Magazine

חזרה

מה דרוש לאירוע ומדוע חשוב לחפש אולמות אירועים במרכז? המדריך לתכנון אירוע חברה מוצלח

אירועים עסקיים יכולים להיות מפתח לפיתוח קשרים עסקיים ולקוחות חשובים. התחילו את תהליך התכנון על ידי הכרת היעדים שלכם, למי האירוע פונה ואילו משאבים עומדים לרשותכם. לאחר שתקבלו תמונת מצב ברורה, ודאו שאתם הופכים את התוכנית למציאות
20 בJun 2022

מאמר זה מיועד לבעלי עסקים וחברות המארגנים אירוע עסקי כדי להצמיח את העסק ולחזק את הקשרים עם העובדים, המשקיעים והלקוחות.

כל עסק שרוצה לבנות מערכות יחסים מתמשכות, צריך לדעת להפיק אירועים מקצועיים. אירועים עסקיים מאפשרים לכם לחזק את הקשרים עם עובדים, לקוחות ושותפים קיימים, תוך פיתוח קשרים איכותיים.

בין אם אתם עורכים השקת מוצר עם 300 אנשים או מארגנים מסיבת סוף שנה לעובדים, חשוב לגשת לכל מפגש מתוך הבנה של המרכיבים הבסיסיים של ניהול אירועים: מחקר, עיצוב, תכנון, תיאום והערכה. ברגע שאירוע מתחלק לשלבים הניתנים לניהול, קל הרבה יותר להמשיג אותו ולחבר את החלקים המרגשים הרבים הדרושים כדי להפיק את האירוע המושלם. להלן 8 טיפים לתכנון אירוע עסקי בלתי נשכח.

  1. הבינו את מטרת האירוע

ברגע שתחליטו לארגן אירוע עסקי, הצעד הראשון הוא להגיר יעדים, כלומר, להבין מה אתם רוצים להשיג מהאירוע.

התחילו בכך שתשאלו את עצמכם מדוע אתם עורכים את האירוע ומה אתם מצפים ממנו. לאחר שזיהיתם את המטרות והציפיות שלכם, תוכלו לקבוע איזה סוג של אירוע יתאים להשגת היעדים שלכם.

  1. הגדירו את קהל היעד שלכם

חלק חשוב בתהליך התכנון הוא הגדרת קהל היעד שלכם. האם אלו המנהלים וההנהלה הבכירה בחברה, שותפים עסקיים או עובדים? האם האירוע מיועד ללקוחות קיימים או ללקוחות פוטנציאליים? אולי בכלל שילוב של שניהם? הבנת קהל היעד שלכם וההבנה כיצד לגשת אליו, חיוניות ליצירת אירוע מוצלח. ברגע שאתם יכולים “לתת שם” לקהל שלכם, אתם יכולים לספק תוכנית המותאמת לצרכיו.

לא משנה כמה קטנה או גדולה רשימת האורחים שלכם, מה שאנשים יזכרו זה איך התייחסו אליהם. כל אדם שמשתתף באירוע הוא שגריר פוטנציאלי של העסק שלכם. לכן חשוב להשפיע באופן משמעותי על חווית האורחים בכך שלא תתעלמו מהפרטים הקטנים יותר שכל משתתף יעריך.

  1. הגדירו תקציב ריאלי

אתם צריכים לדעת עם איזה תקציב אתם צריכים לעבוד כדי לקבוע איזה סוג של אירוע אתם יכולים להפיק. החליטו בשלב מוקדם כמה כסף אתם רוצים להוציא ואז תכננו להוציא לפחות 10% יותר. דברים תמיד משתנים ולכן אתם צריכים להיות ערוכים להוצאות נוספות שעלולות לצוץ.

ברגע שיש לכם תקציב, חשוב לדעת היכן להקצות את רוב המשאבים שלכם. לדוגמה, אם אתה מוציא יותר על קישוטים מפוארים מאשר על צוות טכנולוגי מיומן או צלמים לאירוע, ייתכן שהאירוע שלכם יראה נפלא אבל לא יעזור לכם להשיג את המטרות שלכם.

בנוסף, אל תחסכו במזון ובמשקאות. קחו בחשבון משתתפים עם הגבלות תזונתיות. למרות שזה אולי לא נראה חשוב כמו היבטים אחרים של תכנון האירוע שלך, אנשים סלחנים יותר לטעויות כאשר הם לא רעבים או צמאים.

  1. בחרו נושא וסגנון

לאחר שהגדרתם יעדים וקהל יעד לאירוע, הגיע הזמן לבחור נושא לאירוע ולקבוע את הפורמט הטוב ביותר להצגתו לאורחים שלכם.

הציעו תמיד הזדמנויות למשתתפים לעשות משהו מהנה, בלתי נשכח ומבדר שהם בדרך כלל לא היו עושים בשום מקום או בכל זמן אחר. אתם יכולים, למשל, לכלול הרצאה מרתקת, שילוב של קומיקאי או להקה, פעילויות חברתיות ועוד שלל רעיונות מיוחדים ומעניינים שמתאימים לסגנון האירוע שלכם.

  1. קבעו ציר זמן של הפרויקט

תכנון האירוע מחייב אתכם לעקוב אחר מגוון רחב של משימות. ניתן להקל על כך על ידי יצירת רשימת משימות מפורטת. תוכלו להיעזר בתוכנות לניהול פרויקטים או אפילו טבלת אקסל כדי לעשות לעצמכם סדר שיאפשר לכם לתכנן את האירוע באופן מוקפד ונוח.  

  1. בחרו מיקום נוח ונגיש לאירוע

לאחר שקבעתם את סוג האירוע שתרצו ליצור והגדרתם תקציב, הגיע הזמן למצוא מקום שיאפשר לכם להגשים את החזון שלכם. זה עשוי להיות מפתה להזמין מקום אירועים ענק או מפורסם במיוחד רק כי יש לו יחסי ציבור טובים אבל חשוב שתתאימו את מיקום האירוע לסוג האירוע שלכם, לקהל היעד וכמובן לתקציב שלכם.

זכרו שהמיקום הוא המפתח לנוכחות של האורחים שלכם. לכן כדאי להזמין מקום באזור נוח ונגיש, עם אווירה תוססת כך שהמשתתפים ירגישו יגיע בקלות ובנוחות.

אולמות אירועים במרכז הם האפשרות הטובה והפופולרית ביותר בקרב חברות ועסקים. הסיבה לכך היא שהם מאפשרים הגעה נוחה ומהירה יחסית מכל מקום בארץ. היצע אולמות וגני האירועים באזור המרכז הוא גדול ומאפשר לכם למצוא אולמות בעליי מאפיינים שונים אשר ובעלי קיבולת שונה. 

אולם האירועים ריברסייד, למשל, ממוקם בשדרות רוקח בתל אביב, ממש מול נחל הירקון. בזכות מיקומו המצוין, אורחים מכל חלקי הארץ יכולים להגיע בקלות ובנוחות מירבית וליהנות מאירוע עסקי מיוחד במקום יפיפה. 

  1. מצאו את הספקים המתאימים לאירוע

כדי לקיים אירוע מוצלח, תצטרכו למצוא את כל הספקים הדרושים לאירוע מוצלח. חשוב לבחור את הספקים לאחר שסגרתם עם מקום אירועים, על מנת שתהיו בטוחים שהספקים שלכם יוכלו להגיע לאולם האירועים הנבחר. הכינו רשימה של כל הדברים שתצטרכו לאירוע ובהתאם העריכו אילו ספקים יוכלו לספק לכם את אותם שירותים ומוצרים. למשל צלמים, דיג’יי, בדרן כלשהו או ועוד.  בחרו את הספקים שיכולים להעביר בצורה הטובה ביותר את הרעיונות שתרצו להפוך למציאות באירוע שלכם. 

כדי להבטיח שהכל יתנהל בהתאם לתוכנית שלכם, קבעו סדר יום לאירוע, וודאו שהצוות והספקים שלכם יודעים על אילו היבטים של יום האירוע הם אחראים.

  1. קדמו את האירוע שלכם

אם אנשים לא יודעים על האירוע שלך, הם פשוט לא יופיעו. לכן הכרחי למצוא דרכים יצירתיות להפיץ את הבשורה. עבור אירוע קטן עם רשימת מוזמנים מוגבלת, אתם יכולים פשוט לשלוח הזמנות, ממש כמו בהפקת חתונה במרכז. לעומת זאת, כשמדובר באירוע גדול, כדאי שתשקיעו בפרסום וקידום האירוע בדרכים יצירתיות ומוחצנות יותר, למשל באמצעות פרסומים באמצעי התקשורת, בקידום ממומן ברשתות החברתיות ובהפצת האירוע בקבוצות רלוונטיות, בשליחת ניוזלטרים לקהל היעד שלכם ועוד. 

מתכננים אירוע חברה או אירוע עסקי מכל סוג? צרו איתנו קשר ובואו לשמוע על האירועים העסקיים במתחם האירועים ריברסייד. 

200 אישאולםאולם אירועיםאולם אירועים בתל אביבאולם אירועים קטן במרכזאולם בתל אביבאולם לבר מצווהאולם לבריתה במרכזאולם לבת מצווהאולם לחתונהאולם קטןאולמות לאירועים קטניםאיך בוחריםאיך לבחור אולםאיך להפיקאיכותיאיפה כדאיאירועאירוע בריתאירוע בשבתאירוע חברה בתל אביבאירוע חתונהאירוע לעסקאירוע נהדראירוע עסקיאירועי בוטיקאירועי חברהאירועיםאירועים עסקייםאירועים קטניםאירועים קטנים במרכזארגון אירוע לעסקארגון חתונהבוטיקבחירת אולםבת מצווהבת מצווה במרכזבת מצוושבתל אביבגןגן אירועיםגן אירועים בתל אביבגן אירועים יוקרתיד.ג'יי מריםהמלצותהפקההפקת אירועהפקת אירועים עסקייםהפקת חתונההפקת חתונה בטבעחברהחברותחתונהחתונה אורבניתחתונה בטבעחתונה ביום שישיחתונה במרכזחתונה בתל אביבחתונה הפוכהחתונה קטנהחתונה קטנה במרכזחתונה קלאסיתחתונות חורףחתונות מיוחדותחתונת זהבחתונת חורףחתונת צהרייםחתונת שישי בערבחתונת שישי בצהרייםטיפיםיום הולדת 40יוקרתילבחור אולם לבת מצווהלחברהלחברותלחתונהלעסקיםמדריך לחוגגיםמושלמתמקום חתונהמקום לאירועים עסקייםמקום לאירועים קטניםמקום לאירועים קטנים במרכזמקומות לאירועים קטנים בתל אביבמקומות לבריתמקומות לבת מצווהמקומות לחתונה קטנה במרכזמרכזמתנות לאורחים בחתונהסטיילסידורי פרחים לחתונהספקיםספקים לחתונהעיצוב אירועים קטניםעיצוב חופהעסקיצנועהקטנהקייטרינגקייטרינג טבעוניקייטרינג לאירוע חברהקייטרינג לאירועים עסקייםקייטרינג לחתונהרייבסיידרעיונות לחתונהרשימת משימות לחתונהשבתשיר כניסה לחופהשירי חופהשירים לחופהשישי צהרייםשלביםשלמותתכנוןתכנון אירועתכנון אירוע עסקיתכנון חתונהתכנון תקציב חתונהתל אביבתקציב