ארגון חתונה

הגדירו תקציב

הגדרת תקציב היא אחד השלבים החשובים ביותר בתכנון חתונה, שכן היא תעזור לכם לקבוע מה אתם יכולים להרשות לעצמכם ומה עליכם לתעדף. חתונות יכולות להיות יקרות, לכן חשוב שיהיה לכם מושג ברור כמה אתם מוכנים להוציא לפני שתתחילו לקבל החלטות חשובות כלשהן.

ברגע שיש לכם תקציב מגובש להפקת האירוע, הגיע הזמן להתחיל לפרק את העלויות. קחו בחשבון את כל ההוצאות הנלוות לחתונה, כמו מקום האירוע, דיג'יי, פרחים, צילום, בגדים ושלל ספקים. ערכו רשימה של כל הפריטים הללו והקצו החלק מהתקציב לכל אחד מהם. זכרו שחלק מהפרמטרים, כמו מקום האירוע יתפסו חלק גדול מהתקציב שלכם.

לאחר שתהיה לכם רשימה של עלויות משוערות, תוכלו להתחיל לחפש אולם אירועים, ספקים, מוצרים ושירותים שמתאימים למסגרת התקציב

לצד הקצאת תקציב עבור שירותים ופרמטרים שונים, הקפידו להקצות סכום מסוים מהתקציב עבור הוצאות נוספות ובלתי צפויות שעלולות לצוץ לאורך התהליך.

צרו רשימת מוזמנים

ערכו רשימה מפורטת של האנשים שתרצו להזמין לאירוע שלכם. רק לאחר שתדעו את מספר האורחים הצפוי להיות באירוע, תוכלו לחפש אולם אירועים עם קיבולת מתאימה ותוכלו להזמין מספר מנות שתואם את ההערכה שלכם.

בחרו תאריך ומקום

בחירת תאריך ומקום היא שלב מכריע בתכנון החתונה, מכיוון שהיא קובעת את הבסיס לשאר התוכניות שלכם. התאריך והמקום קשורים זה בזה, מכיוון שהזמינות של אחד יכולה להשפיע על הזמינות של השני.

התחילו על ידי הגדרת מסגרת זמן כללית לחתונה שלכם. קחו בחשבון את העונה והזמן בשנה, כמו גם את כל החגים והאירועים הגדולים שעשויים להשפיע על החתונה שלכם. זכרו שעונות שיא ותאריכים מיוחדים עשויים להיות מבוקשים יותר, כך שייתכן שתצטרך להתגמש עם התאריך המועדף עליכם.

ברגע שיש לכם כיוון לגביי המועד הרצוי לאירוע, התחילו לחקור מקומות שמתאימים לסגנון ולתקציב שלכם. קחו בחשבון את גודל רשימת האורחים שלכם, כמו גם את כל הצרכים או הדרישות הספציפיות שיש לכם.

כאשר אתם בוחנים מקומות פוטנציאליים, רשמו הערות ובדקו היטב את האווירה הכללית בחלל, כמו גם את הפריסה שלו והתאמתה לסוג האירוע שלכם. חשבו איך המקום יראה בתמונות ואל תשכחו להתחשב גם בשיקולים לוגיסטיים כמו חניה ונגישות.

ארגון חתונה בתל אביב יאפשר לכם ליהנות מאולם אירועים במיקום מרכזי ועם נגישות גבוהה עבורכם ועבור האורחים שלכם, כמו גם גישה למגוון רחב של ספקים איכותיים.

בחרו נושא או סגנון

בחירת נושא או סגנון חתונה היא חלק מהנה ויצירתי בתכנון החתונה, שכן היא מאפשרת לכם לשים את החותמת האישית שלכם ביום הגדול בחייכם. סגנון החתונה קובע את הטון לכל האירוע, החל מההזמנות דרך העיצוב ועד הלבוש.

בעת בחירת נושא או סגנון, התחשבו בהעדפות ובתחומי העניין האישיים שלכם כזוג. האם אתם רוצים חתונה מסורתית או מודרנית? האם יש לכם צבע או נושא אהובים שאתם רוצים לשלב וליצור נושא חדש עבור החתונה שלכם? האם יש תחביבים או תחומי עניין מיוחדים שאתם חולקים שיכולים לשמש כהשראה?

ברגע שיש לכם מושג כללי על הסגנון או הנושא שאתה רוצים, התחילו לאסוף השראה. חפשו השראה במגזינים, בלוגים מקוונים ופלטפורמות מדיה חברתית, אתרי חתונות ואפילו בחיי היומיום שלכם. אתם יכולים ליצור לוח בפינטרסט או לוח השראה פיזי כדי לאפשר לעצמכם לדמיין את הרעיונות שלכם ולראות איך כולם עובדים יחד.

כשאתם מתחילים לתכנן את פרטי החתונה שלכם, זכרו את הנושא והסגנון שהגדרתם. שלבו אותם בהזמנות, בעיצוב, בפריטים המרכזיים ואפילו בבגדי החתונה שלכם. לדוגמה, אם אתם מתכננים חתונה בסגנון בוהו שיק, תוכלו לבחור בפרחים במראה טבעי ואורגני, שמלת כלה קלילה ואוורירית ויצירת אווירה נינוחה ובלתי רשמית.

בחרו ספקים

בחרו את הספקים שיעניקו לכם שירותים לאורך תכנון החתונה ובמהלכה כמו חנות פרחים, צלמים ודיג'יי.

הקפידו לקרוא חוות דעת שלזוגות אחרים ולקבל המלצות על כל ספק. תוכלו לפנות לאנשים שאתם מכירים או למצוא חוות דעת בשלל קבוצות ברשתות החברתיות ובאתרים ייעודיים לתחום החתונות.

תכננו את קבלת הפנים והטקס

החליטו על כל הפרטים לשלב קבלת הפנים שלכם כמו סגנון מוזיקה, קוקטיילים בכניסה והאם תקחו חלק בקבלת הפנים. לאחר מכן תכננו את טקס הנישואין שלכם. איזה סגנון חופה תרצו, מי יעמוד תחתיה וכיצד תרצו שהטקס יתנהל. 

בחרו בגדים לחתונה

אחד השלבים המרגשים ביותר בתכנון החתונה הוא בחירת הבגדים. חשוב להתחיל בחיפוש השמלה המושלמת כחצי שנה לפני האירוע, אך מומלץ לבחור אותה כחודשיים – שלושה לפני האירוע, בשל שינויים אפשריים בהעדפות ובסגנון, במשקל גוף וגורמים נוספים.

חשוב לקחת בחשבון את מזג האוויר הצפוי בתקופת החתונה כאשר בוחרים שמלה, חליפה ונעליים, כך שתוכלו ליצור מראה יפיפה שמתאים לאקלים ומעניק נוחות מירבית.

שלחו הזמנות

לאחר שיש לכם את כל הפרטים החשובים על  החתונה שלכם, כמו תאריך, מיקום ורשימת אורחים מגובשת, הגיע הזמן לשלוח הזמנות מעוצבות ומרגשות לאורחים שלכם.

תהנו מהיום הגדול שלכם

זהו, הגיע היום הגדול לו חיכיתם. אחרי תקופה ארוכה של תכנון וציפיה, הגיע הזמן להשתחרר, להנות ולחגוג באירוע המושלם שלכם. 

זכרו שתכנון חתונה אמנם יכול להיות מלחיץ, אך על ידי ארגון נכון וביצוע השלבים הללו, תוכלו להפיק את חתונת חלומותיכם בהנאה גדולה.

בין אם אתם מתכננים חתונת ערב או חתונה ביום שישי בתל אביב, אולם האירועים "ריברסייד" עשוי להיות המקום המושלם עבורכם. 

זהו, הוא (או היא?) שלף את הטבעת ואמרת "כן!" לשאלת מיליון הדולר. אחרי כך וכך שנים ביחד, החלטתם למסד את הקשר, ואין כמו מסיבה המונית יותר או פחות, כדי לחגוג את אהבתכם הגדולה. העניין הוא, שארגון חתונה הוא לא עסק פשוט. הוא כרוך בשלבים רבים וקריטיים להצלחת האירוע הזה, שכולנו שואפים שיהיה אירוע של פעם אחת בחיים, ושיהיה מיוחד ובלתי נשכח עבור האורחים שלנו, כמעט כמו שהוא עבורנו, הזוג המתחתן.

תכנון חתונה הוא עניין המצריך עבודה מסודרת ומאורגנת, תכנון קפדני תוך ירידה לפרטי פרטים, וקבלה של הרבה החלטות לאורך הדרך, שישפיעו על הצלחת האירוע וגם על האופי, המראה, האווירה ושביעות הרצון של האורחים, בסופו של דבר. 

בואו ננסה לעשות קצת סדר ולדבר על הדברים החשובים, בסדר יורד, החל מההחלטות והצעדים החשובים ביותר, ועד הפרטים הקטנים, שניתן קצת לדחות את הטיפול בהם להמשך הדרך.

בשלב הראשון – קבלת החלטות קריטיות

כאמור, הפקת אירוע בסדר גודל של חתונה, גם אם היא קטנה ומצומצמת, כרוכה בקבלת החלטות ראשוניות, שלמעשה יכתיבו את כל האופי של האירוע, וחייבים להתמודד איתן כבר בשלבים הראשונים. בשלב הראשון, תצטרכו אתם בני הזוג, להחליט ביניכם לבין עצמכם – מהו גודל האירוע בו אתם מעוניינים? האם אתם טיפוסים מוחצנים, חובבי מסיבות גדולות וסוערות ותמיד חלמתם על אירוע חתונה הוא הפקת ענק? אולי אתם בכלל טיפוסים רגועים יותר, אבל להורים שלכם חשוב מאוד להזמין את כל בני המשפחה המורחבת והחברים, ואין מנוס מלהרים אירוע גדול? אולי דווקא, לאור שנת הקורונה, הבנתם את היתרונות שבאירועים אינטימיים, ודווקא מתחשק לכם לשמור על רשימת מוזמנים קצרה ומצומצמת? הכל לגיטימי, אבל חייבים לקבל החלטה חד משמעית בהקדם. כמו כן, בשלב הזה מומלץ להחליט באיזה אזור בארץ, פחות או יותר, אתם מעוניינים לערוך את החתונה.

בשלב הבא – תיעוד ורישום של כל פרמטר בהפקה

כעת, לאחר שנסגרתם בגדול על היקף החתונה ועל האזור, זהו הזמן להתחיל להכניס סדר ומשמעת לתוכנית, ואת זה, יודע כל מפיק, עושים בעזרת רישום דיגיטלי מסודר, רצוי בטבלאות אקסל. מומלץ לפתוח קובל שירכז את כל היבטי הפקת החתונה, בחלוקה לגיליונות לפי נושאים – אולם חתונה, קייטרינג, די.ג'יי, עלויות, משימות וכו'. כשעובדים מסודר, הכל מתנהל על הצד הטוב ביותר, ויש פחות מקום לטעויות ולשכחה של מטלות חשובות.

אחרי שנסגרתם על אזור בארץ – לסגור אולם אירועים

במקרה שלא ידעתם, מסתובבים ביניכם עוד זוגות רבים שהתארסו בשנה האחרונה ונאלצו לדחות ולדחות את החתונה, וכעת, לאחר החיסונים, כולם כולם כולם – עלו שוב על גל תכנון החתונה שלהם. אנחנו מספרים לכם את זה כדי למנוע מצב בו אתם "נרדמים בשמירה" ונשארים עם מעט מדי אופציות לאולם אירועים מתאים לחתונה שלכם. במילים אחרות, כדאי למהר ולהסגר על עצמכם, ולאחר שהבנתם כמה מוזמנים פחות או יותר יהיו בחתונה, ואיפה פחות או יותר אתם רוצים לערוך אותה, כדאי להתחיל ליצור קשר עם אולמות אירועים רלוונטיים, ולמהר לסגור תאריך ושעה, בזמן שעוד אופציות רבות וטובות פתוחות בפניכם.

מיד לאחר האולם – לבחור חברת קייטרינג לחתונה

עוד עניין שנחטף כמו לחמניות חמות, הוא חברות קייטרינג מוצלחות ופופולריות המתמחות בתחום החתונות. הצד האחד, קמות יותר ויותר חברות כאלה, כאשר יותר ויותר שפים חובבים או מקצועיים, החליטו בעקבות סגירת המסעדות בתקופת הקורונה – להציע שירותי קייטרינג לחתונות ולאירועים, אך מהצד השני, כולם נהיו פודיז בשנים האחרונות, והמרדף אחר הקולינריה המושלמת לחתונות רק הולך וגובר. במילים אחרות, גם בתחום הזה אתם מתחרים עם עוד הרבה זוגות שמעוניינים להביא לאורחים שלהם בחתונה את המנות המעודכנות, המסוגננות והטעימות ביותר. כדי לבחור חברת קייטרינג מתאימה, תצטרכו לבחון היטב את היקף החתונה, את מקום וסגנון אולם האירועים, וכמובן לנסות להבין לאיזה סגנון בישול אתם הכי מתחברים, והאורחים שלכם יהנו ממנו. ההמלצה שלנו היא לבדוק איזו חברת קייטרינג מציעה את שירותיה במסגרת האולם שבחרתם (חברת "הבית" של האולם). הסיבה לכך היא שעובדי חברות קייטרינג שמתורגלים לעבוד במטבחים מסוימים, יבטיחו לכם יעילות ושירות מהיר וחיוני במהלך האירוע, יותר מאשר חברה חיצונית שתביאו למקום.

גדול עליכם להפיק לבד? יש אנשים שזה המקצוע שלהם

אם כל המידע והמטלות הללו למעלה הכניסו אתכם לחרדה מסוימת ואתם עדיין לא יודעים מאיפה להתחיל, כדאי לדעת שישנם היום פתרונות "אאוטסורס" לכל דבר, ובוודאי בתחום הפקת האירועים. יש לא מעט אנשים פרטיים וחברות הפקה, המתמחות בכל שלבי ארגון החתונה, מהגדול לקטן. מה שאומר, שאם "אין לכם" את זה בתחום ההפקה והארגון, או שאתם עסוקים מדי בכדי להתעסק בכל הפרטים, תוכלו לשכור את שירותיהם של מפיקים מקצועיים, לשים את המטלות השונות בידיים שלהם, ולהניח להם לעשות את הקסם שלהם, שייאפשר לכם להיות כמעט אורחים בחתונה של עצמכם. חשוב לדעת שאת ההחלטות הגדולות, עדיין תצטרכו לקבל בעצמכם, לרבות כמות מוזמנים ובחירת אולם החתונות, אך ברוב התחומים תוכלו לקבל ייעוץ והכוונה מצוות ההפקה, שכבר יודע להתאים ולהמליץ על כל נותני השירות הדרושים לאירוע – חברות קייטרינג, דיג'יי, חברות לעיצוב אירועים ועוד ועוד. יתרון נוסף בשכירת שירותיהם של מפיקים, טמון בכך שהם יאירו את תשומת לבכם לפרטים חשובים שאולי לא חשבתם עליהם בעצמכם. 

תכנון מוקדם יהפוך את נושא ארגון החתונה למשתלם ויעיל

כמו כל דבר בחיים, מי שחוסך כסף יוכל לקנות אח"כ דברים גדולים יותר, מי שמתאמן יהפוך להיות טוב יותר בתחום שלו, מי שמשקיע ומתאמץ יקטוף את הפירות שלו ומי שמתכנן מראש סביר שיצליח להיות מאורגן יותר ויעיל יותר. תכנון מוקדם הוא לא כזה מסובך, מדובר סה"כ בשיחה מקצועי שתעשו ותקדישו לה שעתיים מזמנכם הפנוי, תאמינו לנו זה ישתלם לכם בהמשך ויהפוך את כל נושא ארגון החתונה לקל בהמשך. הטיפ הראשון ואולי הכי חשוב בעניין ארגון חתונה הוא התכנון המקדים, של הכל בערך. תכננו את התקציב של האירוע, את מספר האורחים, חשבו אם אתם רוצים אולם או גן, חשבו על 2-3 תאריכים אופציונלים (כולל עונה בשנה ויום בשבוע). תכננו את התקציב שיש לכם לאירוע ואת כל אלו מומלץ לעשות בזמן שאתם בבית יושבים על כוס יין טוב או תה לרציניים ובשיחה נעימה וכייפית.

ערכו רשימת ספקים אופציונאלית

בטרם תתחילו פגישות עם ספקים – חשוב לערוך רשימה או לפחות להבין מי הספקים שחשובים לכם לאירוע ומי לא. האם אתם מוכנים להשקיע בעיצוב לחתונה או לעשות בעצמכם, עד כמה חשובה לכם המתנה לאורחים ובכלל כמה אתם מוכנים להוציא על דיג'יי. בריברסייד (riverside) אגב, תוכלו לקבל רשימת ספקים מקצועיים ונחשבים בשוק, שאנחנו עובדים עמה במחירים משתלמים. (ריברסייד הם חלק מקבוצת דינמו שכולל מספר מקומות לאירועים בתלאביב ולכן גם יש לנו את האפשרות להציע לזוגות שלנו את הספקים הטובים בשוק במחירים מעולים)

תאמו פגישות באותו יום

טוב פה כבר מדובר בטיפ זהב. לדחוס וכמה שיותר. טוב אנחנו מגזימים, אבל הבנתם את הקונספט. בסופו של דבר יש לא מעט פגישות שצריך לעשות בטרם האירוע (ללכת פיזית לבחור אולם אירועים, טעימות קייטרינג, פגישה או שתיים עם הדיגיי, צלמת, איפור ניסיון, שיער ניסיון ועוד), לכן כדי להקל על כל ענייני סגירת הספקים אפשר ורצוי לתאם את הפגישות איתם באותו יום. נסו לדחוס לפחות 2-3 ספקים אחד אחרי השני, ללכת לדיגיי אחרי הטעימות של האירוע, לפגוש את הצלמת אחרי הפגישה של עורך או עורכת והטקס. כך תוכלו לחסוך לא מעט זמן בארגון חתונה

אל תהפכו לבריידזילה מהסרטים

לא שאנחנו חושבים שאתם כאלה, כי אם אתם קוראים את הכתבה הזאת סביר להניח שאתם מהז'אנר הקליל והזורם, אבל חשוב להפוך את ארגון החתונה לכייפי, קליל ובעיקר שיהיה אתם. נכון, יש לא מעט לחצים מצד ההורים (אתם רוצים חתונה צמחונית על טהרת הדגים, והם טוענים שלחצי מהמשפחה לא יהיה מה לאכול אם לא יגישו סטייק), אתם רוצים חתונה מצומצמת עם הכרות ישירה עם כל האורחים והם רוצים להזמין את הדודה של סבתא מלונדון. כך או כך, כמו בזוגיות טובה, תתפשרו, תזרמו, גלו גמישות ותעשו את זה כך שהדרך לאירוע תהיה נעימה.

הריברסייד מתאים לאירועים קטנים של 100 איש לצד אירועים של עד 250 איש בישיבה מלאה, ועד 400 איש באירועי קוקטייל ומסיבות

קרדיט צילום: יונתן בן חיים, שי-לי עוזיאל