הפקת חתונה בטבע

להיות עם ולהרגיש בלי: טיפים להפקת חתונה בטבע

תמיד חלמתם על חתונה רומנטית, מוקפת ביופיו של הטבע? חתונה באתר טבע פתוח יכולה להיות חוויה קסומה, אבל הדבר גם כרוך בלא מעט סיכונים ובחוסר ודאות. החל מתנאי מזג אוויר בלתי צפויים ועד לקשיים לוגיסטיים, הפקת חתונה בטבע עלולה להתגלות כמשימה לא פשוטה. 

מהם הסיכונים הפוטנציאליים הכרוכים באירוע חתונה בשטח פתוח, ומהו הפתרון המשלב את הטוב שבכל העולמות? 

אי אפשר להתחרות בכוחו וביופיו של הטבע

על דבר אחד כולנו מסכימים, חתונה במקום מוקף בטבע ירוק ומלבלב, יכולה להיות אירוע קסום ורומנטי שאין כמותו. זוגות רבים מחפשים את המקום המיוחד, עם התפאורה הפסטורלית והוייב הנעים ליום המיוחד שלהם. הרעיון של טקס חופה על רקע נופים עוצרי נשימה, צמחייה עבותה או מקורות מים שלווים, מעורר קונוטציות של רומנטיקה ואינטימיות. אין מה לומר – זו ללא ספק התפאורה המושלמת לכל אירוע, ובמיוחד לאירוע שחוגגים בו אהבה. עם זאת, חשוב להכיר את האתגרים והסיכונים שאירוע חתונה בשטח פתוח טומן בחובו, ולהיערך לקראתם היטב.

אי ודאות עם מזג האוויר וגורמים סביבתיים

אחד הסיכונים הגדולים ביותר בתכנון חתונה בחוץ, הוא כמובן תנאי מזג אוויר בלתי צפויים. אפילו בעונות יבשות כמו הקיץ, עלולים להיות ימים עם אקלים לא נוח, כמו חום קיצוני, רוחות ועוד, ובעונות המעבר, הסכנה העיקרית היא כמובן גשם. תופעות מסוג זה עלולות להשפיע באופן משמעותי על הנוחות וההנאה באירוע, הן של הכלה והחתן, והן של האורחים בחתונה. בנוסף, סביבה טבעית עשויה לטמון בחובה בעיות הקשורות לחרקים, אלרגנים או נגישות מוגבלת, במיוחד עבור האורחים המבוגרים שלכם, ואנשים בעלי מוגבלויות או צרכים מיוחדים. כמפיקי החגיגה, חשוב לכם לספק מענה עבור כל אחת ואחד מיקריכם, ושכולם ירגישו בנוח ויהנו באירוע המרגש שלכם, שהשקעתם בו כל כך הרבה. 

אתגרים לוגיסטיים, בירוקרטיה ועוד דברים שאולי לא חשבתם עליהם

אירוע חתונה בטבע מצריך תכנון ותיאום קפדניים. סידורי הובלות, השגת היתרים שונים, התקנת תאי שירותים, אספקת חשמל תקינה ועוד, עשויות להיות משימות מורכבות וכאלו שיגזלו מכם זמן יקר ולא מעט אנרגיות. יתר על כן, תיאום עם ספקים רבים, כגון חברת קייטרינג, מעצבים ושירותי הגברה ותאורה, עלול להיות מאתגר במקומות מרוחקים או בשטח פתוח.

הפתרון: אולם אירועים מוקף בטבע, אבל בעיר

כל ההסברים למעלה קצת הורידו לכם, למרות שתמיד חלמתם על חתונה בטבע? למרבה המזל, קיים פתרון המשלב את הטוב שבשני העולמות – טבע ירוק, מדשאות, עצים ואפילו נהר זורם, לצד כל הנוחות הלוגיסטית ״בילט אין״. 

אנחנו מתכוונים כמובן לגן אירועים לחתונה במרכז, מוכן, מרוהט, מתוקתק, עם כל המתקנים, עם כל הפינוקים ועם כל הפינות הלוגיסטיות שהן כבר סגורות ובטוחות.
הבחירה באולם מסוג זה, מבטלת באחת את כל הסיכונים, האתגרים, הקשיים ואי הוודאות, הקשורים לחתונות הנערכות בחוץ.

על ידי בחירת אולם אירועים הממוקם בסביבה של טבע, תוכלו ליהנות מכל הטוב שיש לנוף הירוק להציע, זאת מבלי להתפשר על נוחות, בטיחות או לוגיסטיקה. אולמות אירועים אלו מצוידים במתקנים מתקדמים, מערכת מיזוג אוויר אמינה, חניה בשפע ומתקני שירותים נגישים, מה שמבטיח חוויה נוחה ומהנה עבור כל המשתתפים באירוע.

צוות הפקה מיומן הדואג לכל היבט של האירוע

היתרון המרכזי הטמון באולמות אירועים מסודרים, הממוקמים באזור טבע, הוא נוכחותו של צוות הפקה מקצועי ומיומן, הדואג לכל היבט של החתונה. החל מתחזוקה שוטפת של כל המתקנים ועד שירותים כמו מעצבי אירועים, חברת קייטרינג, מערכות סאונד ותאורה ועוד.הצוות המנוסה מבטיח שכל פרט יטופל ללא דופי. באופן זה, הזוגות העומדים להתחתן, יכולים להוריד את מפלס הלחץ ולהתמקד ברגעים המשמחים של היום המיוחד הזה, תוך שהם משאירים את המורכבות והאחריות לאנשי המקצוע.

לסיכום, אם החלטתם ללכת על חתונה בטבע, אנחנו לגמרי מבינים ותומכים ברעיון – כאמור, אין תחרות לנוף המשגע והרומנטי הזה. עם זאת, חשוב לקחת בחשבון את הסיכונים והאתגרים הכרוכים בלוקיישן שכזה. בחירה באולם אירועים מוקף בטבע, עם צוות הפקה מנוסה, מציעה מענה המשלב את היופי של החוץ עם הנוחות והשקט הנפשי המאפיינים סיוע מקצועי. על ידי הפקדת הלוגיסטיקה והביצוע אצל צוות ההפקה, תוכלו להתפנות לחגוג את אהבתכם על רקע הטבע הקסום, וליצור זיכרונות מדהימים, ללא הלחץ או אי הוודאות המאפיינים אירוע חתונה המתקיים בשטח פתוח.

למה חשוב לבחור בלוקיישן מרכזי עבור אירוע החתונה שלכם?

לצד כל האמור לעיל, חשוב לבחור גם בלוקיישן גיאוגרפי מרכזי עבור החתונה שלכם. בחירה במיקום מרכזי מבטיחה שלמרבית האורחים שלכם יהיה נוח ופשוט להגיע לאירוע. הבחירה הזו תפחית את משך הנסיעה ואת אי הנוחות של המשתתפים, במיוחד אם הם מגיעים מאזורים שונים של הארץ. בדיוק מאותה הסיבה, מיקום מרכזי גם יגביר את הסיכוי שהנוכחות בחתונה שלכם תהיה גבוהה, ולאורחים שלכם יהיו פחות תירוצים וסיבות – למה לא להגיע ולקחת חלק ביום החשוב שלכם. 

כמו כן, מיקום מרכזי מפשט את הלוגיסטיקה של תכנון והפקת אירוע החתונה שלכם. קל יותר לתאם עם ספקים, לרבות שירותי קייטרינג, מעצבים ושירותי תחבורה, כאשר המקום ממוקם במרכז. נוחות זו מתורגמת לאירוע שמתנהל באופן חלק ומקצועי יותר, ופחות סיכויים לתקלות ובעיות שעלולות לשבש את העניינים.

לסיכום, בחירת מיקום מרכזי מבטיחה שהחתונה שלכם תהיה כיפית, מהנה ובלתי נשכחת עבור כל המשתתפים, מה שהופך אותה להחלטה נבונה לחגיגה מוצלחת ובלתי נשכחת.

סידורי פרחים לחתונה: הכירו את הטרנדים החמים של 2022

פרחים מאז ומתמיד היו פופולריים בחתונות. הם הרי מסמלים רומנטיקה, אהבה ולבלוב. הם רכים, צבעוניים, מגוונים ומאפשרים יצירת תפאורה טבעית ומרהיבה. 2022 מביאה איתה שלל טרנדים לוהטים בתחום סידורי הפרחים בחתונות ונראה כי השנה הם הולכים לבלוט יותר מתמיד ומושקעת בהם לא מעט מחשבה. 

תוסיפו לעניין את העיסוק התמידי ברשתות החברתיות, באינסטגרם ובטיק טוק ותקבלו סידורי פרחים יצירתיים ומרשימים במיוחד שפשוט אי אפשר להתעלם מהם.

אז מה חם בעולם סידורי הפרחים? הכירו את הטרנדים הלוהטים של 2022:

 

מואר ונועז

בעוד שגווני פסטל תמיד היו הבחירה המובילה בסידורי הפרחים בחתונות, השנה הזוגות המתחתנים רוצים פרחוניות נועזת ובולטת יותר. הבידודים מספקים לכלות ולחתנים לא מעט זמן לסקור את הרשתות החברתיות ואת אתרי החתונות שמתהדרים באינספור תמונות של חתונות צבעוניות אשר מהוות עבורם השראה. מגווני הדרים ועד גווני סתיו עמומים, החתונות של 2022 מלאות בצבעים מוארים ונועזים.

נראה שהשנה זוגות רבים מוכנים להשאיר מאחור פלטות צבעים רכות ומסורתיות יותר והם מוכנים לסמוך על מעצבי אירועים שיצרו עבורם משהו ייחודי יותר.

ערימות של טקסטורות

השנה זוגות פתוחים יותר מתמיד למגוון רחב של טקסטורות בסידורי הפרחים שלהם. אחת ההעדפות הבולטות היא בבחירת פרחים בעלי טקסטורות שונות ומגוונות ולא רק ורדים שהיוו עד היום את הבחירה הפופולרית ביותר בקרב סידורי פרחים לחתונה. שילובי פרחים ייחודיים הם בהחלט אחד הטרנדים הבולטים של 2022.

סידורי פרחים טבעיים ופראיים

פרחים לא תמיד גדלים בצורה מושלמת אבל השנה יותר ויותר זוגות מאמצים את המראה האורגני שלהם, מה שמעניק לסידורי הפרחים מראה פראי וטבעי יותר. הרי בטבע הפרחים גדלים בדרכים שונות וייחודיות וזה מה שעושה אותם כל כך יפים, אז למה לא לאמץ את זה גם בסידורי הפרחים בחתונה?

הסידור הטבעי והמשוחרר של הפרחים יוצר מראה רומנטי ואומנותי יותר ומעניק לכל סידור פרחים מראה ייחודי ומעניין. 

עיצובים דרמטיים

לעשות את זה בגדול או לא לעשות בכלל – זה המוטו של זוגות מתחתנים רבים ב-2022. אחרי שחיכו כל כך הרבה זמן לחתונה ובין דאגה אחת לאחרת בגלל הנחיות והגבלות משתנות, הזוגות המתחתנים רוצים שהאירוע שלהם יהיה דרמטי ונועז – כזה שלא ישכחו.

כמה מסגנונות הפרחים האהובים כוללים עיצובי פרחים דרמטיים, קשתות פרחוניות בצורות וגדלים שונים, פרחים מדורגים אלגנטיים, מסגרות פרחוניות המשלבות צבעים ומרקמים שונים, סידורי פרחים מופשטים תלויים ונברשות עתירות פרחים.

לא רק שעיצובי הפרחים יהיו דרמטיים יותר, אלא גם ייחודיים יותר. השנה צפויות להיות פחות בקשות לזרי פרחים מסורתיים וסידורי פרחים מרכזיים ויותר בקשות לסידורי פרחים פרועים, דרמטיים ומיוחדים.

סידורי פרחים מגוונים על השולחנות

סידור פרחים לא חייב לעמוד בפני עצמו. הוספת פריטים מעוצבים אחרים כמו נרות או מגוון בקבוקים ואגרטלים יכול העצים כל סידור פרחים. אחד הסגנונות הבולטים של 2022 הוא מספר סידורי פרחים על השולחנות לצד תערובת של נרות בגבהים וגדלים שונים, אגרטלים נמוכים וצבעוניים והכל בתערובת חופשית על כל שולחן.

שילוב של פרחים ואלמנטים עיצוביים נוספים מעלה את הערך של כל סידור פרחים. ויגרום לאורחים להתפעל מהם ולדבר עליהם הרבה זמן לאחר האירוע.

כניסה מפוארת לחופה

במרבית החתונות, רגע הכניסה לחופה הוא הזמן בו האורחים רואים את הכלה לראשונה. זה המקום לנצוץ ולהרשים, ומה יותר מרשים משביל חופה מעוצב בשלל פרחים? אחד הטרנדים של 2022 הוא יצירת כניסה לחופה עשירה בפרחים ואלמנטים עיצוביים נוספים. סידורי פרחים גבוהים ונמוכים והמון נרות, אהילים או עששיות יוצרים מראה רומנטי ודרמטי שמכניס את הכלה למקום קסום שמתאים בדיוק לרגעים המרגשים של החופה.

חופה פרחונית

חלפו הימים של חופות פשוטות ומסורתיות. השנה חופות גדולות ועתירות פרחים תופסות את המקום. החופה יכולה להיות מאסיבית עם המון פרחים צבעוניים שנשפכים ממנה או חופה מקושטת באינספור פרחים בשלל סוגים וצבעים. זה מצטלם נפלא ומעניק לזוג המאושר חוויה עוצמתית יותר. 

שילובי צבעים בלתי צפויים

אחת הדרכים הפשוטות ביותר לבדל את החתונה היא ביצירת פלטת צבעים מיוחדת ומעניינת ולשלב אותה בסידורי הפרחים בחתונה. למשל פרחים בגוונים כחולים וירוקים בהירים יכולים ליצור מראה מרשים ומיוחד כאשר משלבים אותם עם פרחים בצבעים עזים.

שילובים של צבעים בלתי צפויים, יוצרים סידורי פרחים שמיד תופסים את העניין ומאפיינים חתונות רבות ב-2022.

אבל הכי חשוב – הישארו נאמנים למי שאתם ולמה שאתם אוהבים 

ישנן אפשרויות רבות ומגוונות ליצירת סידורי פרחים לחתונה אך עם כל הכבוד לטרנדים, אתם קודם כל צריכים לאהוב ולהתחבר לסגנון מסוים ולא לאמץ אותו רק כי אחרים עושים את זה. 

חשוב להביא את עצמכם לחתונה בכל הקשור לבחירת ספקים, סגנון האירוע ובחירה באלמנטים עיצוביים. שאלו את עצמכם מה אתם אוהבים ומייצג אתכם באופן הטוב ביותר. האם אתם רוצים לבלוט וליצור משהו נועז ולא שגרתי או שאתם מעדיפים ללכת על מראה רך וקלאסי? עם איזה סגנון תרגישו הכי בנוח? 

רק לאחר שתגדירו את הסגנון המועדף עליכם שמתאים בדיוק עבורכם, התחילו בעיצוב החתונה שלכם וסידורי הפרחים הכרוכים בה. 

אולם האירועים ריברסייד מעניק חוויה מושלמת של הפקת חתונה בטבע בזכות תפאורה טבעית ויפייפה המשקיפה לנחל הירקון ומתחם אירועים מעוצב ורומנטי במיוחד.

הפקת חתונה בטבע בקלות ובלי טרחה מיותרת

מציאת לוקיישן יפה הוא החלק הכי פשוט בסיפור הפקת החתונה. משם צריך לדאוג לכל פרט ופרט כדי ליצור אירוע מגובש ושלם. 

מה שברור מאליו בהפקת חתונה באולם או במקום אירועים מסודר, מצריך חשיבה ותכנון מעמיקים וקפדניים כשמדובר בהפקת חתונה באתר בתולי. יש לדאוג לחיבור לתשתיות מתאימות שהן הבסיס לכל האירוע, להזמין ספקי תאורה והגברה, לדאוג לגנרטורים, להשכרת שולחנות וכסאות ובעצם – להכל. 

אבל לא באנו לייאש אתכם אלא לספר לכם שאפשר גם אחרת. אפשר להפיק חתונה בטבע באופן קל ופשוט ובלי טרחה מיותרת. הדבר החשוב ביותר לשם כך הוא למצוא מקום אירועים מסודר עם כל השירותים הדרושים אשר מקיים אירועים בלוקיישן טבעי ויפה.

מה בעצם תצריך מכם הפקת חתונה מאפס?

הפקת חתונה בטבע באופן עצמאי תחייב אתכם קודם כל לשאול את כל השאלות החשובות וגם לענות עליהן כמובן.

אלה 5 השאלות שכדאי שתשאלו את עצמכם לפני שתבחרו בהפקת חתונה מאפס:

1. כיצד עלינו למצוא את הספקים המתאימים להפקת אירוע חוץ?

חשוב לבחון את ניסיונם של הספקים הרלוונטיים עבורכם בביצוע אירועים בטבע והאם יש להם את כל הציוד הדרוש לשם כך ומה הם יצטרכו מכם. 

למשל עליכם לדאוג לגנרטורים חזקים שיוכלו לשמש את הדיג'יי ואת מערכות התאורה וההגברה. תצטרכו קייטרינג שערוך לבשל ולהגיש מזון בתנאי שטח ולוודא כי הוא מספק מקררים, תנורים וכלי בישול והגשה הדרושים לאירוע. בדקו את חוות הדעת שיש על כל אחד מהספקים ונסו לקבל עליהם מידע מזוגות אחרים שהפיקו חתונה בטבע ונעזרו בשירותיהם.

חשוב למצוא חברה אמינה להשכרת ציוד שתסייע לכם בהערכת גודל השטח והתאמת הציוד המתאים לו. חברה להשכרת ציוד תוכל לספק לכם שולחנות, כיסאות, אוהלים ולעיתים אף את האישורים הדרושים להפעלת האירוע. 

קחו בחשבון שלאוהלים ולריהוט הדרושים לכם יש תו מחיר לא קטן בכלל בכלל והם יהוו הוצאה גדולה במיוחד מהתקציב שלכם, לכן עליכם להיערך לכך מראש.

2. כיצד עלינו להתנהל מול הקייטרינג?

מציאת צוות קייטרינג שמכיר את העבודה הדרושה לחתונות בשטח היא החשובה ביותר. חשוב לוודא שלקייטרינג יש ניסיון עשיר בחתונות בטבע וכי הוא ערוך לעבוד בתנאי חוץ. כמו כן מומלץ לוודא שלקייטרינג יש רישיון להגשת אלכוהול ושהוא מספק גם שירותי בר או שתצטרכו להוסיף השכרת בר משקאות לרשימת המשימות שלכם.

3. כיצד כדאי לקשט את מתחם האירוע?

לכל סביבה חיצונית, בין אם זה חוף ים, חורשה או שדה מלא פרחים, יש יופי ואסתטיקה טבעיים משלה, כך שהיא כשלעצמה מהווה תפאורה צבעונית, חיה ויפה. עם זאת, יש צורך בתפאורה וקישוטים נוספים שיעשירו את מתחם האירוע כמו עיצוב שולחנות, סידורי פרחים ואלמנטים עיצוביים נוספים. לשם כך חשוב למצוא מעצב אירועים בעל ניסיון בעיצוב אירועים בשטח או שתצטרכו לספק בעצמכם את הקישוטי הדרושים למקום. אסור לשכוח שום פרט ולכן לעיתים קרובות מדובר בעבודת נמלים של ממש.

4. האם המקום נגיש לאורחים שלנו?

חתונה בטבע לרוב מצריכה נסיעה בדרכים לא מסודרות או למקומות מרוחקים כדי להגיע למקום המתאים לקיום האירוע. גם אם התאהבתם במקום כזה בזכות הנוף והתפאורה הטבעית שלו, האורחים שלכם עשויים להתלהב פחות אם הם יצטרכו לנסוע במשך שעות ובדרכים מסובכות כדי להגיע לאירוע שלכם.

משום כך חשוב למצוא מקום שנמצא באזור מרכזי ונגיש המאפשר הגעה קלה ונוחה, מה שהופך את המשימה ללא פשוטה כלל.

5. האם יש לנו תוכנית גיבוי למקרה של מזג אוויר לא צפוי?

מזג אוויר לא נעים הוא תמיד דאגה מרכזית עבור זוגות שמתכננים אירועים בחוץ. אם אתם הולכים על אוהל, במקרה זה כדאי שתוודאו שיש לו גם קירות צדדיים למקרה הצורך. עם זאת, אוהל, חזק ככל שיהיה, לא מספק מענה מתאים למזג אוויר סוער, לרוחות עזות או לחום קיצוני. משום כך הפקת אירוע בטבע מאפס וללא מבנה מקורה, טומנת בחובה לא מעט סיכונים ודאגות שלא בהכרח שווים את זה במבחן התוצאה.

מה עושים? חוגגים בטבע אבל במקום מסודר!

הפקת חתונה בטבע לא חייבת להיות מורכבת וקשה כל כך. אם אתם חולמים על חתונה באווירה טבעית ועם נוף ירוק ויפייפה, כל שעליכם לעשות הוא למצוא מתחם אירועים מסודר אשר עורך אירועים מדהימים באווירה טבעית ומספק חלל אירועים פנימי במקרה הצורך. 

איפה תמצאו מקום כזה? אנחנו מכירים מקום שעונה על כל הקריטריונים האלה ועוד.

הכירו את מתחם האירועים ריברסייד

מתחם האירועים ריברסייד ממוקם בתל אביב ממש על גדול נחל הירקון ומאפשר לכם לערוך חתונה במרכז הארץ עם נגישות נוחה ומהירה עבורכם ועבור האורחים שלכם. המתחם משקיף על מי הירקון, על עצים ועל שטח פתוח, טבעי ויפייפה.

בשונה מהפקת אירוע בטבע שמוטלת כולה על כתפיכם, בריברסייד עומד לרשותכם צוות מקצועי ומיומן בקיום אירועים, עם תשתיות קבועות, אולם מעוצב, קייטרינג מדהים ומערכות הגברה ותאורה.

בריברסייד תמצאו את כל הדרוש לכם להפקת חתונה בטבע ללא שום טרחה מצדכם ומבלי שתצטרכו לדאוג לאינספור משימות להפקת האירוע המאושר שלכם. 

אם אתם חולמים על אירוע אינטימי עם נוף טבעי ומרהיב, אווירה רומנטית ונעימה ושירות ברמה הגבוהה ביותר, יש לנו הרגשה שאירוע בריברסייד הוא הבחירה המושלמת עבורכם. בואו נדבר ונשמח לספר לכם יותר על הפקת חתונה חלומית במתחם האירועים שלנו. 

10 טיפים חיוניים להפקת חתונה

כשמתכננים חתונה, יש דברים שנחמד לדעת, ויש דברים שחייבים להבין כבר בשלב הזה. גם אם אתם בטוחים שהכל תחת שליטה, ישנם כמה כללים קריטיים להפקת חתונה מוצלחת, שממש לא כדאי לפספס. 

1 האורחים במקום הראשון

עוד הרבה לפני שמשריינים אולם, קודם כל כדאי להיסגר כמובן על רשימת האורחים שלכם, ולהבין את סדר הגודל שלה. חשוב לבחור מקום שמצד אחד יכיל את כמות האורחים בצורה נינוחה ומרווחת, ומהצד השני, לא ירגיש ריק מדי. לעתים קרובות, אנחנו נתקלים במצב של צפיפות באירוע, וזה ממש לא נעים. בטח לא בעידן הקורונה. כמו כן, יש לקחת בחשבון את השטח הנדרש עבור השולחנות, המלצרים המתרוצצים, הבמה והמקרן, וכמובן רחבת הריקודים.

2 בדיקת תאריכי החתונה האופציונליים מבעוד מועד

חשוב לוודא מבעוד מועד שתאריך החתונה שלכם לא נופל על יום של עצרת זיכרון, תערוכה גדולה באזור האירוע, הפגנה, פסטיבל המוני וכו'. אירועים מסוג זה עלולים להשפיע לרעה על האירוע שלכם, במיוחד מבחינת פקקים וכדומה. לכן, רגע אחרי שקיבלתם מהאולם את התאריכים הזמינים לחתונה שלכם, כדאי לבדוק לעומק בלוח השנה לגבי מועדים שעלולים להיות בעייתיים ולהשפיע על היום החשוב שלכם. 

3 הקשיבו לאמא טבע

במיוחד אם מדובר בהפקת חתונה בטבע, שימו לב למזג האוויר ולמטרדים פוטנציאליים אחרים. כידוע, האורחים עוזבים מוקדם מהרצוי, חתונות קיץ לוהטות ומיוזעות, וגם קבלות פנים חורפיות, שלא חוממו בצורה מספקת. חרקים ומעופפים, לרבות יתושים וזבובים, רוחשים גם הם באזורים מסוימים בעונות מסוימות ועלולים לחרב את החגיגה בלי להתבלבל. שווה לשכור שירות הדברה, או לחשוב על פתרון יצירתי, כמו למשל לפידי אש שהם גם דוחי יתושים. כמו כן, במקרה ואתם חולמים על טקס חופה בשקיעה, כדאי לבדוק בדיוק באיזו שעה היא מתחילה בעונה ובתקופה בה אתם חוגגים, ולהסתנכרן בהתאם. 

4 חבר מביא חבר

כמו שאומרים, אין על המלצות מפה לאוזן, וכאשר אתם מתכננים את האירוע המרגש שלכם, כדאי להיעזר בספקים שלכם, שסביר להניח שכבר "שוחים" בתחום במשך שנים. תנו לספק אחד להוביל אותכם לאחר. צלם החתונות שלכם, יכול להמליץ על די.ג'יי, מפיקי האירוע יכולים להמליץ על בר אלכוהול מוצלח וכו' וכו'. אין חכם כבעל ניסיון.

5 נצלו את המומנטום של סגירת החוזה עם הספקים

רגע לפני שאתם חותמים על חוזה עם הספקים, זה הזמן הטוב ביותר להוציא מהם עוד אקסטרות ופינוקים שיהיו כלולים במחיר. מרבית הספקים יעדיפו להבטיח את ההזמנה ולסגור עניין, מאשר להתמקח כל הדרך לפירוק העסקה. קחו בחשבון שבשלב מאוחר יותר, הם עשויים להיות פחות גמישים ואולי פחות ילכו לקראתכם, לכן נצלו את המומנטום הזה כדי לקבל תמורה כמה שיותר גדולה עבור הכסף שלכם. 

6 אל תשכחו להוסיף את כל אנשי הצוות לחישוב כמות המנות בחתונה

עוד הוצאה לא צפויה? להאכיל את צוות העובדים והספקים בחתונה. לפני שאתם חותמים על החוזה עם חברת הקייטרינג לחתונה, ודאו שאינכם נדרשים להגיש את אותה ארוחה שהאורחים יקבלו, גם לספקים. אחרת, אתם עלולים לשלם עבור 20 מנות גורמה נוספות. מומלץ לבחור עבור הצוות ארוחה פחות יקרה (אך דשנה באותה מידה). תצטרכו ליידע את חברת הקייטרינג כמה ימים לפני החתונה, בדיוק כמה ספקים אתם צריכים להאכיל (אל תשכחו עוזרי צלם, מאפרות וכו' וכו') ומה אתם מעוניינים שיוגש להם.

7 ארגנו את כל מסמכי החתונה במקום אחד

בקלסר גדול, רכזו את כל ההתכתבויות שלכם עם הספקים, הערות שאתם רושמים במהלך פגישות, ותמונות או רפרנסים שאתם רוצים להראות לספקים. הגדירו  כתובת אימייל מיוחדת המוקדשת לחתונה, ואחסנו מספרי ספקים חשובים בטלפון הנייד. לתכנון תוך כדי תנועה, ושמירה על הכל במקום אחד, ניתן להוריד לנייד אפליקציה ייעודית לתכנון חתונות.

8  חלקו את התקציב בצורה חכמה

תקציב החתונה שלכם צריך לעמוד בנוסחה הבאה: 48 עד 50 אחוזים מהתקציב הכולל על קבלת הפנים והאוכל; 8 עד 10 אחוזים עבור פרחים; 8 עד 10 אחוזים עבור לבוש; 8 עד 10 אחוזים לבידור/מוזיקה; 10 עד 12 אחוזים עבור צילום/וידאו; 2 עד 3 אחוזים עבור הזמנות (אחוז שעשוי לרדת לאפס בעידן הדיגיטלי; 2 עד 3 אחוזים עבור מתנות לאורחים; ו-8 אחוזים עבור שונות כמו מפיק חתונה. חיוני להקצות 5 עד 10 אחוזים נוספים מהתקציב להוצאות בלתי צפויות כמו למשל הדפסת הזמנות נוספות בגלל טעויות, צרכי הפקה נוספים, מטריות ליום גשום ועוד.  

9 התייעצו עם הספקים עצמם 

ספקי החתונה שלכם אמורים להיות המומחים המיומנים והיועצים הטובים ביותר בתהליך ההפקה. כשאתם עובדים איתם, אתם יכולים להרגיש חופשיים לחקור אותם ולהתייעץ לגבי הבחירות הטובות באמת – זה יכול להיות הגשת חטיף בשעות הלילה המאוחרות במקום מנה ראשונה, וזה יכול להיות המלצה להצטלם אחר הצהריים במקום בשעה מוקדמת יותר. כל עצה כזו יכולה להיות שווה זהב. השורה התחתונה היא שאתם צריכים להרגיש שאתם יכולים לנהל איתם שיחה כנה על מה שאתם רוצים. התפקיד שלהם יהיה לומר לכם מה ניתן לביצוע ומה לא, בהתחשב בתקציב שלכם לאירוע. 

10 חתונה בדקה התשעים

לפעמים, דווקא הפקה של הרגע האחרון יכולה לעבוד לטובתכם. ככל שתאריך האירוע קרוב יותר, כך יש לכם יותר כוח מיקוח. מכיוון שרוב הזוגות מזמינים את המקום לחתונה שלהם לפחות חצי שנה מראש, דווקא שריון למועד קרוב יותר, עשוי לחסוך לכם 25 אחוזים מהמחיר.