המדריך לתכנון לאירוע עסקי

לא מעט חברות ועסקים בכל גודל ומכל סוג, עורכים אירועים עסקיים לרגל אירועים חגיגיים כגון: השקת מוצרים חדשים, ימי גיבוש או ערבי גיבוש לעובדים, הרמת כוסית לקראת חג ועוד. בעוד שישנן לא מעט סיבות שבגינן כדאי לערוך אירועים עסקיים, הפקת אירוע עסקי איננה דבר פשוט. הפקת אירוע עסקי דורשת מחשבה רבה, יצירתיות וסגירת פרטים טכניים שונים הרלוונטיים על מנת שהאירוע שלכם יהיה האירוע המדובר ביותר בקרב כל אדם שנכח בו.

תכנון אירוע עסקי – כיצד?

כאמור, כל בעל חברה או עסק אשר מארגן אירוע עסקי, תוהה בוודאי מה עליו לעשות על מנת שהאירוע העסקי אותו הוא מארגן יותיר חותם משמעותי בקרב כל משתתפיו. הפקת אירוע עסקי באופן עצמאי, דורשת לא מעט מהאדם העוסק בהפקתו. על כן, חשוב מאוד לשים דגש על מספר פרמטרים בתהליך הפקת האירוע, על מנת שהאירוע יענה על המטרות והציפיות:

1. ראשית כל, עליכם להגדיר את סוג האירוע ובהתאם להגדרה זו עליכם לפעול. אירועים עסקיים כיום מתחלקים לשני סוגים עיקריים: ישנם אירועים עסקיים הנערכים עבור גיבוש עובדים, פרידה מעובד או מנהל, הרמת כוסית לקראת חג כלשהו ועוד ומהצד השני ישנם אירועים אשר רלוונטיים לצורך קידום עסקים, השקת מוצר חדש של החברה ועוד. לאירועים מעין אלה, לא פעם יוזמנו מנהלים חשובים, יזמים ואנשים מכובדים נוספים. תכנון האירוע כולו יתבצע בהתאם לסוג האירוע הן מבחינת התפריט של האירוע, הן מבחינת התקציב המוקדש לאירוע והן מבחינת המקום שבו יערך האירוע.
2. הגדרת תקציב היא דבר חשוב מאוד לצורך תכנון אירוע עסקי. כאשר יש מסגרת תקציבית העומדת על הפרק, ניתן לבחור בהתאם למסגרת זאת כל דבר אשר קשור לאירוע עצמו. אם אתם חוסכים בעלויות, חשוב מאוד לעמוד בתקציב הנתון ולבחור דברים שמצד אחד יעניקו לאירוע שלכם צביון ייחודי ומצד שני, יעמדו במסגרת התקציבית שלכם. ניתן כיום למצוא מקום לאירוע עסקי במחירים שונים וכמובן שלא כדאי להתפשר על טיב ואיכות המקום הנבחר. יש למצוא את המקום הטוב ביותר מחד ומאידך, אשר עונה על הציפיות שלכם בצורה הטובה ביותר.
3. כאשר מתכננים אירוע עסקי יש צורך לקבוע מראש האם מדובר באירוע שבו עומדים או באירוע שבו יושבים. באירוע עסקי בשונה מאירוע פרטי, גם אם יושבים לרוב לא יושבים סביב שולחנות. לכן, בחירת המקום עבור האירוע העסקי צריכה להיות בין היתר בהתאם לשאלה: האם מדובר באירוע ישיבה או באירוע עמידה? כדאי כמובן לדאוג שגם אם מדובר באירוע עמידה, שהמקום יהיה מרווח עבור כמות האורחים שעתידים להגיע ושלכולם יהיה נוח.
4. הגברה- באירועים עסקיים מכל סוג לא פעם יש צורך בהגברה לצורך הכרזה על עובדים מצטיינים, חלוקת מתנות או במקרה של אירוע מסוג אחר, הגברה לצורך נאומים, הסברים על מוצרים או שירותים של החברה ועוד. ההגברה במקום שבו תבחרו צריכה להיות איכותית, על מנת שהיא תאפשר לכולם להיות קשובים.
5. במידה ומדובר על אירוע עסקי שבו יש צורך להציג מצגת, חשוב מאוד לדאוג שיהיה במקום מקרן שבאמצעותו ניתן להציג את המצגת לכלל המשתתפים.
6. בחירת המקום עבור אירוע עסקי חייבת להיות בהתאם למיקום מרכזי ונוח אשר רלוונטי להגעה נוחה לכלל המוזמנים, בהתאם לעיצוב המקום, לגודל המקום ועוד. כמובן שחשוב מאוד לזכור שבמקום יש הסדרי חנייה נוחים.
7. אחד הדברים החשובים ביותר עבור אירוע עסקי הוא הכיבוד המוצע באירוע. אירוע עסקי חייב להציע בו אוכל משובח, יוקרתי, איכותי וטעים. יש לבדוק במקום שבו אתם מעוניינים לערוך את האירוע, איזה קייטרינג יש ואיזה סוג אוכל הוא מציע עבור אירועים עסקיים. לא פעם טיב ואיכות האוכל ישפיעו על האופן שבו האירוע העסקי שלכם ייזכר לאורך זמן.

אירוע עסקי איכותי מתחיל בדיוק בפרטים

חשוב מאוד לזכור שמה שיבדיל את האירוע שלכם מכלל האירועים העסקיים הוא כמה הוא יהיה מדויק מבחינת כל הפרטים שבו. חשוב לתכנן אירוע עסקי באופן מדויק בהתאם לקהל היעד, לצרכים של קהל היעד שיגיע לאירוע, לציפיות מהאירוע הן שלכם והן של קהל היעד שלכם, למטרות האירוע ועוד. חשוב מאוד לדייק בכל פרט ופרט, מבלי להתפשר. מכיוון שלא פעם הלוקיישן של האירוע העסקי ישפיע באופן ישיר על הצלחתו או הצלחתו של האירוע, יש לבחון את כלל המקומות המוצעים כיום עבור אירועים עסקיים, באזור הרלוונטי מבחינתכם לערוך בו את האירוע ומהם לבחור את המקום הטוב ביותר לעריכת אירוע זה, מכל הבחינות.

פינוקים לאורחים

דבר נוסף שניתן לעשות על מנת להעניק לאורחים שלכם חוויה ייחודית באירוע העסקי הוא לפנק את האורחים שלכם במהלך האירוע עד כמה שניתן. במהלך האירוע תוכלו לחלק מתנות קטנות לאורחים, להזמין הרצאת אורח מעניינת, להעניק לאורחים חוויה קולינרית עשירה ומיוחדת, הכוללת בה אוכל מיוחד ומשובח, קינוחים טעימים, סגנון הגשה מפתיע וייחודי ועוד. התוכן של האירוע וההתנהלות באירוע מול האורחים המגיעים אליו, חייבים להיות טובים מאוד.

אין ספק שאירוע עסקי מוצלח הוא אירוע שמתכננים אותו בצורה הטובה ביותר. לכן, חשוב מאוד לדאוג שהאירוע יופק על ידי אנשים שיודעים כיצד לעסוק בצורה הטובה ביותר בתכנון אירועים עסקיים, על כל הפרטים הטכניים שלהם.