תכנון אירוע בהתאם לאופיו

 

כל אירוע שתרצו להפיק, לפני הכל יהיה חשוב לכם שהוא יהיה מותאם לאופי האירוע, לרצונות ולצרכים שלכם ושל כל האורחים. אירוע שמתאים לאופי המוזמנים משמעותו שהוא מתאים את עצמו בכל הקשור למיקום שתבחרו, לסוג המזון שיוגש, למוסיקה ולעיצוב הכללי ולפרמטרים נוספים שמשפיעים על הצלחת האירוע. כיצד ניתן לתכנן אירוע בהתאם לאופי שלו? על אילו פרמטרים חשוב מאוד לשים דגש ואילו פחות חשובים? ואיך נוכל לוודא שהאירוע שלנו יציע את החוויה האולטימטיבית לאורחים ויקלע בול לטעם של כולם? במאמר זה נספק כמה טיפים שיסייעו לכם לתכנן אירוע מוצלח.

אופיו של האירוע אינו בא לכדי ביטוי רק בעיצוב של המקום או באווירה, אלא שעליו לכלול את מידת ההתאמה המדויקת בין המזון שיוגש לבין כמות המוזמנים, בין סוג התפריט שייבחר לבין העדפות הקולינריות של בעלי האירוע ומגוון האורחים והכל תוך כדי ארגון מושלם ומדוקדק של עמדות המזון והיערכות נכונה של כוח אדם. אומרים שהדרך לליבו של האדם נעשית דרך קיבתו ולו בכדי, אדם שבע הוא אדם מסופק ושבע רצון, ולשם עליכם לכוון בעת תכנון האירוע שלכם, אבל לא רק.

דברים טובים באים באריזות קטנות                                                                                           

לא פעם נחליט שאנחנו מעוניינים באירוע קטן, שמכיל קהל מוזמנים מצומצם, אבל עם זאת, שיהיה איכותי ומשובח במיוחד. נאמר רק שיש הבדל מהותי בין אירוע שמתנהל באולם קטן ואינטימי לבין אירוע שמתנהל באולם גדול. טעות גדולה תהייה להכיל כמות גדולה של אנשים במקום קטן, שכן זה ייצור אווירת מחנק, וההפך, חלל שהוא גדול לכמות מצומצמת של אנשים, ישרה אווירה מנוכרת ומורחקת לאורך כל האירוע.

יחד עם זאת היתרונות של אולם קטן שמאפיין בעיקר אירועי בוטיק, הם רבים, אולם קטן מציע אינטימיות מקסימלית, אווירה שבה כולם מכירים את כולם ותחושה של אחדות, אפשר להשקיע במשקאות מובחרים במיוחד ובקולינריה משובחת פי כמה. באירועים קטנים ניתן לכלול את הקונספט של מנות קטנות, קונספט שנחשב בימינו לטרנדי במיוחד והוא כובש חללי אירוע רבים בעולם. כמובן שחשוב, לא פחות, גם להשקיע בפרטים הקטנים, בריהוט ובכל מערכות הישיבה ובכל מה שעושה את ההבדל בין חלל גדול לבין חלל בוטיק מצומצם ומושקע למשעי.

שילובים קולינריים המתאימים לחיך של האורחים                                                              

לאורחים שמגיעים לאירוע יש טעם משלהם, הדבר בא לכדי ביטוי גם בהעדפות הקולינריות של כל אחד ואחד. כך למשל באירוע של בני העדות הספרדיות חשוב לשים דגש על טעמים אותנטיים וחזקים שמאפיינים את העדה, לעומת אירוע של יוצאי עדות אשכנז, שם פופולריים יותר טעמים אחרים שמאפיינים את העדה וכיוצא בכך. כמו כן, רבים מהאוכלוסייה בימינו הם צמחוניים או טבעוניים, רגישים ללקטוז, אוכלי כשר וכו', וחשוב שנספק לכל אלה את המזון המתאים להם. מוטל גם על האולם וגם על הקייטרינג, גדולים או קטנים ככל שיהיו, להציע תפריט מגוון ועשיר, שממנו ניתן לבחור את המנות המתאימות ביותר לאופי של האירוע שלכם. מבחר זה יבטיח שתקלעו בול למטרה ובעיקר – לטעמם של כל האורחים שלכם.

התאמה בין צוות כוח האדם לבין סדר גודלו של האירוע                                          

אופיו של האירוע מוכתב לא פעם גם על ידי טיב השירותים שמוצעים בו. בהתאם לזאת, יש להיערך עם צוות של כוח אדם שיתאים למידות האירוע ושיצליח לספק את השירות האולטימטיבי. אירועי בוטיק שהם נחשבים ליותר קטנים, לא דורשים מלצרים רבים, עם זאת הם מוגדרים כאינטימיים וחמימים, ולרוב הצוות של המלצרים ישרתו נאמנה את האורחים בשירותים נוספים. איכותו של הקייטרינג או של האולם לא פעם תקבע על ידי הגורם האנושי, שהם הסגל של האולם ולכן יש לוודא שהמלצרים וכל נותן שירות כזה או אחר, מספקים את הסחורה, מעניקים יחס חם, אישי וסבלני לאורחים ובד בבד שומרים על ייצוגיות מרבית.

גימיקים שיווקיים                                                                                                         

באם מדובר באירוע חברה שבו מתכנסים גם העובדים וגם לקוחות או חברות שמשתפות פעולה, לקוחות פוטנציאלים וכדומה, חשוב שהאירוע שלכם יכיל גם גימיקים שיווקיים ומוצרי מיתוג. אירוע חברה צריך להעביר מסר ברור ועל כן יש לתכנן אותו בקפידה. גם החלל יעוצב בהתאם לאופי האירוע, במידה ויהיו נאומים אזי צריך להתכונן לקראת באמצעות במה או מיקרופונים או במידה ורוצים להקרין מצגת צריך להתאים את החלל בהתאם לזאת ועוד. גם כל הפן הקולינרי וצורת הגשה אמורים להיות תואמים לאופי האירוע.

אווירה ומוסיקת רקע                                                                                                  

אווירה תבוא לידי ביטוי במכלול הדברים שהוזכרו לעיל אך גם בעיצוב החלל ובסגנון המוסיקה שתתנגן ברקע. באירועים גדולים עם קהל רב, תתוכנן רחבת ריקודים גדולה עליה ירקדו או יישאו נאומים. כמו כן, באירועים קטנים ומצומצמים ניתן להימנע מרחבת ריקודים ולהעדיף את כל החלל לטובת "מינגלינג", שמשמעותו מפגשים בין אנשים באירוע חברתי שמטרתו העיקרית היא יצירת קשרים בין הנוכחים ויצירת הזדמנויות חדשות ועסקיות. הבחירה של המוסיקה תיבחר בהתאם לסוג האירוע ולאופי האורחים, במידה ומטרת האירוע הוא השקה ואנשים באים לשוחח ולהחליף חוויות, מוסיקה רועשת וקולנית לא תתאים לסוג אירוע כזה, לעומת אירוע שכל מטרתו היא לשמוח ולרקוד יחד, המוסיקה תהווה פרט מהותי.

ולסיכום – וודאו כי כל הרצונות שלכם באים לכדי ביטוי                                                      

גם כשמתכננים אירוע קטן, חשוב שכל הצרכים שלכם יקבלו את המענה הטוב ביותר ובצורה הכי מקצועית ואיכותית שיש. בדרך זו תוכלו להבטיח כי גם הקייטרינג וגם האולם מצליחים להוציא אל הפועל את כל החלומות שלכם לגבי סוג ואופי האירוע שאתם רוצים, שומרים על ההווי אותו אתם שואפים להשיג ועוזרים לכם להפיק אירוע שישאיר טעם טוב בליבם ובקיבתם של האורחים שלכם.