאליים, הן בעיצוב, הן בקייטרינג והן באווירה המיוחדת השוררת בהם. תוכלו לבחור מקום שמתאים לסגנון שלכם באופן מדויק יותר, וגם מביא איתו משהו אחר ומיוחד, שאתם והאורחים שלכם תזכרו לתמיד.

הביקוש לאולמות אירועים בתל אביב גבוה מתמיד – כדאי להזדרז

זוגות רבים שהחליטו להינשא לאחרונה, החלו בחיפוש אחר המקום המושלם לערוך בו את חתונתם. רבים מהם מחפשים אחר אולמות אירועים בתל אביב, שכן, כל הסיבות מובילות לאירוע מושלם בעיר הגדולה. המיקום המרכזי והנגיש של העיר שהיא מלכת הסטייל והאווירה של ישראל, הופכים אותה ליעד האופטימלי לקיום אירוע שיכיל את בני המשפחה והחברים שלכם שיגיעו מכל קצוות הארץ. קשה להתחרות במה שהעיר השוקקת והמסיבתית הזו מציעה.

שני טיפים חשובים במידה והחלטתם לערוך אירוע בתל אביב בחודשים הקרובים:

1.בחרו במתחם אירועים שהוא לא רק ממוקם בתל אביב, אלא ממש מרגישים בו את העיר, רואים ממנו את הנוף האורבני המיוחד, ומרגישים את הווייבים ואת הסטייל העדכני שמאפיינים אותה.

2. הטיפ השני הוא – למהר! כאמור, הביקוש למקומות הללו הולך וגובר, והמועדים הזמינים הולכים ונתפסים. קחו בחשבון שזוגות רבים הקפיאו את תוכנית החתונה שלהם בעקבות הקורונה ועכשיו מתחילים לחזור לעניינים, מה שאומר שהתחרות קשה, ואם חשוב לכם לערוך את האירוע במועד מסוים, תנו גז.

מקום יוצא דופן לקיום אירוע בלתי נשכח בתל אביב

אם החלטתם ללכת על חתונה, או כל אירוע מיוחד וחשוב אחר בתל אביב, כדאי להכיר את מתחם האירועים הכי שונה ומיוחד בעיר. מקום המשלב את הנוף עוצר הנשימה של פארק הירקון והנחל הזורם בו בשלווה, ואת הנוף האורבני שבה, על שלל המגדלים והאורות המנצנצים. מדובר במבנה ארכיטקטוני ייחודי – בצורת סירה הפוכה, ובו שני מפלסים. במפלס הגבוה נמצא אולם רחב ידיים, מעוצב בסגנון מודרני ועדכני, עם ריהוט יוקרתי ובסטייל, ובו חלונות ענקיים המשקיפים על הנוף עוצר הנשימה של הטבע המטופח של הפארק והנחל המרגיע.

מדובר כמובן במתחם האירועים המקורי והנחשב RIVERSIDE, שמתאים לאירועים של 250 איש בישיבה מלאה, ועד 400 מוזמנים באירועי קוקטייל.

במקום גם מרפסת דק רחבה ומרשימה, שמציעה ישיבה נינוחה או מינגלינג עם כוס משקה ביד, כשאתם קרובים מתמיד למימי הנחל ונהנים מהשלווה והפסטורליות שהוא מציע.

כמובן שהמקום מצויד במערכת סאונד ותאורה מהמתקדמות והאיכותיות ביותר, ואנשי המקום שולטים ומקפידים על כל פרט – מהקטן ועד הגדול, עד שיגיעו לרמת גימור מושלמת. כמובן שגם הקייטרינג במקום הוא מהאיכותיים ביותר, שיקלע לטעמם של האורחים האנינים ביותר. 

מעבר לעיצוב הייחודי ולנוף שאין שני שלו, במיקום של RIVERSIDE טמון יתרון משמעותי מאוד עבור המוזמנים שלכם. מאחר שהמתחם ממוקם בקצה הפארק וממש היכן שהוא מתחבר עם הנמל, האורחים שלכם לא יצטרכו להיכנס לעיר ולהתסבך עם פקקים וחנייה, אלא יגיעו באלגנטיות ובקלות למקום שמשלב את כל יתרונות העיר הגדולה, יחד עם הטבע הפסטורלי.