10 טיפים חיוניים להפקת חתונה

כשמתכננים חתונה, יש דברים שנחמד לדעת, ויש דברים שחייבים להבין כבר בשלב הזה. גם אם אתם בטוחים שהכל תחת שליטה, ישנם כמה כללים קריטיים להפקת חתונה מוצלחת, שממש לא כדאי לפספס. 

1 האורחים במקום הראשון

עוד הרבה לפני שמשריינים אולם, קודם כל כדאי להיסגר כמובן על רשימת האורחים שלכם, ולהבין את סדר הגודל שלה. חשוב לבחור מקום שמצד אחד יכיל את כמות האורחים בצורה נינוחה ומרווחת, ומהצד השני, לא ירגיש ריק מדי. לעתים קרובות, אנחנו נתקלים במצב של צפיפות באירוע, וזה ממש לא נעים. בטח לא בעידן הקורונה. כמו כן, יש לקחת בחשבון את השטח הנדרש עבור השולחנות, המלצרים המתרוצצים, הבמה והמקרן, וכמובן רחבת הריקודים.

2 בדיקת תאריכי החתונה האופציונליים מבעוד מועד

חשוב לוודא מבעוד מועד שתאריך החתונה שלכם לא נופל על יום של עצרת זיכרון, תערוכה גדולה באזור האירוע, הפגנה, פסטיבל המוני וכו'. אירועים מסוג זה עלולים להשפיע לרעה על האירוע שלכם, במיוחד מבחינת פקקים וכדומה. לכן, רגע אחרי שקיבלתם מהאולם את התאריכים הזמינים לחתונה שלכם, כדאי לבדוק לעומק בלוח השנה לגבי מועדים שעלולים להיות בעייתיים ולהשפיע על היום החשוב שלכם. 

3 הקשיבו לאמא טבע

במיוחד אם מדובר בהפקת חתונה בטבע, שימו לב למזג האוויר ולמטרדים פוטנציאליים אחרים. כידוע, האורחים עוזבים מוקדם מהרצוי, חתונות קיץ לוהטות ומיוזעות, וגם קבלות פנים חורפיות, שלא חוממו בצורה מספקת. חרקים ומעופפים, לרבות יתושים וזבובים, רוחשים גם הם באזורים מסוימים בעונות מסוימות ועלולים לחרב את החגיגה בלי להתבלבל. שווה לשכור שירות הדברה, או לחשוב על פתרון יצירתי, כמו למשל לפידי אש שהם גם דוחי יתושים. כמו כן, במקרה ואתם חולמים על טקס חופה בשקיעה, כדאי לבדוק בדיוק באיזו שעה היא מתחילה בעונה ובתקופה בה אתם חוגגים, ולהסתנכרן בהתאם. 

4 חבר מביא חבר

כמו שאומרים, אין על המלצות מפה לאוזן, וכאשר אתם מתכננים את האירוע המרגש שלכם, כדאי להיעזר בספקים שלכם, שסביר להניח שכבר "שוחים" בתחום במשך שנים. תנו לספק אחד להוביל אותכם לאחר. צלם החתונות שלכם, יכול להמליץ על די.ג'יי, מפיקי האירוע יכולים להמליץ על בר אלכוהול מוצלח וכו' וכו'. אין חכם כבעל ניסיון.

5 נצלו את המומנטום של סגירת החוזה עם הספקים

רגע לפני שאתם חותמים על חוזה עם הספקים, זה הזמן הטוב ביותר להוציא מהם עוד אקסטרות ופינוקים שיהיו כלולים במחיר. מרבית הספקים יעדיפו להבטיח את ההזמנה ולסגור עניין, מאשר להתמקח כל הדרך לפירוק העסקה. קחו בחשבון שבשלב מאוחר יותר, הם עשויים להיות פחות גמישים ואולי פחות ילכו לקראתכם, לכן נצלו את המומנטום הזה כדי לקבל תמורה כמה שיותר גדולה עבור הכסף שלכם. 

6 אל תשכחו להוסיף את כל אנשי הצוות לחישוב כמות המנות בחתונה

עוד הוצאה לא צפויה? להאכיל את צוות העובדים והספקים בחתונה. לפני שאתם חותמים על החוזה עם חברת הקייטרינג לחתונה, ודאו שאינכם נדרשים להגיש את אותה ארוחה שהאורחים יקבלו, גם לספקים. אחרת, אתם עלולים לשלם עבור 20 מנות גורמה נוספות. מומלץ לבחור עבור הצוות ארוחה פחות יקרה (אך דשנה באותה מידה). תצטרכו ליידע את חברת הקייטרינג כמה ימים לפני החתונה, בדיוק כמה ספקים אתם צריכים להאכיל (אל תשכחו עוזרי צלם, מאפרות וכו' וכו') ומה אתם מעוניינים שיוגש להם.

7 ארגנו את כל מסמכי החתונה במקום אחד

בקלסר גדול, רכזו את כל ההתכתבויות שלכם עם הספקים, הערות שאתם רושמים במהלך פגישות, ותמונות או רפרנסים שאתם רוצים להראות לספקים. הגדירו  כתובת אימייל מיוחדת המוקדשת לחתונה, ואחסנו מספרי ספקים חשובים בטלפון הנייד. לתכנון תוך כדי תנועה, ושמירה על הכל במקום אחד, ניתן להוריד לנייד אפליקציה ייעודית לתכנון חתונות.

8  חלקו את התקציב בצורה חכמה

תקציב החתונה שלכם צריך לעמוד בנוסחה הבאה: 48 עד 50 אחוזים מהתקציב הכולל על קבלת הפנים והאוכל; 8 עד 10 אחוזים עבור פרחים; 8 עד 10 אחוזים עבור לבוש; 8 עד 10 אחוזים לבידור/מוזיקה; 10 עד 12 אחוזים עבור צילום/וידאו; 2 עד 3 אחוזים עבור הזמנות (אחוז שעשוי לרדת לאפס בעידן הדיגיטלי; 2 עד 3 אחוזים עבור מתנות לאורחים; ו-8 אחוזים עבור שונות כמו מפיק חתונה. חיוני להקצות 5 עד 10 אחוזים נוספים מהתקציב להוצאות בלתי צפויות כמו למשל הדפסת הזמנות נוספות בגלל טעויות, צרכי הפקה נוספים, מטריות ליום גשום ועוד.  

9 התייעצו עם הספקים עצמם 

ספקי החתונה שלכם אמורים להיות המומחים המיומנים והיועצים הטובים ביותר בתהליך ההפקה. כשאתם עובדים איתם, אתם יכולים להרגיש חופשיים לחקור אותם ולהתייעץ לגבי הבחירות הטובות באמת – זה יכול להיות הגשת חטיף בשעות הלילה המאוחרות במקום מנה ראשונה, וזה יכול להיות המלצה להצטלם אחר הצהריים במקום בשעה מוקדמת יותר. כל עצה כזו יכולה להיות שווה זהב. השורה התחתונה היא שאתם צריכים להרגיש שאתם יכולים לנהל איתם שיחה כנה על מה שאתם רוצים. התפקיד שלהם יהיה לומר לכם מה ניתן לביצוע ומה לא, בהתחשב בתקציב שלכם לאירוע. 

10 חתונה בדקה התשעים

לפעמים, דווקא הפקה של הרגע האחרון יכולה לעבוד לטובתכם. ככל שתאריך האירוע קרוב יותר, כך יש לכם יותר כוח מיקוח. מכיוון שרוב הזוגות מזמינים את המקום לחתונה שלהם לפחות חצי שנה מראש, דווקא שריון למועד קרוב יותר, עשוי לחסוך לכם 25 אחוזים מהמחיר.