כתבות בנושא: מקום לאירועים עסקיים

אוכל מעולה יגרום למשתתפים באירוע לזכור את אירוע החברה הבא שלכם במשך שנים. אוכל טוב יוצר חוויה טובה, גורם לחיבור בין העובדים השונים בארגון, בין לקוחותיכם ובין אנשים אשר מתעניינים במוצר או בשירות שאתם מציעים. לקולינריה שתבחרו לאירוע שלכם ישנה השפעה גדולה הן על המשתתפים באירוע והן על תדמית האירוע והארגון כולו. אם כך, חשוב לבחור היטב קייטרינג לאירוע חברה.

איך עושים את זה נכון? אספנו כמה טיפים מצויינים שיעזרו לכם לבחור את הקייטרינג האידיאלי לאירוע החברה הבא שלכם.

העריכו את מספר המשתתפים שיהיו באירוע 

ככל אירוע, גם באירוע חברה חשוב להעריך היטב את מספר המשתתפים שצפויים להיות באירוע. נתון זה יסייע לכם למקד את החיפוש אחר מקום מתאים לקיום האירוע ומציאת קייטרינג שערוך לתת שירות למספר האורחים שלכם. ישנם מקומות אשר מספקים שירות לאירועים גדולים במיוחד וישנם כאלו שמתמחים דווקא באירועים קטנים יחסית. כל מקום אירועים וכל קייטרינג הינו בעל איכויות שונות ובדרך כלל כאשר מדובר באירוע אינטימי, ישנו מבחר גדול ומוקפד יותר של מנות וניתן לבצע התאמות טובות יותר לסגנון הקולינרי שאתם רוצים. 

אין זה אומר שאתם צריכים לדעת את מספר המשתתפים המדויק, אלא רק להעריך סדר גודל מסוים של משתתפים. בכל זאת, יש הבדל לא קטן בין אירוע של אלף משתתפים לבין אירוע עם 300 משתתפים.

תכננו תפריט מגוון אך איכותי 

בחירת קייטרינג לאירועי חברה יכולה להיות עניין לא פשוט, במיוחד בהתחשב בכך שהרבה אפשרויות קייטרינג מציעות תפריטים דומים ושגרתיים. אך כדי להפוך את אירוע החברה שלכם למיוחד ומרגש באמת, עליכם לתכנן מגוון אפשרויות קולינריות מעוררות תיאבון.

שירות קייטרינג מעולה יוכל ליצור תפריט שיתאים לאירוע שלכם ויספק מגוון אפשרויות טעימות ומעניינות לאורחים שלכם. בין אם מדובר באירוע קוקטייל, בארוחה מלאה, במסיבה או בכנס – קייטרינג איכותי יוכל לספק לכם תפריט מדויק ומעולה לכל סוג אירוע. לכן מומלץ לבחור בקייטרינג המעניק גמישות והתאמה מיטביים לסוג האירוע שאתם מפיקים ולהעדפותיכם הקולינריות תוך שמירה על תפריטים מגוונים ויוצאי דופן. 

אל תשכחו שירותי בר

במרבית האירועים העסקיים פועל בר משקאות אשר מציע משקאות אלכוהולים לצד שתיה קלה וחמה. בר באירוע שלכם הינו דבר חיוני במיוחד. סביבו אנשים נפגשים, מרימים כוסית יחד ונכנסים לאווירה טובה וקלילה יותר. כאשר אתם מחפשים קייטרינג מתאים לאירוע חברה, אל תשכחו לבדוק האם הוא מספק שירותי בר טובים ומקצועיים הכוללים משקאות איכותיים ומגוונים בהתאם לסוג האירוע שלכם. 

אל תתפשרו על שירות מצוין

הקייטרינג באירוע שלכם הוא אחד הפרמטרים הבולטים והמשמעותיים באירוע. לכן אתם, מארגני האירוע, תצטרכו להתנהל לא מעט מול שירותי הקייטרינג ובנוסף למשתתפים באירוע תהיה תקשורת שוטפת עם צוות הקייטרינג במהלך האירוע כולו. משום כך חשוב לבחור בקייטרינג עם תודעת שירות מצויינת, כזה המחזיק בצוות מקצועי ואדיב שיעניק שירות טוב טרם האירוע ובמהלכו. 

אחד הדברים שחשוב לשים לב אליהם הוא אופן התקשורת עם מנהלי הקייטרינג. תקשורת טובה יוצרת חיבור טוב, הבנה הדדית ואמון – כל אלה דברים חיוניים ביותר כאשר מדובר בחלק כה משמעותי באירוע העסקי שלכם. 

שימו לב האם מנהלי הקייטרינג מגלים פתיחות וגמישות בכל הנוגע לבקשות ולהעדפות שלכם וכן לאופן בו הם משיבים לשאלותיכם ובקשותיכם. כאשר הקייטרינג פועל במתחם אירועים בו תקיימו את האירוע, חשוב שתבחרו במקום אשר יעניק לכם שירות מצוין ואדיב שיעניק לכם תחושה שאתם בידיים טובות. 

אל תתפשרו על ניסיון ומוניטין 

שירותי קייטרינג רבים נוצרים מידי שנה, חלקם כאן כדי להישאר וחלקם נסגרים בתוך זמן קצר ומפנים את מקומם לאחרים. קייטרינג איכותי הוא קייטרינג בעל ניסיון עשיר אשר מעיד על יציבות, על הצלחה ועל שביעות רצון של הלקוחות. אל תתפשרו על הניסיון של הקייטרינג שלכם. בחרו בקייטרינג ותיק עם ניסיון עשיר בסוג האירוע שאתם מפיקים ועם הבנה טובה בתחום. 

ישנם דברים שלומדים ורוכשים רק במהלך השנים ולכן קייטרינג בעל ניסיון עשיר ידע להתאים בקלות את כמות האוכל למספר משתתפים כך שלא יהיו חוסרים ויהיה מגוון ושפע של אוכל במהלך האירוע כולו.

העדיפו מקום אירועים הכולל קייטרינג 

עבור מרבית האירועים העסקיים תצטרכו למצוא מתחם אירועים מתאים. ישנם מקומות אירועים אשר מציעים רק חלל לאירוע ישנם מקומות אשר מציעים גם שירותי קייטרינג. בחירה במקום אירוע הכולל גם קייטרינג לרוב תהיה משתלמת יותר עבורכם ותחסוך לכם זמן רב בחיפושים אחר קייטרינג חיצוני והתאמות לאירוע. העדיפו לבחור מקום אירועים המותאם לאירועים עסקיים המספק שירותי קייטרינג איכותיים ומגוונים וכן בר משקאות מצויין. 

במתחם האירועים ריברסייד תוכלו ליהנות משירותי קייטרינג איכותיים וטעימים להפליא של קייטרינג מעשייה, קייטרינג משובח אשר מעניק שירות מעולה ואוכל מצוין כבר יותר מ-15 שנים. 

מתחם האירועים ממוקם בריאה הירוקה של תל אביב, ממש על נחל הירקון ובעל קרבה לחברות וארגונים רבים וכן לעובדים ואורחים מכל חלקי הארץ באמצעות גישה נוחה לצירי תנועה ראשיים ולתחבורה ציבורית. הנוף הפתוח והירוק וציוץ הציפורים מעניקים אווירה של טבע וחופש. 

זהו מקום לאירועים עסקיים ואירועי חברה אשר יוצר חוויה שלמה ומותאמת אישית לכל סוג של אירוע ולכל קהל.

גם מפיקי האירועים המנוסים, אלו שמרימים את הכנסים המצליחים ביותר, מחפשים תמיד עוד טיפים וטריקים שיסייעו להם ללטש את האסטרטגיות שלהם ולהתמודד עם המטלות שלהם. 

אם גם אתם מחפשים דרכים לשפר את התהליך, למקסם את האפקטיביות של האירוע, לחסוך לעצמכם קצת כאבי ראש ולוודא שכל המרכיבים הבסיסיים מכוסים, הנה כמה טיפים פרקטיים לתכנון והפקה של אירועים עסקיים וכנסים.

וודאו שהמקום מתאים לאירוע

מקומות שונים יכולים לספק מצע מפתיע ומקורי לאירוע בלתי רגיל. מקומות כמו מוזיאונים, אתרים היסטוריים, תיאטראות, ספריות וזירות ספורט כבר אירחו כנסים ואירועים מקצועיים. אבל כאשר אתם מחפשים מקום לאירועים עסקיים, חשוב לקחת  בחשבון את הצרכים של החברה. המקום צריך להוות את הבמה לכנס עצמו, ולא לגנוב את ההצגה. ודאו שיש חללים בגודל נוח לסמינרים או מפגשי ההיכרות הוועידות  שהחברה זקוקה להם, שיש שירותים שמתאימים לגודל האירוע, שהקייטרינג עונה על הצרכים תזונתיים מיוחדים ושהמקום מתאים לסגנון של המוזמנים. 

בתי מלון, אולמות אירועים ומרכזי כנסים, נועדו לענות על צרכים אלה ומאפשרים למשתתפים להתרכז בתוכן האירוע, לכן אל תזלזלו במקומות המסורתיים הללו.

כמו כן, חשוב שהמקום יהיה במיקום מרכזי ונגיש, מה שיעלה את הסיכוי להשתתפות בהיקף גדול יותר של. אם למשל, החברה נמצאת במרכז, חפשו אחר אולם אירועים בתל אביב וכדומה. 

סייעו למשתתפים באירוע בתהליך הנטוורקינג

הכינו מראש תגי שמות לאירוע. נטוורקינג הוא הסיבה העיקרית לכך שאנשים משתתפים בכנסים. כאשר מבקשים ליצור קשרים, ו/או לחפש עבודה, נטוורקינג שמתקיים פנים אל פנים, יעיל פי כמה מאשר נטוורקינג באינטרנט. אירועים אלה מאפשרים לאנשים לדבר ולבנות קשרים עם אלה החולקים את תחומי הקריירה שלהם או התשוקות האישיות.

אם אתם משתמשים בפלטפורמה אינטרנטית קיימת, או מפתחים אפליקציה ייעודית עבור הכנס, חשבו על הדרכים שבהן האפליקציה עצמה יכולה לתמוך בנטוורקינג.

לפני הכנס, אפשרו למשתתפים להזין את פרופילי הלינקדאין שלהם, במקום שיצטרכו ליצור פרופיל ספציפי לאירוע; אפשרו להם לסמן את תחומי העניין וההתמחות שלהם ולהציג למשתמשים אחרים, המתעניינים באותם נושאים, או להשתתף באותם מפגשים במסגרת האירוע.

במהלך הכנס: אפשרו למשתתפים לתקשר באמצעות הודעות בתוך האפליקציה; דבר זה יקל על החיבור בין המשתתפים באותה פונקציה חברתית, וגם יאפשר מעקב אחר משתמשים שפרסמו בפיד של האפליקציה.

לאחר הכנס: העבירו למשתתפים פרטי יצירת קשר, על מנת לסייע להם למנף את הקשרים שהם יצרו אירוע.

עוד דרכים לחבר בין המשתתפים באירוע, וגם להביא משהו מרענן ומשחרר, הן למשל שיעור יוגה לכל המוזמנים, פעילות בחוץ, סדנת בישול ועוד. כל אלו עשויים לקדם את מטרת הכנס, וכמובן להעלות את רמת שביעות הרצון מהאירוע.

בנו תוכנית מפורטת עם מרכיבים מותאמים ומקוריים

במקרה שהמשתתפים מגיעים לכנס הזה על מנת להעשיר ולהעמיק את הידע המקצועי שלהם, יש לבנות תוכנית ברורה וממוקדת לגבי התוכן באירוע.

ראשית, אם ניתן, ערכו סקר בקרב הקהל שלכם לגבי נושאים, נושאי משנה ועומק הידע בנושאים. ישנן כמה דרכים לעשות זאת מבלי לעשות "ספוילרים" לאירוע  – אם מדובר באירוע חוזר (למשל כנס שנתי), צרו קשר עם משתתפים שהיו באירועים  קודמים.

ניתן להקים קבוצת פייסבוק לאירוע, ובה לערוך סקר באמצעות הכלים של הפשוטים של הרשת החברתית. אפשרות נוספת היא לערוך סקר בקרב מספר אנשים שצפויים להגיע לאירוע. ישנם גם מקרים בהם העניין פשוט יותר  – הדמוגרפיה של הקריירה/תחומי העניין של המשתתפים, מגדירה אותם באופן ישיר כקהל היעד שלכם.

אם סקר אינו אופציה, היוועצו עם מנהלי החברה של הלקוח שלך. צוותי הפיתוח והשיווק העסקי של החברה, אמורים להיות מעודכנים ביותר, במגמות ובנושאים המושכים כיום את העניין הרב ביותר.

עם תובנות אלה ביד, גייסו את הדוברים והמציגים הרלוונטיים. וודאו שכיסיתם את כל הנושאים החשובים לאירוע. בכל כנס יש נושאים שחייבים לגעת בהם, למשל, סמינר לאילוף כלבי חיות מחמד ללא מרצה שמתייחס לטכניקות העדכניות ביותר לטיפול בחרדת פרידה, עלול להיכשל.  פנו למומחים בכל עניין והשלימו את החסר.

דאגו לשיווק נכון של הכנס 

פלטפורמות חברתיות, קמפיינים לשיווק במייל ואסטרטגיות של קידום ממומן, הם הענפים והעלים של עץ השיווק שלכם. נסו להגיע למשתתפים באמצעות הפלטפורמות החברתיות שהכי הגיוני שהם נמצאים בהן, בהתאם לדמוגרפיה שלהם ולאירוע שלכם.
לדוגמא – מדובר באירוע מקצועי? לינקדאין הוא כנראה הזירה המתאימה. אירוע המיועד לאנשי מקצוע צעירים? נסהו לפרסם באינסטגרם.

בכנסים ואירועים עסקיים רבים, מקימים אתר של ממש לרגל האירוע, והוא משמש כגזע של עץ השיווק – הוא צריך להיות קל לאיתור, לתמוך באירוע כולו ולסייע למי שמבקר בו למצוא בקלות את מה שהוא צריך.

אתר האירוע חייב להיות מותאם למנועי חיפוש, בדגש על גוגל, כך שאנשים ימצאו אותו באינטרנט. חשבו מה המשתתפים עשויים לחפש כאשר הם מחפשים כנס הקשור לתחומי העניין או התעשייה שלהם – אלו הן מילות המפתח העיקריות שלכם. ככל שהוא יצבור תאוצה, שם הוועידה יהפוך למילת מפתח בעצמו. ודאו שאתם כוללים את שם הוועידה ומילות מפתח אחרות, בכותרות העמוד שלך ובכל גוף התוכן. כמו כן, האתר צריך להיות בעל מבנה הגיוני, המאפשר למבקרים למצוא בקלות את עמוד ה'אודות' , את התוכנית וסדר היום של הכנס ואת פרטי ההרשמה. כמו כן, חשוב שיהיה בו קישור לרכישת כרטיסים ומידע חשוב אחר.