כתבות בנושא: אירועים קטנים

אולמות אירועים קטנים מתאימים בדרך כלל לכ-250 אורחים, מה שהופך את מקומות האירועים הקטנים למקום מושלם לאירוח כל סוג של אירוע בקנה מידה קטן יחסית.

בבחירת מקומות לאירועים קטנים, הנה כמה פרטים שכדאי לקחת בחשבון כדי לקבל את ההחלטה הטובה ביותר עבור האירוע הפרטי או העסקי שלכם:

מיקום אולם האירועים

מיקומו של חלל האירוע יכול להוות גורם קריטי בבחירת אולם אירועים קטן לחתונה או לאירוע שלכם. אולמות אירועים, חללים לכנסים, מסעדות ועוד, מהווים אפשרויות שונות לעריכת אירוע קטן. כל אלטרנטיבה מציעה פרמטרים אחרים וחשוב לבחור את האפשרות המתאימה ביותר לאירוע שלכם.

שימו לב מהיכן יגיעו מרבית המוזמנים שלכם כדי לבחור את המיקום של אולם האירועים. למשל אם אתם רוצים להפיק אירוע עסקי ומרבית עובדי החברה מגיעים מאזורי המרכז והשרון, חשוב שתבחרו באולם אירועים באזור המרכז כדי לאפשר למשתתפים להגיע למקום האירוע בקלות ובנוחות. אם אתם עורכים חתונה מצומצמת ומזמינים  חברים קרובים ובני משפחה אשר פזורים בכל רחבי הארץ, העדיפו אולם אירועים קטן שממוקם במיקום מרכזי ונגיש, כדי לאפשר להם להגיע בקלות ובמהירות יחסית באמצעות צירי תנועה מרכזיים. אם חלק מהאורחים שלכם צפויים להגיע מחו"ל או ממיקום מרוחק שיצריך מהם ללון בקרבת אולם האירועים, העדיפו לערוך את האירוע במיקום מרכזי שנמצא בסמוך לבתי מלון רבים ויאפשר לאורחים שלכם להתנייד בקלות בתחבורה ציבורית ולהישאר ללון בקרבת מקום האירוע.

קבלו בלעדיות במקום האירוע

אולמות רבים אשר פונים לאנשים וחברות שרוצים לערוך אירועים קטנים, מציעים חלל מסוים לאירוע המהווה רק חלק ממתחם האירועים. המשמעות של זה היא, שייתכן מאוד ובזמן האירוע, יתקיים אירוע נוסף באותו המתחם. אם אתם מעדיפים (ובצדק), לחגוג עם האורחים שלכם ללא רעשי רקע וערבוב בין אירועים שונים, העדיפו אולם אירועים שמקיים רק אירוע אחד בכל זמן. חשוב לוודא את הפרט הזה כבר בשיחה הראשונה עם מקום האירוע כדי שלא תבזבזו זמן יקר, רק כדי לגלות בהמשך שמתחם האירוע אינו מתאים לצרכים שלכם.

שירותים הכלולים במתחם האירועים

אמנם הגודל, המיקום והזמינות של אולם האירועים הם הבסיס לבחירת המקום המתאים לאירוע שלכם, אבל ישנם שירותים נוספים שחשוב לקחת בחשבון כשאתם בוחרים אולם אירועים לאירוע קטן. למשל, אוכל.

כל אירוע מוצלח כולל אוכל. אם אתם בוחרים באולם כנסים, תצטרכו להזמין קייטרינג נפרד למקום האירוע, מה שעשוי לייקר את הפקת האירוע ולסרבל אותה. לעומת זאת, אם אתם בוחרים אולם אירועים אינטימי שמתאים לאירועים קטנים, הוא בוודאי יכלול קייטרינג או מטבח פנימי שידאג לכל המזון באירוע. בדקו את היצע המנות וטיב האוכל ובחרו במקום שיציע תפריט מגוון, איכותי וטעים שיעניק לאורחים שלכם וחוויה קולינרית מצוינת.

בנוסף לעניין הקולינרי, בדקו האם קיים במקום בר משקאות ואילו משקאות הוא כולל, האם תקבלו גם שירותי הגברה ותאורה או שתצטרכו להזמין אותם באופן עצמאי מספק חיצוני, והאם המקום כולל עיצוב לשביעות רצונכם. כל השירותים הללו ועוד כרוכים בתשלום ולעיתים יהיה משתלם ונוח יותר לבחור באולם אירועים שכולל את כל השירותים שאתם צריכים ויחסוך לכם זמן רב, כסף וטרחה.

הגבלת שעות

חללים אשר מיועדים לאירועים קטנים, נמצאים לא פעם בתוך מרכזי ערים ובאיזורי מגורים. במקרים אלו, לרוב תהיה מגבלת רעש ומגבלת שעות בהן תוכלו לקיים את האירוע. חשוב לוודא שאולם האירועים שאתם בוחרים ממוקם באזור פתוח שאינו אזור מגורים וללא מגבלות שעות ורעש. כך תוכלו להבטיח שהאירוע שלכם יערך כמה זמן שתרצו ובאופן משוחרר ומהנה עד השעות הקטנות של הלילה.

פריסת המקום

אם אתם עורכים אירוע שכולל ריקודים, חשוב שתבדקו את פריסת החלל וגודלו. מספר אורחים מצומצם לא אומר שתצטרכו חלל פנימי קטן. עליכם למצוא חלל אירועים שיספיק לאורחים שלכם, שיהיה מרווח מספיק ושיכלול רחבת ריקודים גדולה שתאפשר לאורחים שלכם לרקוד בכיף ובנוחות. אם אתם זקוקים לחללים שונים עבור פעילויות שונות – למשל, כאשר אתם עורכים אירוע עסקי שמצריך חלל להרצאה או לפעילות חברתית, חשוב שתבחנו היטב את מקום האירוע ותוודאו שהוא מתאים לסוג האירוע שלכם ולפעילויות הכלולות בו.

חדשנות וטכנולוגיה במקום האירוע

בחברה המתקדמת טכנולוגית של ימינו, חדשנות במקומות אירועים קטנים נכנסת לתמונה. כאשר מחפשים מקומות לאירועים קטנים, זכרו לשאול על האפשרויות הטכנולוגיות שלהם. WIFI חזק, מסכים לתצוגה, פריסה רחבה של שקעים, וחיווט וחיבורים טכנולוגיים נאותים חשובים לא רק לחווית האורחים והמשתתפים אלא גם לאירוע שלכם. לדוגמה, אם אתם מתכננים להציג סרטון, או מצגת, תצטרכו מסכים איכותיים לתצוגה. כמעט כל אירוע מצריך גם מערכות תאורה והגברה איכותיות שמשמשות הן באירועים עסקיים והן באירועים פרטיים ומסיבות. בדקו את טיב האמצעים הטכנולוגיים המוצעים באולם האירועים ובחרו במקום אירועים שמציע לכם פתרונות טכנולוגיים מתקדמים ואיכותיים אשר דרושים לאירוע.

אירועים קטנים ובלתי נשכחים עורכים באולם האירועים ריברסייד

ריברסייד הוא אולם אירועים בתל אביב אשר ממקום בשדרות רוקח, מול נחל הירקון הפסטורלי והיפיפה. המיקום המרכזי והנגיש של ריברסייד, הופך אותו לבחירה מצוינת עבור אירועים קטנים מכל הסוגים.

ניתן להגיע בקלות ובמהירות מכל חלקי הארץ בזכות קרבה לצירי תנועה מרכזיים וכבישים ראשיים וכן בזכות קרבה לתחבורה ציבורית ענפה. בקרבת האולם ישנם בתי מלון רבים, בשלל רמות אירוח וסגנונות אשר מעניקים פתרון לינה איכותי, זמין ונוח לאורחים שמגיעים מרחוק.

בעיצוב של אולם האירועים הושקעה מחשבה רבה והוא מציע אווירה מעולה וסטייל ייחודי. לכל אלו מתווסף קייטרינג "מעשייה" המוכר והאהוב עם שלל מנות ותפריטים שיגרמו לאורחים שלכם ללקק את האצבעות.

מתכננים אירוע קטן? השאירו את הפרטים שלכם כאן ונשמח ליצור אתכם קשר ולתכנן ביחד את האירוע הבא שלכם.

אירועים קטנים מצריכים חשיבה, גישה ותכנון, ברמה אחרת לגמרי מאשר הפקות הענק, שאולי כבר התרגלתם להקים עבור תאגידים גדולים או חברות הייטק משגשגות. התקציב מצומצם יותר, כמות המשתתפים יורדת, ועם זאת, הלקוחות שלכם מגיעים עם  מגוון רחב של רעיונות והעדפות, שכדאי מאוד להתייחס אליהם ולקחת אותם בחשבון. בסוף, המטרה היא שכולם יצאו מרוצים. ישנם כמה יסודות לתכנון אירועים, שכדאי לזכור כשעובדים עם בעלי עסקים קטנים, ואלו יסייעו לכם להפיק את האירוע האידיאלי עבורם.

1 פגישה ראשונית שמטרתה תיאום ציפיות

בשלב הראשון, עליכם לערוך פגישה מסודרת (שתפנו לה חלון זמן נדיב ביומן שלכם), יחד עם הלקוח, שברוב המקרים הוא יהיה גם בעל העסק. הפגישה הזו נועדה כדי להגדיר את מטרת האירוע. מומלץ לעשות שיעורי בית מבעוד מועד, והגיעו מוכנים עם כמה רעיונות כלליים לאירועים כבר בראש. יחד עם הלקוח, חשוב מאוד להגדיר בשלב הזה – האם האירוע מיועד לשיווק העסק, טיפול בעובדים או דיון בנושאים עסקיים.

2 צרו לוח זמנים מפורט והגדירו תקציב לתהליך ההפקה

כאשר עובדים עם עסק קטן יותר, יש צורך ב"טיים ליין" (לוח זמנים) מפורט, ותקציב מוגדר וברור. חשוב לקחת רגע ולהפנים את סדרי הגודל של התקציבים, שהם ככל הנראה שונים מאוד מאלו שהורגלתם אליהם בהפקות הענק שאתם רשומים עליהן. דונו בתקציב יחד עם הלקוח, וודאו שאתם מסוגלים לעמוד בכל הציפיות שלו, במסגרת התקציב המוסכם והזמן שניתן לכם עבור ביצוע המשימות השונות. היו כנים ושקפו ללקוחות את המצב, במיוחד אם יש ציפיות שצריך לתאם ואתם לא "על אותו העמוד".

3 כמו בכל הפקה – צרו רשימת משימות דיגיטלית ומסודרת

מפיקי אירועים ותיקים, שכבר הורגלו בהרמת הפקות ואירועים גדולים, עלולים להניח שכאשר הם מתבקשים להפיק אירוע קטן, אז הוא "קטן עליהם", והם יכולים לבצע את המשימות בעיניים עצומות. הגישה הזו עלולה לגרום לכם לזלזל ולדלג על נהלי העבודה שאתם פועלים לפיהם בדרך כלל, אך זו עלולה להיות טעות קשה. לכן, גם כשמדובר באירוע קטן, ואולי במיוחד כשמדובר באירוע בהיקף כזה (מאחר וכך שמים לב לכל פרט בו), מומלץ לעבוד מסודר, ולהתחיל את העבודה ביצירת רשימת משימות. תוכלו לעשות שימוש במערכות דיגיטליות לניהול משימות, או פשוט לפתוח קובץ אקסל מסודר, ולהתאים את רשימת התיוג לפי מועדי המשימות וסדרי העדיפויות.

4 התחילו מהפרטים הגדולים ועברו לפרטים הקטנים

לאחר שיצרתם את רשימת המשימות ותיעדפתם אותן, חשוב לסגור את הפרטים הגדולים והחשובים, אלו שפחות ניתן להתגמש איתם במהלך התכנון. לדוגמא, קודם כל חשוב לבחור אולם אירועים (או כל מקום אחר מתאים), ולשריין את המקום בו יתקיים האירוע. לאחר מכן, יש לסגור חברת קייטרינג, ואולי בר אלכוהול או קפה (תלוי בסוג האירוע). אלמנטים אחרים בהפקה, כמו למשל בניית התוכנית האומנותית, או הזמנת אומן כלשהו שיופיע באירוע, יכולים להיות גמישים יותר, אבל תחילה ודאו שיש לאירוע היכן להתקיים ויש כיבוד שיוגש למשתתפים. כמו כן, הישארו מעודכנים במועדים שהגדרתם לעצמכם בהתבסס על לוח הזמנים וכן במגבלות התקציב. 

5 אלוהים נמצא בפרטים הקטנים

מפיקים מקצועיים, יודעים לראות את כל התמונה ולחשוב על כל הפרטים, עד הקטנים ביותר. ישנם דברים שעלולים להיראות איזוטריים ולא ממש חשובים, אך ברגע האמת הם יכולים להיות גיים צ'יינג'רים של ממש. חישבו היטב על השתלשלות האירועים באירוע, דמיינו את התנהלותו, תוך שאתם חושבים היטב על פרטים קטנים כמו לדוגמה, האם יש מספיק עטים ומחברות עבור המשתתפים? האם המנחה של האירוע זקוק לחיבור לאינטרנט, ומהי תוכנית הגיבוי למקרה שלא מצליחים להתחבר בזמן אמת? באופן כללי, חשוב שתהיה תוכנית גיבוי לבעיות שונות שעלולות לצוץ במהלך האירוע ולחבל בזרימה ובשטף שלו.

6 התייחסו לאירוע קטן כפי שהייתם מתייחסים לכל אירוע מרכזי

התייחסו לאירוע עסקי קטן, ממש כפי שהייתם מתייחסים לכל אירוע מרכזי. תחום האירועים ספג פגיעה קשה בשנתיים האחרונות, ואין מפיק, מעצב אירועים, חברת קייטרינג ובעלי אולמות אירועים שלא חשו בכך. במיוחד במדינה כמו שלנו, בה כל דבר הוא סיבה למסיבה, ובימים כתיקונם, מתקיימים פה שלל אירועים בכל יום. לכן, במיוחד בתקופה מאתגרת שכזו, חשוב להשקיע מאמץ ומחשבה בכל אירוע שנופל בחלקכם להפיק אותו. 

אם תוכיחו ללקוח שהצלחת האירוע שלו היא בראש סדר העדיפויות שלכם, תבססו לעצמכם מוניטין איתן, שמכם יצא למרחקים בעקבות זאת, ובתקווה, הדבר יוביל לאירועים נוספים והפניות בעתיד. חישבו על כך שאולי מבחינתכם מדובר באירוע קטן, אבל מבחינת הלקוחות שלכם זהו אירוע גדול וחשוב מאוד.

לא רק אולם אירועים – אירוע עסקי קטן יכול להתקיים במגוון מקומות

אחד היתרונות כשמארגנים אירוע קטן, הוא שאפשר לחשוב מחוץ לקופסא מבחינת הלוקיישן בו יתקיים האירוע. ברגע שרשימת המוזמנים שלכם מצטמצמת, תוכלו לבחור מקום ייחודי שייתן את הטון ויהפוך מראש את האירוע למיוחד במינו ובלתי נשכח. זו יכולה להיות גלריה אוונגרדית, זה יכול להיות גג מסוגנן לאירועים (בהתאם לעונה כמובן), זו יכולה להיות חצר, פטיו או כל מקום מיוחד שיכול להכיל את כמות המוזמנים בנינוחות, וכמובן שיש בו את הפסילטיז הדרושים לקיום אירוע ברמה גבוהה. כמובן שכדאי לשתף את הלקוח גם בהתלבטות שלכם לגבי המקום ולוודא שהוא בעניין ושלם עם הבחירה.

לסיכום, כדאי לכם המפיקים להשקיע גם באירועים הקטנים. מדובר במדינה קטנה ובתעשייה קטנה, ואתם עומדים להיות חתומים גם על האירוע הזה.