כמה זמן מראש צריך לסגור מקום לחתונה בתל אביב? טיפים לתכנון חכם

נכון, לא כדאי לחכות לרגע האחרון, אבל גם לא צריך להילחץ לחינם. בואו נעשה סדר, נפרק את תהליך הפקת החתונה לשלבים – ונגלה איך בונים לוח זמנים חכם שיחסוך לכם לחץ, כסף ופשרות

החל מאולמות שיקיים בסגנון אורבני, ועד למתחמים ירוקים על גדת הירקון – בתל אביב תמצאו אינספור לוקיישנים, כך שכמעט כל זוג יכול למצוא בה מקום שתואם את הסגנון שלו.
אבל יש שאלה אחת שכולם שואלים בתחילת הדרך, רגע אחרי הצעת האירוסין המיוחלת: כמה זמן מראש צריך לסגור מקום לחתונה בתל אביב? התשובה היא כמובן מורכבת משנדמה, ולמעשה – אין תשובה אחת נכונה. שכן, העניין תלוי במספר גורמים ומשתנים: באיזו עונה אתם מעוניינים להתחתן, מהו גודל האירוע המתוכנן, באיזה יום בשבוע יתקיים האירוע ועד כמה אתם גמישים.

מבולבלים? בואו נעשה סדר, נפרק את תהליך התכנון לפי שלבים – ונגלה איך בונים לוח זמנים חכם שיחסוך לכם לחץ, כסף ופשרות.

1. השלב הראשון – להבין מה בעצם אתם רוצים, ולפני הכול –
את היקף האירוע הרצוי

כמו בכל דבר גדול, ההיגיון אומר שלפני שיוצאים לתהליך של חיפוש, צריך לדעת מה בדיוק מחפשים, ולא סתם ״לירות באפילה״:

• כמה אורחים אתם מתכננים להזמין (חתונה סולידית עם 200 משתתפים או אירוע גדול יותר?)
• מהו הסגנון שמדבר אליכם – סטייל אורבני, מקום  עם טבע ונוף, לוקיישן על הים, או בכלל גלריה בוהמית?
• מהו סדר העדיפויות שלכם – קולינריה, עיצוב, מיקום או מסיבת ריקודים סוערת עד אור הבוקר? מהם הדברים החשובים לכם במיוחד.

ברגע שיש לכם ביד, באופן מסודר, תשובות לשאלות האלה, קל יותר לדעת מתי להתחיל לחפש אולם.

חשוב להבין שבין אם זו גלריה בלב העיר או אולם על שפת הירקון, האולמות הקטנים בתל אביב  נסגרים מהר, בעיקר בעונות המבוקשות – ולכן כדאי להתחיל לבדוק אפשרויות לפחות 10–12 חודשים מראש.

2. השלב השני – להבין את עונות השנה והביקוש – מהן תקופות ה״פיק״ בעיר? 

העיר אמנם פעילה כל השנה, אבל יש תקופות שהן עמוסות ופופולריות יותר:

• מאי עד אוקטובר – עונת השיא של החתונות. המקומות השווים והאיכותיים משוריינים חודשים רבים מראש.
• נובמבר–מרץ – עונה רגועה יותר, עם זמינות גבוהה ומחירים גמישים יותר.
  

אם אתם חולמים על חתונת קיץ תל אביבית, עם טקס חופה תחת כיפת השמיים, כדאי לסגור מקום לפחות שנה מראש. לעומת זאת, אם אתם גמישים ומעדיפים חתונת חורף אורבנית, יתכן ותמצאו מקומות גם 4–6 חודשים מראש.

אבל יש עוד סיבה ״קטנה״ להקדים ולשריין מקום, היבט שלא תמיד מדברים עליו. אנחנו מתכוונים כמובן לרמות הסטרס שלכם – הכלה והחתן. סביב תהליך הפקת אירוע החתונה, מתהווה הרבה לחץ, שמעורבב בהתרגשות. כל עוגן שיכול להעניק לכם יציבות, יפחית משמעותית את רמות הסטרס שלכם, הן בתהליך ההפקה והן ביום האירוע עצמו. 

טיפ זהב: אם אתם פתוחים לחתונת שישי בצהריים או לאירוע באמצע השבוע, תמצאו לוקיישנים מעולים במחירים נוחים יותר, גם בהתראה קצרה יחסית.

3. שלב שלישי – סוגרים את הלוקיישן לפני הכול

אולם האירועים הוא הבסיס לכל התכנון ותהליך ההפקה. לפני שמזמינים די.ג’יי, מעצבים או קייטרינג – חייבים לדעת איפה האירוע יתקיים.
אולמות האירועים בתל אביב מתאפיינים בסגנונות מגוונים:

• גלריות בוטיק במרכז העיר – לזוגות המעוניינים באירועים קטנים באווירה אינטימית.
• חללים תעשייתיים־מעוצבים בדרום העיר – מתאימים לזוגות המחפשים מקום בוייב אורבני וצעיר.
• גנים ואולמות על הירקון או בנמל תל אביב – לאלו שלא מעוניינים בתחושת הטבע והחופש – גם בתוך העיר.

חשוב לציין כי לוקיישנים מבוקשים במיוחד (כמו למשל כאלה המשלבים גן ואולם, ומביאים את הטבע לעיר) עשויים להיתפס אפילו שנה וחצי מראש, במיוחד אם מדובר בתאריכים פופולריים בקיץ.

4. השלב הרביעי – אחרי שסגרתם מקום: בניית לוח זמנים חכם

לאחר שסגרתם אולם לחתונה בתל אביב, מתחיל השלב של בניית התמונה המלאה:

• 8–10 חודשים מראש – סגירת די.ג’יי, צלמים, קייטרינג (במקרה שהשירות אינו כלול בחבילת האירוע שהאולם מציע), מעצב/ת לשמלת הכלה ולחליפת החתן.
• 6 חודשים מראש – עיצוב, הזמנות, בחירת ספקי עיצוב, בר, וידאו ואלמנטים מיוחדים (כמו עמדות צילום או מתנות לאורחים).
• 3 חודשים מראש – סגירת רשימת מוזמנים, ישיבה סופית עם המקום, טעימות והכנות אחרונות.

5. בשלב החמישי – תכנון כלכלי: מתי וכיצד התזמון משפיע על המחיר?

מעבר לזמינות, העיתוי שבו סוגרים את המקום משפיע משמעותית גם על המחיר. ככל שסוגרים מוקדם יותר – כך יש יותר כוח מיקוח. הרי שאתם לא בלחץ, יש בפניכם עוד זמן לחפש עוד מקומות וכו׳. זוהי עמדה טובה להיכנס בה למשא ומתן. 

• בחודשי השיא (יוני–ספטמבר), המחירים עולים בעשרות אחוזים.
• תאריכים פחות מבוקשים (כמו ימי חול באמצע השבוע או אירועי חורף) יכולים לחסוך לכם אלפי שקלים.

תכנון נכון מראש מאפשר גם לפרוס תשלומים בנוחות – וכאמור, גם להנות מראש שקט עד היום הגדול.

6. השלב השישי – פתרון לספונטניים שמתחתנים מהר

לא כל הזוגות מתכננים שנה מראש – ויש גם את הזוגות הספונטניים שמחליטים להתחתן תוך שלושה חודשים. וזה בסדר גמור (מי אנחנו שנשפוט?) במקרה כזה, כדאי לחפש אחר מקומות לאירועים קטנים בתל אביב, שיש להם גמישות בזמינות.

כדאי לחפש אחר אולמות ורסטיליים, עם כמה חללים פנימיים, שניתן לקיים בהם אירועים גם בחורף וגם בקיץ. במקרים כאלה, מומלץ לשמור על ראש פתוח לאפשרויות כמו חתונת צהריים או אירוע באמצע שבוע. זוהי צפירת הרגעה – גם בהתראה קצרה, אפשר למצוא מקומות מהממים – אם רק יודעים איפה לחפש.

בקיצור – תעבדו באופן מסודר, תפעלו בזמן הנכון ותזכו בשקט נפשי

בין אם אתם סוגרים מקום שנה מראש או שלושה חודשים לפני, הכלל החשוב ביותר הוא לא לחכות לרגע האחרון. תל אביב מלאה באולמות שווים ואיכותיים, אבל התחרות עליהם היא גבוהה. כשמתכננים חכם ועובדים לפי הסדר הנכון – לא רק שתבטיחו לעצמכם מקום מושלם, אלא גם תיהנו מהדרך.