הפקת אירוע עסקי איננה דבר פשוט. בטרם מפיקים את האירוע העסקי, חשוב מאוד לאפיין את מטרת האירוע, המסרים השיווקיים שיעלו באירוע וכיצד יש להעלות אותם בצורה חכמה וכן, יש צורך לאפיין את קהל היעד הנכון לאירוע והדבר החשוב ביותר: לבחור את המקום האידאלי לאירוע זה. מקום עבור אירוע עסקי חייב להיות תואם עבור כמות האנשים שעתידים להגיע לאירוע זה, אך מעבר לכך, עליו להיות מותאם לאירוע העסקי מבחינת התפאורה שלו והעיצוב שלו. ככל שהמקום יהיה אטרקטיבי יותר ותואם יותר לאירוע העסקי, כך יש סיכוי גבוה יותר שאירוע זה יממש את המטרות שלו בצורה הטובה ביותר.

כיצד בוחרים מקום לאירוע עסקי

כאמור, בחירת המקום שבו יערך אירוע עסקי, היא דבר חשוב בהחלט. לא משנה אם מדובר באירועי בוקר עסקיים או באירועי צהרים או ערב עסקיים, המקום חייב להיות מכובד ותואם לאירועים מעין אלה. אם אתם תוהים כיצד תמצאו את המקום המושלם עבור האירוע העסקי שלכם, הנה כמה פרמטרים שיסייעו לכם לעשות זאת:

1. הדבר החשוב ביותר שיש לשים עליו דגש בבחירת המקום שבו יערך אירוע עסקי הוא המיקום. מיקום גאוגרפי הוא דבר חשוב שכן, בחירת מיקום באופן לא מספיק טוב, תגרום לכך שלא כל מי שהזמנתם לאירוע העסקי יוכל להגיע אליו. לכן, מומלץ שהמיקום יהיה מרכזי ונוח להגעה מכל מקום בארץ, הן בתחבורה ציבורית והן ברכב פרטי.
2. את המקום לאירוע יש לבחור בהתאם לסוג האירוע העסקי. אם מדובר באירוע עסקי כבד יותר מבחינת התוכן שלה, יש לבחור בחלל התואם את האווירה. אם מדובר במסיבת השקה קלילה יותר, המקום שיבחר צריך לענות באופיו ובעיצובו לאווירה זו.
3. כמות המוזנים – עוד פרמטר חשוב הוא כמובן כמות המוזמנים שלכם. עליכם להעריך בצורה הכי קרובה שניתן, כמה אנשים יגיעו לאירוע שלכם, על מנת שתוכלו לבחור במקום בעל אפשרות לאכלס את כלל המוזמנים שלכם בצורה נוחה, נעימה ואיכותית.
4. פרמטר חשוב מאוד שכדאי לשים עליו דגש הוא התקציב שלכם עבור האירוע העסקי. חשוב לזכור שאירוע עסקי איננו כולל רק את המקום שבו הוא יערך, אלא גם קייטרינג תואם ועוד ועל כן, יש לתכנן את התקציב בצורה נכונה ולהקדיש את הסכום הרלוונטי ממנו למציאת המקום המתאים לאירוע שלכם.
5. אחד הדברים החשובים ביותר בבחירת המקום שבו תערכו את האירוע שלכם הוא כמובן החנייה. אין ספק שאי מציאת חנייה זה דבר שיכול לגרום עוגמת נפש רבה למוזמנים שלכם. על מנת שהאירוע שלכם יתחיל בצורה טובה ונעימה, חשוב שהמוזמנים שלכם לא יכנסו אליו בחוסר מצב רוח בשל בזבוז זמן רב על חיפוש מקום חנייה
6. חשוב לבחון במקום שבו אתם בודקים לצורך האירוע שלכם, איזה שירותים הוא מציע מלבד המקום עצמו. האם הוא מציע שירותי דקורציה, וידיאו, קייטרינג במקום ועוד.
7. דבר חשוב נוסף הוא האקוסטיקה במקום. יש לבחור מקום בעל אקוסטיקה המתאימה לסגנון ואופי האירוע שלכם.
8. נגישות היא דבר בסיסי וחשוב מאוד כיום ועל כן, רצוי לבחור במקום נגיש עבור בעלי צרכים

האם כדאי להיעזר בחברה להפקת אירועים

תכנון אירוע עסקי כאמור איננו דבר פשוט. כיום ניתן למצוא לא מעט חברות המציעות שירותי הפקת אירועים בכלל והפקת אירועים עסקיים בפרט. אם אתם תוהים אם ניתן לחסוך את שירותי החברה אשר עוסקת בתחום הפקת אירועים ופשוט להפיק את האירוע שלכם באופן עצמאי, הרי שבהחלט תוכלו לעשות זאת. אך חשוב שתדעו מראש שעל מנת לעשות זאת באופן עצמאי, עליכם לפנות מספיק זמן לעסוק בכל העניינים הטכניים הנוגעים למציאת המקום המתאים לאירוע, בחירת התוכן לאירוע באופן אשר יהיה תואם למטרות, העברת מסרים שיווקיים באירוע בצורה חכמה, בחירת קונספט לאירוע, בחירת קייטרינג לאירוע ועוד. אם אין לכם את הזמן או היכולת לעשות זאת באופן עצמאי, בהחלט כדאי לבחור בחברה העוסקת בתחום הפקת אירועים עסקיים, אשר תסייע לכם לארגן את האירוע שלכם באופן מדויק ואיכותי.

כיצד בוחרים קייטרינג לאירועים עסקיים?

אחד הדברים החשובים ביותר עבור אירועים עסקיים הוא כמובן הפן הקולינרי באירוע. אירוע עסקי משובח ואיכותי, ייזכר כך בהתאם לאוכל שיוצע בו. לכן, כאשר בוחרים מקום לאירוע עסקי, חשוב מאוד לבדוק האם מוצע קייטרינג במקום. במידה ואכן מוצע קייטרינג במקום, יש לבחון איזה סוגי מאכלים מוצעים במסגרת הקייטרינג ומה הטיב, הטעם והאיכות שלהם. אם מדובר באירועי בוקר עסקיים, כדאי לבחור באוכל קליל יותר, בקונספט ארוחת בוקר, המציעה מגוון רחב של מאכלים אשר מאפיינים את הארוחות הללו. אם מדובר באירוע עסקי שנערך בצהריים, כדאי להציע למוזמנים אוכל אשר מתאים באופיו לארוחה העיקרית של היום. כדאי לבחור בכמה מנות בשריות, בסלטים ותוספות. אם מדובר באירוע ערב עסקי, ניתן לבחור במאכלים חלביים משובחים, שיוצעו. כמו כן, יש הבדל בין קייטרינג לאירוע ישיבה לבין קייטרינג לאירוע עמידה. אם האירוע העסקי שלכם עתיד להיות אירוע עמידה, חשוב שתדאגו למאכלים בסגנון פינגר פוד או מגשי אירוח, שיוצעו כבר פתוח עבור המוזמנים או, שיוגשו על ידי מלצרים שיעברו בין המוזמנים במהלך האירוע.

בסופו של דבר, ארגון אירוע עסקי כרוך בלא מעט פרטים טכניים, אך חשוב מאוד לזכור שכל פרט טכני נחוץ מאוד לצורך הצלחת האירוע ולכן, יש לייחס לו את מלוא תשומת הלב.