כתבות בנושא: מִקרֶה

1.מיקום האולם

ההיבט הראשון שאנשים בוחנים תמיד הוא מיקומו של האולם. בעת ארגון אירוע, על תארגני האירוע לשקול את הנוחות והנגישות של המשתתפים. מקום אירועים הממוקם במיקום טוב צריך להיות נגיש בצורה אידיאלית בקלות, בין אם באמצעות תחבורה ציבורית או כלי רכב פרטיים, ולהציע מספיק מקומות חניה. מיקום מרכזי הוא תמיד פרט חשוב, שכן הוא מקל על הנוכחות של המשתתפים ומפחית את הסיכוי שהם יבלו זמן רב מדי בדרכים או יתעכבו.

2.גודל האולם

מעבר לנגישות, גודל האולם הוא שיקול מרכזי נוסף כאשר בוחנים אולמות אירועים במרכז. מטרתה של מציאת מקום אירועים היא לא רק לצליח להכניס את כל המשתתפים פנימה – המקום צריך לספק מספיק מקום לתנועה נוחה, ישיבה, אוכל, ריקודים וכל  דבר אחר שהאירוע שלכם אמור לכלול. עבור אירועים עסקיים, ייתכן שיהיה צורך בחללים נפרדים, איזור לפרזנטציה או חדרים לדיונים פרטיים. חשוב לזכור שמקום קטן מדי יכול לגרום לאירוע להרגיש צפוף וכאוטי, בעוד שאולם מרווח מדי עלול לתת תחושת ריקנות וחוסר חמימות. גודל אידיאלי של האולם יוצר איזון בין אירוח נוח של כל המשתתפים לבין שמירה על תחושת הביחד.

3.פריסה

בנוסף לגודל ולמיקום האולם, לפריסת החלל של האולם יש תפקיד מכריע בבחירה. הפריסה קובעת את זרימת הפעילויות ותנועת האורחים. לדוגמה, כשמדובר בחתונה, אולי תרצו אולם עם אזורים נפרדים לטקס, קבלת הפנים ורחבת הריקודים. לכנס עסקי, ייתכן שיהיה צורך בחללים שונים להרצאות, נטוורקינג וכיבוד. פריסת חלל גמישה יכולה לאפשר התאמה אישית לדרישות הספציפיות של האירוע וליצור חוויה מוצלחת ומהנה יותר.

4.מתקנים ושירותים

מרכיב מרכזי נוסף שאי אפשר להתעלם ממנו הוא הזמינות של מתקנים ושירותים. מרבית האורחים מצפים לסטנדרטים מסוימים בכל הנוגע לשירותים, ריהוט, אביזרים מתקני מטבח וגישה לנכים. השירותים החיוניים הללו משפיעים באופן משמעותי על חווית האורח הכללית. בנוסף, ציוד טכני כגון מקרנים, מערכות סאונד ומערכות תאורה מתקדמות תורם לניהול חלק של האירוע. לכן, כאשר בודקים אולמות לאירועים פרטיים או אירועים עסקיים בתל אביב ובמרכז, חשוב לא רק להתמקד במראה החלל אלא גם להעריך את האיכות והזמינות של המתקנים והשירותים הללו.

5.אווירה ואסתטיקה של האולם

האווירה והמראה הכללי של האולם גם הם פרמטרים משמעותיים שיכולים לשדרג כל אירוע ולהפוך אותו ליוצא דופן ובלתי נשכח. הסגנון האדריכלי, התפאורה, התאורה ואפילו ערכת הצבעים יכולים להשפיע באופן דרסטי על האווירה באירוע. אולם אלגנטי ומצויד היטב יכול להוסיף תחושה של תחכום ואלגנטיות, בעוד שחלל כפרי ונעים יותר עשוי להועיל יותר למפגש אינטימי ונינוח. לפיכך, בעת הערכת אולמות אירועים, אנשים רבים מחפשים חללים שמתיישרים עם החזון שלהם לאירוע, בין אם זה אלגנטיות קלאסית, מינימליזם מודרני או קסם וינטג'.

עם זאת, אסתטיקה לא צריכה לעקוף את הצורך בפרקטיות. פונקציונליות חשובה לא פחות, וזה מביא אותנו לגורם חיוני נוסף – תמיכה לוגיסטית.

6.מענה לוגיסטי מקיף ופונקציונליות

האם אולם האירועים מציע עיצוב והתאמה של חלל האירוע בהתאם לצרכי המארגנים? האם יש מנהל אירוע במקום או צוות זמין שיסייע במהלך האירוע בשלל גורמים? האם המקום מספק ציוד חיוני או שיש צורך לשכור אותו ממקור חיצוני? נוכחותם של שירותים לוגיסטיים אלו יכולה להפחית משמעותית את עומס העבודה והלחץ עבור מתכנני האירוע במיוחד במקרים של הפקת אירועים עסקיים בתל אביב ובמרכז שמצריכים לא פעם היערכות לוגיסטית מורכבת. שירותים אלה מבטיחים ביצוע חלק יותר של האירוע ושביעות רצון גבוהה יותר של המארגנים. 

7.שירותים קולינריים ברמה גבוהה

ובהמשך ישיר לפונקציונליות של האולם, אי אפשר שלא לדבר על אוכל ושתיה. אספקת שירותי קייטרינג ובר משקאות היא היבט משמעותי כמעט בכל אירוע, עסקי ופרטי כאחד. חלק מאולמות האירועים מציעים קייטרינג פנימי, חלקם עובדים עם קייטרינג עצמאי ויש מקומות בהם נדרשת הזמנה עצמאית של שירותי קייטרינג חיצוניים מצד המארגנים. מתכנני אירועים רבים נוטים לחפש אולמות אירועים שמציעים שירותי קייטרינג ובר משקאות מעולים, עם תפריטים מגוונים ואיכותיים וצוות מקצועי ואדיב. כל אלה מהווים שיקולים משמעותיים בבחירת אולם אירועים. 

8.טכנולוגיה

עם המהפכה הדיגיטלית שמעצבת מחדש את החוויות שלנו, מספר הולך וגדל של מתכנני אירועים נותנים עדיפות למוכנות טכנולוגית בבחירת מקום אירועים. Wi-Fi מהיר, ציוד אורקולי חדיש ואפילו הזמינות של צוות תמיכה טכני ייעודי הופכים להיות יותר הכרח מאשר מותרות. נוסף על כך, עבור אירועים היברידיים הפונים למשתתפים פיזיים וירטואליים כאחד, יכולות הסטרימינג הן גם גורם חיוני שנלקח בחשבון בבחירת האולם.

9.חוזה ומדיניות האולם

למרות שזה עשוי להיראות כמו פרט שולי, המדיניות של אולם אירועים יכולה להשפיע באופן משמעותי על תהליך תכנון האירוע. לכל מקום יש את מערכת הכללים והתקנות שלו לגבי רמות רעש, תזמון אירועים, מגבלות קישוט ומדיניות ביטולים. הבנת המדיניות הזו מראש יכולה למנוע הפתעות לא נעימות בהמשך הדרך ולהבטיח שהמקום יתאם לצרכי האירוע.

10.מוניטין מצוין

גורם בלתי מוחשי אך קריטי כזה הוא המוניטין הכללי של האולם וחוות דעת עליו. בעידן דיגיטלי בו מידע עובר מפה לאוזן ומפוסט לפוסט, ביקורות והמלצות באינטרנט יכולות להציע שפע של מידע על מקומות אירועים רבים. החל מניקיון המתקנים ועד למקצועיות הצוות ואפילו איכות האקוסטיקה, חוויות של לקוחות קודמים יכולות לספק תובנות חשובות לציפיות שלכם ממקום האירוע. לכן, בדרך כלל, מתכנני אירועים רבים מסתמכים על ביקורות והמלצות לפני שהם בוחרים אולם אירועים עבור האירוע שלהם.

11.תחושה כללית

גורם משמעותי נוסף שמתכנני אירוע לוקחים בחשבון בבחירת אולם אירועים הוא האווירה או התחושה הכללית של המקום. למרות שקשה יותר לכמת את הפרמטר הזה מאשר פרמטרים אחרים שציינו, האווירה והתחושה הכללית באולם יכולה לרומם אירועים או לפגוע בהצלחתם. כל זה קשור לאופן שבו החלל מתאים לציפיות ולתחושות של המארגנים והמשתתפים. לכן בבדיקת אולם אירועים, אנשים רבים שואלים את עצמם האם האולם יוצר את האווירה הרצויה, והאם הוא מתכתב עם הנושא הכללי של האירוע.

12.התאמה אישית

בהתאם לתחושה הכללית של המקום, ההתאמה של אולם האירועים לסוג האירוע היא גורם מכריע. מסיבת בת מצווה דורשת מערך ושירותים שונים בהשוואה לאירוע חברה או השקת מוצר. התאימות משתרעת על יכולת האולם להתאים לצרכים הייחודיים של האירוע, בין אם זה מוזיקה חיה, רחבת ריקודים, במה לרמקולים או חלל לפרזנטציות.

13.גמישות והסתגלות

יכולות הגמישות וההסתגלות של אולמות אירועים הופכות יותר ויותר לנקודת חשובות בעולם המהיר והמשתנה של היום. היכולת להתאים ולשנות תוכניות עקב נסיבות בלתי צפויות היא איכות מוערכת מאוד כשמדובר בבחירת אולם אירועים. בין אם מדובר בהרחבת רשימת האורחים של הרגע האחרון, צורך פתאומי בציוד טכני נוסף או התאמות הקשורות למזג האוויר עבור מקומות עם חללים חיצוניים, היכולת של אולם האירועים להסתגל לשינויים יכולה להשפיע באופן משמעותי על הצלחת האירוע ועל בחירתו על ידי מתכנני אירועים. 

14.מחיר

עלות היא שיקול נוסף שלעיתים קרובות תופס את הבמה כאשר בוחרים אולם אירועים. יש לשקול את המחיר מול הערך שמספק המקום, לרבות השירותים, המתקנים והחוויה הכוללת שהוא מציע. הבנה של מה כלול במחיר וכל חיובים נוספים פוטנציאליים, חיונית כדי להימנע מחריגה מהתקציב. אולמות מסוימים עשויים לכלול חבילות הכל כלול, בעוד שאחרים עשויים לגבות עלות נפרדת עבור שירותים בודדים. ניתוח יסודי של העלויות המרכיבות את האירוע יכול למנוע הוצאות בלתי צפויות ולהבטיח שהמקום נותן תמורה מיטבית לכסף.

15.תפיסת אקולוגית

גורם נוסף שתופס תאוצה בחשיבותו בקרב מארגני אירועים הוא נושא הקיימות וההשפעה הסביבתית של אולם האירועים. עם הגדלת המודעות הגלובלית לגבי קיימות, מארגני אירועים רבים מחפשים למזער את טביעת הרגל הפחמנית שלהם. מקום שמשתמש בשיטות ידידותיות לסביבה, כגון תאורה חסכונית באנרגיה, מיחזור פסולת ופרקטיקות ירוקות אחרות, יכול להיות מושך במיוחד עבור מתכנני אירועים מסוימים. בנוסף, מקומות עם שטחים ירוקים או מיקום הכולל חוויה טבעית יותר, יכול לשפר את המשיכה האסתטית של האירוע ואת החוויה הכללית של האורחים.

16.בטיחות וביטחון

הבטיחות והביטחון של המקום הם גורם חשוב בבחירת אולם אירועים. באולם צריכות להיות יציאות חירום מתאימות, מתקני עזרה ראשונה ואמצעי בטיחות אש כדי לספק בטיחות מיטבית. הידיעה שמקום נותן עדיפות לבטיחות יכולה לספק שקט נפשי למארגנים ולתרום לחוויית אירוע נוחה ורגועה יותר עבור המשתתפים.

17.נגישות לאנשים עם מוגבלויות

נגישות לכל המשתתפים היא פרמטר חיוני שאי אפשר להתפשר עליו. נגישות כוללת לא רק את קלות ההגעה למקום, עליה דיברנו קודם, אלא גם התאמה עבור משתתפים עם צרכים מיוחדים. לדוגמה, רמפות למשתמשים בכיסא גלגלים, תשתית ידידותית לכבדי ראייה ושירותים נגישים הם חלק מהתכונות שאולמות אירועים איכותיים עשויים להציע ושהם בעלי השפעה גדולה על קבלת ההחלטות של מארגני אירועים רבים.

18.בלעדיות

היבט הבלעדיות גם כן יכול להיות מכריע בתהליך הבחירה של אולם אירועים. בעוד שאירועים מסוימים עשויים להפיק תועלת מהבאזז של מקום עמוס עם מספר אירועים המתרחשים בו זמנית, אחרים עשויים לדרוש פרטיות ובלעדיות. לכן, הידיעה האם המקום יארח אירועים אחרים במקביל יכולה להשפיע באופן משמעותי על ההחלטה עבור מארגני אירועים רבים.

19.שירות מצוין וקשר טוב עם צוות המקום

לבסוף, הקשר עם הנהלת המקום יכול להשפיע רבות על תהליך תכנון האירוע. צוות ניהול נגיש, אינפורמטיבי וגמיש יכול להפוך את תהליך הפקת האירוע לחלק יותר ומלחיץ פחות. מארגני אירועים מחפשים לעתים קרובות צוותים הפתוחים לשיתוף פעולה, מוכנים להיענות לבקשות מיוחדות, ומסוגלים לספק מענה גמיש בעת הצורך.

ממיקום של אולם האירועים, דרך האווירה, השירותים והמתקנים במקום ועד חווית שירות מנצחת, אלה 19 גורמים עיקריים שאנשים מחפשים בתהליך בחירת אולם אירועים בתל אביב ואזור המרכז. ברור שהבחירה באולם האירועים המושלם כרוכה במענה מיטבי על שלל צרכים והעדפות של המארגנים ושל המשתתפים. אולם אירועים שמסוגל לתת מענה מקיף לכל אלה, מאפשר הפקת אירועים מהנים, מוצלחים ובלתי נשכחים.

אולם האירועים ריברסייד ממוקם בתל אביב , במיקום מרכזי ונגיש, ומציע מגוון רחב של שירותים, קולינריה משובחת וחלל אירועים מעוצב ומזמין על גדות נחל הירקון. עם צוות אדיב, שירותי ומקצועי ואפשרויות התאמה אישית, תוכלו להיות בטוחים שהגעתם למקום הנכון. בין אם אתם מתכננים אירוע עסקי או פרטי, יש לנו את המקום האידיאלי עבורכם להפקת אירוע מושלם ובלתי נשכח באמת. 

אין ויכוח על כך שהאולם בו יתקיים האירוע שאתם מפיקים, הוא הפקטור החשוב והמשפיע ביותר על הצלחת האירוע. לכן, חיפוש ומציאת האחד המתאים ביותר, אינם עניין של מה בכך ויש להשקיע בתהליך הזה את מלוא תשומת הלב. עם זאת, לפני שאתם נכנסים ללחץ, נרגיע ונאמר שאם תעבדו בצורה מסודרת ותערכו תעדוף נכון של הפרמטרים החשובים, תוכלו להגיע לאולם המושלם בקלות ובמהירות, וכך להבטיח אחוז מכובד של הצלחה באירוע שלכם. אז רגע לפני שאתם יוצאים לחיפוש אחר אולמות אירועים במרכז הארץ, הנה כמה טיפים חשובים שיסייעו לכם לעשות זאת באופן יעיל ומוצלח.

לגבש ולהגדיר את נתוני האירוע

נכון שבלי אולם אין לכם אירוע, וכן ישנה חשיבות למהירות ההחלטה והפעולה בהקשר הזה, שכן, אם לא תכו בברזל כאשר הוא חם, אתם עלולים לפספס מקום שווה ואטרקטיבי. אך עם זאת, חיפוש האולם צריך להתחיל בשלב יחסית מתקדם של ההפקה, או יותר נכון בשלב בו יש באמתחתכם את כל המאפיינים והנתונים הבסיסיים של האירוע, כאשר הם מוגדרים ומוסכמים על ידי כל הנוגעים בדבר, לרבות מי שיזם ומממן את האירוע. לכן, עוד הרבה לפני שמתחילים לחפש את האולם, חשוב שתהיה לכם רשימה מוכנה של הנתונים הבאים:

סוג האירוע

אם כבר הפקתם אירוע או שניים בחייכם, אתם ודאי יודעים היטב שלכל סוג אירוע יש את המאפיינים השונים והייחודיים לו. לדוגמא, אירוע חברה שנועד לחגוג הישג מסוים של החברה, יהיה שונה מאירוע חברה שהוא למשל מסיבת פורים לעובדים, ואילו שני אלו, שיתאפיינו בסגנון ״מסיבתי״ בדרך כלל, יהיו שונים לחלוטין מאירוע עסקי שנועד למשל, ליצור מינגלינג ונטוורקינג בין אנשי עסקים מתחום מסוים. כמובן, אם בכלל מדובר באירוע חתונה, הוא יהיה שונה לחלוטין. סוג האירוע והפורמט, ישאבו ישירות ממטרת האירוע. את מטרת האירוע, מי שיזם (ובדרך כלל גם יממן) צריך להגדיר באופן מדויק, ממש בתחילת תהליך ההפקה. על מנת שיהיה אירוע מקצועי ומהודק, יש לקבל החלטה מגובשת בהקשר זה. אולמות אירועים שונים מתאפיינים בתכונות שונות לרבות גודל וסגנון, וכדי שאלו יתאימו לאירוע שאתם מפיקים, יש קודם כל להבין את המאפיין הראשי של האירוע עצמו.

גודל האירוע

כמובן, אחד הנתונים החשובים ביותר כדי להתאים את האולם לאירוע, הוא לדעת כמה משתתפים עומדים לקחת חלק באירוע. במידה ואתם מחפשים מקום לאירועים קטנים במרכז, כדאי לשים לב לא רק שהאולם יכול להכיל את כל המשתתפים שלכם, אלא גם לבחון את הצד השני – ולוודא שהוא גם לא גדול מדי. כמובן שכדאי לקחת בחשבון גם ביטולי הגעה פוטנציאליים ולהשתדל להתאים בדיוק המירבי את גודל האולם להיקף האירוע.

התקציב לאירוע

טיפ חשוב שיכול לחסוך לכם הרבה כיתות רגליים וזמן יקר, אל תתחילו לחפש אחר אולם אירועים לפני שאתם יודעים בדיוק מהו התקציב שהוגדר לצורך האירוע. עם זאת, אם במקרה מצאתם אולם שנראה לכם מושלם ומדויק לאירוע שלכם, שווה לשקול חריגה כזו או אחרת מהתקציב. כאמור, האולם עושה את האירוע ואם נפלתם על אחד יוצא דופן ושווה במיוחד, יתכן ששווה להתגמש עבורו, ואולי אף לקצץ ממרכיבים אחרים הדרושים לאירוע.

הקונספט של האירוע

בהמשך לסוג האירוע המשתנה – אירוע חברה, אירוע עסקי או בכלל מסיבת חתונה או יום הולדת עגול, לכל אירוע יש גם קונספט מסוים. עם ובלי קשר למציאת האולם המתאים, כדאי להתעכב ולנסות לגבש קונספט – נושא מרכזי לאירוע, בתחילת תהליך ההפקה. לא רק שהאירוע יהיה ייחודי ואיכותי יותר באופן זה, מה גם שהקונספט ינחה אתכם ביתר קלות אל עבר ההחלטות והבחירות הנכונות לגבי האירוע. למשל, אם מחליטים שהאירוע יהיה בסגנון שנות השישים, אז כבר ברור אילו מקומות יתאימו ואילו פחות, איך כדאי לעצב את האולם, איזה די.ג׳יי יתאים לתקלט באירוע וכן הלאה.

הכל מוכן – בואו נצא לדרך

כעת, משגיבשתם את מאפייני האירוע, ניתן להתחיל בחיפוש האולם, ולהסב את הזרקור אל עבר הנתונים של האולם עצמו.

מומלץ לבחון את האולם על פי הפרמטרים הבאים

גודל

מהרגע שרשימת האורחים גובשה, פחות או יותר, אתם כבר יודעים מהו גודל האולם הדרוש לכם. זה הזמן להצליב בין הנתון של גודל האירוע לבין נתוני הגודל של האולמות שאתם מחפשים, ואף לצמצם את החיפוש להיקף המדויק שאתם זקוקים לו. לא גדול מדי, וכמובן לא קטן מדי. זהו אינו פרמטר שכדאי להתפשר עליו.

מחיר

האם דרישות המחיר של האולם שאתם בוחנים, עולות בקנה אחד עם התקציב שהוגדר לאירוע? אם לא, האם יש דרך להתגמש או להתמקח עליו? חישבו אם הדבר יצדיק את המאמץ או שמוטב להתקדם אל עבר האופציה הבאה.

סגנון 

האם הסגנון של המקום מתאים לקונספט ולסוג האירוע שאתם מפיקים? גם אם כן, שווה להתעכב ולבדוק – האם הוא מיוחד ומקורי, האם האווירה בו מתאימה והאם הוא יוצר את הרושם והייחודיות אליהם אתם שואפים בעצם הפקת האירוע הזה.

איכות 

האם האדריכלות, העיצוב והסגנון הם ״פיין״ ומשדרים איכות? האם הספקים העובדים במקום הם מומלצים ואיכותיים? למאפיינים האלו תהיה השפעה ישירה על איכות האירוע שלכם, וגם כאן – לא כדאי להתפשר.

מיקום

צמצמתם את החיפוש שלכם למקומות במרכז הארץ, אך האם האולם הזה באמת נמצא במיקום מרכזי, נוח ואטרקטיבי? ככל שהמיקום יהיה נגיש יותר, כך יגברו אחוזי הנוכחות באירוע שלכם.