מציאת אולם אירועים בתל אביב והזמנת ספקים: צ׳ק ליסט בסיסי למפיקים

הפקת אירוע עסקי במטרופולין הסואן והדינמי של ישראל, מצריכה תכנון קפדני, וראיית התמונה הרחבה, תוך תשומת לב לפרטים הקטנים. הצלחתו של אירוע כזה תלויה במגוון גורמים, החל מבחירת המקום הנכון ועד לאיתור ספקים שונים ותיאום ביניהם. המדריך למפיק המתחיל

הפקת אירוע עסקי בתל אביב, המטרופולין הסואן והדינמי של ישראל, מצריכה תכנון קפדני, וראיית התמונה הרחבה תוך תשומת לב לפרטים הקטנים. הצלחתו של אירוע כזה תלויה במגוון גורמים, החל מבחירת המקום הנכון ועד לאיתור ספקים שונים ותיאום מסודר ביניהם. הכנו צ'ק ליסט בסיסי עבור מפיקי אירועים עסקיים שרוצים לוודא שהאירוע אותו הם מארגנים יתנהל באופן חלק ויסתכם כהצלחה גדולה.

בשלב הראשון: הגדירו את מטרת האירוע והיקפו

לפני הצלילה ללוגיסטיקה, הגדירו בבירור את מטרות האירוע. בין אם מדובר בכנס, בהשקת מוצר, באירוע נטוורקינג או במסיבה פנים ארגונית, הבנת המטרה תנחה את כל ההחלטות הבאות. העריכו את גודל האירוע, קהל היעד והתוצאות הרצויות.

בחירת אולם האירועים המתאים

כאשר מתחילים לחפש אחר אולם אירועים בתל אביב, חשוב לקחת בחשבון שהעיר מציעה מגוון רחב של אולמות, כאשר לכל אחד יש את הקסם והיכולות הייחודיים לו. בתהליך החיפוש, כדאי לקחת בחשבון את הפרמטרים הבאים:

מיקום

בחרו באולם במיקום מרכזי, שהגישה אליו פשוטה וקלה, הן באמצעות תחבורה ציבורית והן באמצעות רכב פרטי – חניה בשפע היא יתרון מובהק.

קיבולת

ודאו שהחלל יכול להכיל בנוחות את כמות האורחים הצפויה באירוע, הן בישיבה והן באזורים המשותפים. במקרה והאירוע שלכם לא צפוי להכיל למעלה מ-300 משתתפים, תוכלו למקד את החיפוש אחר מקום לאירועים קטנים בתל אביב.

מתקנים

חפשו אחר שירותים מודרניים כמו ציוד אודיו-ויזואלי באיכות גבוהה, Wi-Fi וכמובן מיזוג אוויר.

אווירה

המקום צריך לשקף את הטון והסגנון של האירוע שלכם.

תקציב

בחרו מקום שמתאים לתוכנית הפיננסית שלכם.

תכנון תקציב – הבסיס לכל תהליך ההפקה

בניית תקציב מפורט, בשלב מוקדם של תהליך ההפקה היא לא פחות מקריטית. חשוב לקחת בחשבון עלויות של שכירת אולם האירועים, שירותי קייטרינג, ציוד וריהוט, בידור, עיצוב ושיווק. עקבו אחר ההוצאות והשאירו מקום לשינויים. ודאו שהתקציב שהגדרתם הוא גם גמיש וניתן לבצע בו התאמות ושינויים בהתאם לצורך.

שריון תאריך מול אולם האירועים

לאחר שאיתרתם את אולם האירועים האידיאלי לאירוע שלכם, מומלץ לשריין תאריך לאירוע מול ההנהלה, מוקדם ככל הניתן. אולמות אירועים פופולריים בתל אביב, לא פעם דורשים הזמנה של חודשים מראש, במיוחד כאשר מדובר בעונות השיא.

בחירת שירות קייטרינג והרכבת התפריט לאירוע

מזון ומשקאות הם מרכיבים קריטיים בכל אירוע. בבחירת חברת הקייטרינג והרכבת התפריט לאירוע, יש לקחת בחשבון את הדברים הבאים:

אפשרויות תפריט

הקפידו על מגוון אפשרויות קולינריות שיספקו מענה לצרכים תזונתיים שונים.

איכות

ודאו שרמת האוכל עומדת בסטנדרטים שלכם. תוכלו לעשות זאת הן באמצעות טעימות של המנות והן באמצעות קבלת המלצות מלקוחות עבר של חברת הקייטרינג ובדיקה מדוקדקת של המוניטין שלה. 

להחליט על פורמט ההגשה של האוכל באירוע

יש לתכנן מראש ולהחליט על איזה סגנון ופרופיל שירות אתם הולכים – מזנון בהגשה עצמית, ארוחת ערב בישיבה עם הגשה לשולחנות, או אירוע קוקטייל, עם בר משקאות פתוח ומלצרים מסתובבים עם מנות ״פינגר פוד״ לאורך האירוע. 

תיאום עם ספקים

סביר להניח שיידרשו לכם מספר ספקים שונים עבור האירוע, כאשר אלו הם המרכזיים שביניהם:

ציוד הגברה ותאורה:

לצורך השמעת מוסיקה, הרצאות, הקרנת מצגות, עיצוב ואווירה. 

עיצוב אירועים:

בהתאמה לנושא האירוע.

צילום וידאו וסטילס:

לצורך תיעוד האירוע.

בידור

תקליטנים, להקות או פשוט ציוד הגברה איכותי, בהתאם לאופי האירוע.

חשוב לוודא שאתם מעבירים את הדרישות שלכם בצורה ברורה ומאשרים את הגעתם של כל הספקים ותפקודם באירוע, מבעוד מועד.

שיווק וקידום

אם תשקדו על אירוע מורכב ואיכותי, אבל לא תדעו איך לפרסם ולשווק אותו, אתם עלולים למצוא את עצמכם עם הרבה פחות משתתפים מהצפוי, והעבודה הקשה עלולה לרדת לטמיון. לכן, חשוב לפתח אסטרטגיה שיווקית לקידום האירוע. שימו לב לדברים הבאים:

הזמנות

שיגור הזמנות דיגיטליות או פיזיות לקהל היעד שלכם.

מדיה חברתית

שימוש בפלטפורמות כמו לינקדאין, פייסבוק או אינסטגרם לצורך קידום.

יחסי ציבור

פנייה לערוצי תקשורת רלוונטים, לצורך סיקור רחב יותר של האירוע, במידה והעניין רלוונטי.

ודאו שאתם לא לבד במערכה: הרכיבו צוות הפקה

חשוב לוודא שיש לכם גיבוי של צוות הפקה. שימו את הדגש על התפקידים הבאים: רכזי אירועים, מארחים, צוות תמיכה טכנית ואנשי אבטחה.

ציר זמן מפורט

נסחו ציר זמן מפורט לאירוע, כאשר אתם כוללים בו את כל שלבי הבסיס. החל משלב ההרשמה לאירוע, קבלת הפנים, ההפעלות, ההפסקות, הגשת הארוחות ועד לחלק המוקדש לנטוורקינג ומינגלינג. שתפו את לוח הזמנים הזה עם הספקים ועם הצוות של אולם האירועים, כדי להבטיח שכולם ״נמצאים באותו העמוד״ ומיושרים לפי ציר הזמן של האירוע.

בדיקת השטח לפני האירוע

בקרו במקום כמה ימים לפני האירוע כדי לבדוק שהכל עומד על מקומו, ולאשר שכל הארגון והסדר באולם נעשים לפי המפרט שלכם. בדקו את ציוד הסאונד, ההקרנה התאורה, את סידורי הישיבה והקייטרינג.

בדיקות של הרגע האחרון

ביום האירוע, ודאו שהצוות שלכם נמצא במקום מוקדם ככל הניתן, כדי לטפל בכל עניין או תקלה של הרגע האחרון. יש להקפיד על שרשרת פיקוד ברורה ולהבטיח שכל אנשי הצוות יודעים את תפקידיהם ומבינים את תחומי אחריותם.

משוב ומעקב לאחר האירוע

לאחר האירוע, חשוב לאסוף משובים מהמשתתפים, כדי לאמוד את הצלחת האירוע ולזהות תחומים לשיפור. חשוב ליצור גם המשכיות, באמצעות הודעות טקסט או אימייל למשתתפים, לדוברים ולנותני החסות, ולהודות להם על השתתפותם ועל תרומתם.