כתבות בנושא: תכנון אירוע

מאמר זה מיועד לבעלי עסקים וחברות המארגנים אירוע עסקי כדי להצמיח את העסק ולחזק את הקשרים עם העובדים, המשקיעים והלקוחות.

כל עסק שרוצה לבנות מערכות יחסים מתמשכות, צריך לדעת להפיק אירועים מקצועיים. אירועים עסקיים מאפשרים לכם לחזק את הקשרים עם עובדים, לקוחות ושותפים קיימים, תוך פיתוח קשרים איכותיים.

בין אם אתם עורכים השקת מוצר עם 300 אנשים או מארגנים מסיבת סוף שנה לעובדים, חשוב לגשת לכל מפגש מתוך הבנה של המרכיבים הבסיסיים של ניהול אירועים: מחקר, עיצוב, תכנון, תיאום והערכה. ברגע שאירוע מתחלק לשלבים הניתנים לניהול, קל הרבה יותר להמשיג אותו ולחבר את החלקים המרגשים הרבים הדרושים כדי להפיק את האירוע המושלם. להלן 8 טיפים לתכנון אירוע עסקי בלתי נשכח.

1. הבינו את מטרת האירוע

ברגע שתחליטו לארגן אירוע עסקי, הצעד הראשון הוא להגיר יעדים, כלומר, להבין מה אתם רוצים להשיג מהאירוע.

התחילו בכך שתשאלו את עצמכם מדוע אתם עורכים את האירוע ומה אתם מצפים ממנו. לאחר שזיהיתם את המטרות והציפיות שלכם, תוכלו לקבוע איזה סוג של אירוע יתאים להשגת היעדים שלכם.

2. הגדירו את קהל היעד שלכם

חלק חשוב בתהליך התכנון הוא הגדרת קהל היעד שלכם. האם אלו המנהלים וההנהלה הבכירה בחברה, שותפים עסקיים או עובדים? האם האירוע מיועד ללקוחות קיימים או ללקוחות פוטנציאליים? אולי בכלל שילוב של שניהם? הבנת קהל היעד שלכם וההבנה כיצד לגשת אליו, חיוניות ליצירת אירוע מוצלח. ברגע שאתם יכולים "לתת שם" לקהל שלכם, אתם יכולים לספק תוכנית המותאמת לצרכיו.

לא משנה כמה קטנה או גדולה רשימת האורחים שלכם, מה שאנשים יזכרו זה איך התייחסו אליהם. כל אדם שמשתתף באירוע הוא שגריר פוטנציאלי של העסק שלכם. לכן חשוב להשפיע באופן משמעותי על חווית האורחים בכך שלא תתעלמו מהפרטים הקטנים יותר שכל משתתף יעריך.

3. הגדירו תקציב ריאלי

אתם צריכים לדעת עם איזה תקציב אתם צריכים לעבוד כדי לקבוע איזה סוג של אירוע אתם יכולים להפיק. החליטו בשלב מוקדם כמה כסף אתם רוצים להוציא ואז תכננו להוציא לפחות 10% יותר. דברים תמיד משתנים ולכן אתם צריכים להיות ערוכים להוצאות נוספות שעלולות לצוץ.

ברגע שיש לכם תקציב, חשוב לדעת היכן להקצות את רוב המשאבים שלכם. לדוגמה, אם אתה מוציא יותר על קישוטים מפוארים מאשר על צוות טכנולוגי מיומן או צלמים לאירוע, ייתכן שהאירוע שלכם יראה נפלא אבל לא יעזור לכם להשיג את המטרות שלכם.

בנוסף, אל תחסכו במזון ובמשקאות. קחו בחשבון משתתפים עם הגבלות תזונתיות. למרות שזה אולי לא נראה חשוב כמו היבטים אחרים של תכנון האירוע שלך, אנשים סלחנים יותר לטעויות כאשר הם לא רעבים או צמאים.

4. בחרו נושא וסגנון

לאחר שהגדרתם יעדים וקהל יעד לאירוע, הגיע הזמן לבחור נושא לאירוע ולקבוע את הפורמט הטוב ביותר להצגתו לאורחים שלכם.

הציעו תמיד הזדמנויות למשתתפים לעשות משהו מהנה, בלתי נשכח ומבדר שהם בדרך כלל לא היו עושים בשום מקום או בכל זמן אחר. אתם יכולים, למשל, לכלול הרצאה מרתקת, שילוב של קומיקאי או להקה, פעילויות חברתיות ועוד שלל רעיונות מיוחדים ומעניינים שמתאימים לסגנון האירוע שלכם.

5. קבעו ציר זמן של הפרויקט

תכנון האירוע מחייב אתכם לעקוב אחר מגוון רחב של משימות. ניתן להקל על כך על ידי יצירת רשימת משימות מפורטת. תוכלו להיעזר בתוכנות לניהול פרויקטים או אפילו טבלת אקסל כדי לעשות לעצמכם סדר שיאפשר לכם לתכנן את האירוע באופן מוקפד ונוח.  

6. בחרו מיקום נוח ונגיש לאירוע

לאחר שקבעתם את סוג האירוע שתרצו ליצור והגדרתם תקציב, הגיע הזמן למצוא מקום שיאפשר לכם להגשים את החזון שלכם. זה עשוי להיות מפתה להזמין מקום אירועים ענק או מפורסם במיוחד רק כי יש לו יחסי ציבור טובים אבל חשוב שתתאימו את מיקום האירוע לסוג האירוע שלכם, לקהל היעד וכמובן לתקציב שלכם.

זכרו שהמיקום הוא המפתח לנוכחות של האורחים שלכם. לכן כדאי להזמין מקום באזור נוח ונגיש, עם אווירה תוססת כך שהמשתתפים ירגישו יגיע בקלות ובנוחות.

אולמות אירועים במרכז הם האפשרות הטובה והפופולרית ביותר בקרב חברות ועסקים. הסיבה לכך היא שהם מאפשרים הגעה נוחה ומהירה יחסית מכל מקום בארץ. היצע אולמות וגני האירועים באזור המרכז הוא גדול ומאפשר לכם למצוא אולמות בעליי מאפיינים שונים אשר ובעלי קיבולת שונה. 

אולם האירועים ריברסייד, למשל, ממוקם בשדרות רוקח בתל אביב, ממש מול נחל הירקון. בזכות מיקומו המצוין, אורחים מכל חלקי הארץ יכולים להגיע בקלות ובנוחות מירבית וליהנות מאירוע עסקי מיוחד במקום יפיפה. 

7. מצאו את הספקים המתאימים לאירוע

כדי לקיים אירוע מוצלח, תצטרכו למצוא את כל הספקים הדרושים לאירוע מוצלח. חשוב לבחור את הספקים לאחר שסגרתם עם מקום אירועים, על מנת שתהיו בטוחים שהספקים שלכם יוכלו להגיע לאולם האירועים הנבחר. הכינו רשימה של כל הדברים שתצטרכו לאירוע ובהתאם העריכו אילו ספקים יוכלו לספק לכם את אותם שירותים ומוצרים. למשל צלמים, דיג'יי, בדרן כלשהו או ועוד.  בחרו את הספקים שיכולים להעביר בצורה הטובה ביותר את הרעיונות שתרצו להפוך למציאות באירוע שלכם. 

כדי להבטיח שהכל יתנהל בהתאם לתוכנית שלכם, קבעו סדר יום לאירוע, וודאו שהצוות והספקים שלכם יודעים על אילו היבטים של יום האירוע הם אחראים.

8. קדמו את האירוע שלכם

אם אנשים לא יודעים על האירוע שלך, הם פשוט לא יופיעו. לכן הכרחי למצוא דרכים יצירתיות להפיץ את הבשורה. עבור אירוע קטן עם רשימת מוזמנים מוגבלת, אתם יכולים פשוט לשלוח הזמנות, ממש כמו בהפקת חתונה במרכז. לעומת זאת, כשמדובר באירוע גדול, כדאי שתשקיעו בפרסום וקידום האירוע בדרכים יצירתיות ומוחצנות יותר, למשל באמצעות פרסומים באמצעי התקשורת, בקידום ממומן ברשתות החברתיות ובהפצת האירוע בקבוצות רלוונטיות, בשליחת ניוזלטרים לקהל היעד שלכם ועוד. 

מתכננים אירוע חברה או אירוע עסקי מכל סוג? צרו איתנו קשר ובואו לשמוע על האירועים העסקיים במתחם האירועים ריברסייד. 

אין ספק שכל אדם שעתיד לערוך אירוע כלשהו, חולם שהאירוע שלו יהיה לא פחות ממושלם. בעוד שישנם אנשים אשר בוחרים חברת הפקות כלשהי שתעסוק בכל מה שקשור לתכנון האירוע, ישנם אנשים שלא מתכוונים לבזבז את כספם בחברת הפקות לצורך תכנון האירוע שלהם ומעדיפים להקדיש את תקופת טרום האירוע, לשלל ההכנות הנדרשות לקראת האירוע שלהם. כל אדם שמתכנן באופן עצמאי את האירוע שלו ושואף שהוא יהיה לא פחות מאירוע מושלם, חייב לקרוא את המדריך הבא:

תכנון אירוע – כיצד מתחילים?

כאמור, תכנון האירוע שלכם, זוהי ללא ספק מלאכה מורכבת ותובענית. לא פעם, אדם אשר עורך אירוע מוצא את עצמו אובד בתוך כל ההכנות והתכנונים לקראת האירוע שלו. כדאי לעשות סדר בדברים ולעבוד בצורה מסודרת, על מנת שתהליך תכנון האירוע יהיה יעיל יותר ומוצלח יותר וכן, בכדי שלא לשכוח שום פרט חשוב יותר או פחות, אשר קשור לאירוע שלכם. אז, כיצד מתחילים?

1.בשלב הראשון עליכם לחשוב על אופי האירוע שלכם, בהתאם לסוג האירוע. האם האירוע שלכם הוא אירוע בר מצווה שעתיד להיות אירוע צעיר ותוסס, או שמא מדובר על אירוע חתונה אשר עתיד להיות אירוע קלאסי יותר ורגוע. כמו כן, האם האירוע שלכם עתיד להיות אירוע קטן ואינטימי, או שמא הוא עתיד להיות אירוע גדול והמוני. סגנון האירוע הוא דבר חשוב מאוד, אשר ישפיע בהמשך על קבלת החלטות הנוגעת לאירוע שלכם.

2. 2. בשלב השני יש לבחון את מספר המוזמנים שלכם. חשוב לבדוק את כמות המוזמנים שלכם בצורה כמה שיותר מדויקת, מכיוון שיש לנתון זה חשיבות. בהתאם לכמות המוזמנים, תוכלו להכריע לגבי אולם או גן אירועים התואם לאירועים קטנים, בינוניים או גדולים.
   3. השלב הבא והחשוב מאוד הוא בחירת המקום לאירוע שלכם. בחירת המקום לאירוע שלכם צריכה להתבצע בהתאם לכמה וכמה פרמטרים חשובים. ניתן למצוא כיום מקומות יפים לאירועים בכל רחבי הארץ, אך חשוב מאוד שלא להתפזר בבדיקת המקומות ולהסגר מראש על מיקום ספציפי, שבו אתם בודקים אולמות אירועים או גני אירועים. לאחר שתבחרו את המיקום האידאלי בארץ עבור האירוע שלכם, עליכם להכריע לגבי אולם האירועים או גן האירועים הרלוונטי לכם בהתאם לכמה דברים חשובים: התקציב אשר הגדרתם מראש עבור המקום שבו יערך האירוע, העונה שבה יערך האירוע, אשר תשפיע על ההחלטה לגבי גן אירועים פתוח או אולם אירועים סגור, כמות האורחים שיגיעו לאירוע שלכם, דבר אשר ישפיע על גודל האולם הנחוץ לכם וכן, בהתאם לעיצוב המקום, ההגברה, התאורה, הקולינריה המוצעת במקום, מיקום החופה במידה ומדובר בחתונה וכל דבר אחר שחשוב לכם לבחון באולם אירועים או בגן אירועים.
   4. בחירת המקום הרלוונטי עבור האירוע שלכם מבין מגוון מקומות יפים לאירועים שבדקתם, תאפשר לכם להגיע לשלב החשוב ביותר: בחירת התאריך לאירוע שלכם. אולם האירועים או גן האירועים שתבחרו, בוודאי יתנו לכם כמה תאריכים פנויים בסביבות התאריכים שחשבתם עליהם מראש וכל שיוותר לכם לעשות זה לבחור את התאריך המתאים לכם מכל הבחינות לקיום האירוע שלכם.
   5. לאחר שסגרתם את התאריך לאירוע שלכם, זה הזמן שלכם לבחור את הספקים לאירוע. אירוע מצריך מגוון רחב של אנשי מקצוע ועליכם לבחון מראש איזה אנשי מקצוע אתם צריכים עבור האירוע שלכם. אנשי המקצוע הרלוונטיים לכל אירוע הם: צלמים, וידיאו וסטילס וכן, צלמי מגנטים עבור מזכרות, במידה ותרצו, להקה או תקליטן אשר יהיו אחראים על המוזיקה באירוע שלכם, מעצבים אשר עוסקים בעיצוב חופה או אולם, בהתאם לבחירתכם, בחירת אנשי מקצוע הרלוונטיים עבור אטרקציות שונות באירוע כגון: עיצוב בר מתוקים, עיצוב בלונים לאירועו ועוד. את כל אנשי המקצוע הללו, חייבים לבחור בצורה הטובה ביותר, לאחר שקיבלתם עליהם המלצות, על מנת שהם יבצעו את התפקיד שלהם במסגרת האירוע שלכם, בצורה הטובה ביותר.

2. מציאת ביגוד לאירוע – אם מדובר בחתונה, השלב של מציאת בגדי חתן, שמלת כלה וכמובן, כל מה שנדרש עבור כלה ליום החתונה כגון: מאפרת, מעצבת שיער ועוד, זהו דבר חשוב מאוד. אך גם עבור כל אירוע אחר, יש להקפיד על בחירת הביגוד המתאים לאירוע לכלל המשפחה
3. בשלב הבא יש צורך לעצב הזמנה מתאימה לאירוע שלכם, על ידי מעצב גרפי מוכשר, מקצועי ומנוסה וכן, יש צורך לבחור בבית דפוס מקצועי לצורך הדפסת ההזמנות. לאחר הדפסת ההזמנות ניתן להתחיל לחלק אותן או לשלוח אותם, לכלל האורחים. חשוב לעשות זאת בצורה מסודרת, על מנת שלא לשכוח אף אחד.
4. על מנת שתהיו משוחררים ורגועים באירוע שלכם, חשוב מאוד שתעזרו בבני המשפחה והחברים הקרובים אליכם, לצורך חלוקת תפקידים באירוע עצמו. אם אתם מעוניינים להקל על עצמכם מעומס ההכנות לפני האירוע, ניתן להיעזר בבני המשפחה והחברים גם לפני האירוע, לצורך הארגונים וההכנות הרלוונטיים.

אין ספק שתכנון אירוע, זה לא דבר פשוט כלל. בחירת המקום שבו יערך האירוע, מהווה רק את נקודת הפתיחה לתקופה שלמה של הכנות לקראת האירוע שלכם. לכן, חשוב מאוד לנשום נשימה עמוקה, להכין את עצמכם מראש לקראת תקופה עמוסה ולחוצה, להיעזר בכל אדם שמעוניין באמת לעזור לכם ויש לו חוש טכני לכל ההכנות הללו ובעיקר, להירגע כמה שיותר ולנסות להפוך את תהליך ההכנות לקראת האירוע, לתהליך מהנה כמה שיותר.