החשיבות של בחירה באולמות לאירועים עסקיים בתל אביב: המפתח להצלחה

מפיקי אירועים צריכים להבטיח שהיבטים לוגיסטיים, קידום מכירות ותכנים רלוונטיים, משולבים באופן קוהרנטי בתוך אירוע אחד. מה הופך אירוע עסקי להרבה יותר מסתם מפגש?

אירועים עסקיים משמשים כפלטפורמה מרכזית עבור חברות ואנשי מקצוע לצורך השקת מוצרים, הפצת מידע, טיפוח קשרים מקצועיים ומסחריים, והנעת תהליכים וחידושים בתעשייה בה הם פועלים. תפקידם של המפיקים באירועים אלה הוא רחב וקריטי. מפיקי האירועים מתזמרים כל פרט מורכב, כאשר עליהם להבטיח שהיבטים לוגיסטיים, קידום מכירות ותכנים רלוונטיים, משולבים באופן קוהרנטי בתוך אירוע אחד. אירוע מופק היטב הוא יותר מסתם התכנסות או מפגש; עליו למלא מספר פונקציות, ביניהן סיפוק תובנות בעלות ערך, סיפוק הזדמנויות ליצירת קשרים, שיפור נראות המותג והצעת חוויות מהנות, מספקות, ואם אפשר גם בלתי נשכחות עבור המשתתפים. אי לכך, היכולת של המפיקים לתכנן בקפידה, לנהל את הספקים השונים ולצפות מראש בעיות ואתגרים פוטנציאליים, היא תנאי הכרחי להצלחת האירוע, מה שהופך אותם לשחקנים מובילים בנוף ההולך ומתפתח של האירועים העסקיים.

רגע לפני שצוללים לתוך תהליך הפקת אירוע עסקי: כמה דגשים חיוניים

לפני שאתם צוללים לתוך תהליך ההפקה של אירוע עסקי, חשוב להצטייד בהבנה מקיפה ומעמיקה של מספר מרכיבים מרכזיים. ראשית, חשוב ביותר להגדיר ולהבהיר את מטרות האירוע. בין אם המטרה היא להשיק מוצר, לספק הדרכה מקצועית, לטפח נטוורקינג או פשוט לחגוג הישג או חג (למשל באירוע חברה פנימי), המטרות צריכות להיות ברורות ומדידות. בסיס זה ישמש כמצפן לכל החלטה ובחירה בהמשך.

להגדיר את קהל היעד

במובן רב, האירוע הוא המוצר עליו אתם שוקדים. לכן, כבכל תהליך פיתוח מוצר, גם כאן חשובה לא פחות להבין ולהגדיר את קהל היעד שלכם. הכרת ההעדפות, הצרכים והציפיות של האורחים הצפויים להשתתף באירוע, יכולה לסייע בתכנון אירוע שיעשה גלים ויספק ערך משמעותי. התאמת התוכן, בחירת המקום המתאים ואפילו קביעת סגנון הקייטרינג, צריכים להיות מבוססים על התובנות האלה, שיעלו מאפיון הקהל שלכם. בנוסף, מחקר שוק ראשוני יכול לסייע בזיהוי אירועים מתחרים, ובכך לספק תובנות כיצד ליצור בידול, בולטות וייחוד באירוע שלכם. 

תכנון פיננסי – יפה שעה אחת קודם

תכנון פיננסי הוא אבן יסוד נוספת. הגדרת תקציב ריאלי מתחילה בבחינת כל הוצאה אפשרית, החל מעלות שכירת האולם ואמצעי הטכנולוגיה שאתם זקוקים להם באירוע, ועד לעלויות שיווק האירוע והמשכורות לכל העובדים שייקחו בו חלק. בתקציב הזה צריך להשאיר מקום גם לעלויות בלתי צפויות, שהן חלק בלתי נפרד וכמעט מובן מאליו בהפקת אירוע.

שיריון של ספקים איכותיים מבעוד מועד

זהו צעד שכדאי לעשות בשלב מוקדם ככל הניתן – שיריון של ספקים אמינים יבטיח את האיכות והזרימה החלקה של האירוע. כאשר אתם מנסים לאתר ספקים שונים עבור האירוע שלכם, לרבות שירותי קייטרינג, בר, עיצוב, וצוותי תאורה וסאונד, כדאי לבדוק היטב את המוניטין של כל אחד מהם, ולהשיג המלצות אותנטיות מלקוחות עבר.

לוגיסטיקה וניהול ציר זמן

בכל הקשור לאירוע מסועף ומורכב, לוגיסטיקה וניהול ציר זמן הם קריטיים. יצירת גאנט מפורט, ״מפת דרכים״ שתכלול נקודות ציון, אבני דרך, מועדים ותחומי אחריות שהוקצו לחברי הצוות או לשותפים ספציפיים, היא הכרחית על מנת לייעל את ההוצאה לפועל של האירוע. רק באופן זה תוכלו לנצח על התזמורת הזו באופן מסודר ונכון.  כדאי לקחת בחשבון גם עיכובים פוטנציאליים, תקלות ועוד, ולוודא שאתם תמיד משאירים מרחב פעולה להתמודדות עם אתגרים בלתי צפויים.

בחירת אולם במיקום מרכזי היא החלטה אסטרטגית

כשמדובר בהפקת אירוע עסקי, בחירת אולם במיקום מרכזי היא החלטה אסטרטגית שיכולה להשפיע באופן משמעותי על הצלחת האירוע. בראש ובראשונה, הנגישות היא מעל הכל. מיקום מרכזי בדרך כלל מבטיח שהמקום מקושר היטב לנתיבי תחבורה שונים, בין שמדובר בתחבורה ציבורית, במוניות או בכלי רכב פרטיים. נוחות זו יכולה להגביר את הסבירות לנוכחות גבוהה יותר, מכיוון שלעיתים קרובות, משתתפים פוטנציאליים מנסים לתכנן את אופן ההגעה לפני שהם מתחייבים לאירוע. 

מעבר ללוגיסטיקה, הבחירה במיקום מרכזי כמו אולמות לאירועים עסקיים בתל אביב משמעותה שהאירוע יתקיים באזור תוסס ומוכר, לעתים קרובות מוקף בשירותים כגון בתי מלון, מסעדות ואפשרויות בילוי. הדבר עשוי לשדרג את החוויה הכללית של האורחים שלכם, במיוחד אלה המגיעים לאירוע מערים או ממדינות אחרות, מכיוון שהם יכולים למצוא מקומות לינה בקרבת מקום ושלל אפשרויות קולינריה, תרבות ופנאי עומדות לרשותם.

בנוסף, ה״פרסטיג׳״ הנקשר עם מיקומים מרכזיים ואטרקטיביים, עשוי לשפר את התדמית של האירוע מבעוד מועד. הבחירה הזו מעבירה מסר חשוב לגבי מחויבות המארגנים לאיכות ועל החשיבות שהם מייחסים לאירוע עצמו. יתר על כן, מקומות מרכזיים מצוידים לעתים קרובות יותר במתקנים ובטכנולוגיות עדכניות, בשל הנגישות של ספקים איכותיים.

בלי שיווק וקידום – אין לכם אירוע

כאמור, האירוע הוא המוצר שלכם, ובלי קידום ושיווק לא תצליחו להגיע אל קהל היעד שלכם. לכן, חשוב לבנות תוכנית מוצקה של שיווק וקידום, ולחשוב היטב כיצד אתם עומדים לתקשר את האירוע. בתוך התוכנית הזאת צריכים להופיע סעיפים כמו – קידום מכירות לפני האירוע, אסטרטגיות ליצירת אינגייג׳מנט (מעורבות) במהלך האירוע ומעקב לאחר האירוע (כל מהלך של פולוא-אפ עם המשתתפים). יח״צ יעיל יסייע ביצירת ציפייה, במיקסום הנוכחות ובשמירה על מומנטום גם לאחר סגירת הדלתות בתום האירוע.

לעולם אל תזלזלו בערכו של ״פלאן בי״

בכל הנוגע להפקת אירועים עסקיים במרכז, לעולם אל תמעיטו בחשיבותו של ״פלאן בי״ – תוכנית מגירה שתוכלו לשלוף בעת הצורך. גם בתוכנית המדוקדקת ביותר עלולים להיווצר מצבים בלתי צפויים. בין אם מדובר בתקלות טכניות, כמו בעיה ברמקולים או שיבושים חיצוניים, כמו ספקים שמבטלים את השתתפותם ברגע האחרון, התוכנית החלופית יכולה להיות ההבדל בין הצלחה לכישלון של אירוע.