כך פיצחתי את השיטה לאיתור אולמות מוצלחים לאירועים עסקיים בתל אביב

במהלך השנים ביססתי שיטה המאפשרת לי לזהות בכל פעם את האולם המושלם, גם אם אני עובד עם תקציב מוגבל או מול דרישות מורכבות במיוחד. טיפים מקצועיים של מפיק אירועים מנסה

אחרי עשור שלם של הפקת אירועים עסקיים בתל אביב – החל מכנסים רבי משתתפים של חברות הייטק ועד לערבי השקה אינטימיים – גיליתי שבחירת אולם האירועים היא האלמנט הקריטי ביותר להצלחה. לא המרצים המבריקים, לא הקייטרינג המושקע, ואפילו לא היקף התקציב – הכל מתחיל ונגמר במקום שבו אתם בוחרים לקיים את האירוע.

במהלך השנים ביססתי שיטה המאפשרת לי לזהות בכל פעם את האולם המושלם, גם אם אני עובד עם תקציב מוגבל או דרישות מורכבות במיוחד. והסוד הכי גדול? לפעמים המקומות הכי מוצלחים הם לא אלה שחשבתם עליהם בהתחלה.

איך הכל התחיל: הטעות שלימדה אותי הכל

לפני כמה שנים, הפקתי כנס חדשנות לסטארט-אפ בשלב B. הלקוח ביקש "מקום מרשים במרכז העיר" – אז שכרתי אולם יוקרתי באזור הבורסה. אדריכלות מרשימה, מיקום מנצח, ציוד טכני משוכלל. נשמע מושלם, נכון?

הבעיה התחילה כבר ברגע שהאורחים הגיעו. חניה בלתי אפשרית, רעש תעבורה שחדר פנימה, ואווירה ״סטרילית״ ועסקית שהרסה את המזג הנינוח שרצינו ליצור. האירוע עצמו עבר בסדר, אבל היה חסר בו הקסם הזה שהופך אירוע ממוצלח ל״וואו״.

בפעם הבאה שהלקוח פנה אליי, הוא ביקש "משהו לגמרי אחר". זה הוביל אותי למקום שמאז הפך לאחד המועדפים עליי – אולם במיקום ייחודי בפארק הירקון. משהו בשילוב של הנגישות העירונית והטבע שם, האיר את עיניי למה שאולם אירועים באמת צריך לספק.

חמישה כללי הזהב שפיתחתי

כלל #1: האווירה מנצחת את הפרסטיז'

בחיפוש אחר אולמות לאירועים עסקיים בתל אביב, השאלה הראשונה שאני שואל היא לא "כמה מטרים רבועים?" אלא "איך אנשים ירגישו כאן?". האירועים הכי מוצלחים שהפקתי היו במקומות שיצרו תחושה – לא רק סיפקו חלל.

הריברסייד בפארק הירקון, למשל, הצליח לשלב את הסטנדרטים הגבוהים של תל אביב, יחד עם אווירה שגורמת לאנשים להרגיש רגועים ופתוחים. זה בדיוק מה שמחפשים באירועים של חברות ההייטק – מקום שמעודד יצירתיות ומקשר בין אנשים.

טיפ מקצועי: בצעו את "מבחן התחושה" – עמדו באולם 5 דקות עם העיניים עצומות. איך אתם מרגישים? בחיי שהדבר הזה יספר לכם יותר מכל מפרט טכני.

כלל #2: הנגישות לא מסתכמת רק בלוקיישן

אחד הטעויות הגדולות של מפיקי האירועים המתחילים היא ההתמקדות רק בנגישות גיאוגרפית. כן, חשוב שאנשים יוכלו להגיע, אבל נגישות אמיתית היא הרבה יותר מזה.

נגישות אמיתית כוללת חניה, תחבורה ציבורית, נגישות לאנשים עם מוגבלויות, וגם נגישות רגשית – האם המקום מזמין, עבור שלל הקהלים?

פארק הירקון העניק לי את החופש הזה. מיקום המאפשר הגעה נוחה מכל אזור גוש דן, חניה נוחה, ובו זמנית – סביבה שמרגישה כמו בריחה מהעיר. המשתתפים מגיעים לאירוע כשהם כבר רגועים.

טיפ מקצועי: תמיד בדקו את המסלולים למקום בשעות שונות ביום, לרבות השעות בהן יתקיים האירוע. ענייני תנועה שונים יכולים ממש לחרב אירוע. 

כלל #3: פרדוקס הטכנולוגיה הבלתי מורגשת 

בעולם ההייטק, ציפיות הטכנולוגיה הן גבוהות. אבל הפרדוקס הוא שהטכנולוגיה הכי טובה היא זו שלא מרגישים. אני מחפש אולמות שבהם הציוד הטכני מתקדם אבל בו זמנית הוא גם פשוט לתפעול.

מערכות סאונד שפועלות בלחיצת כפתור, תאורה שמתאימה עצמה אוטומטית, ותקשורת אלחוטית חזקה בכל פינה באולם. אבל בעיקר – צוות טכני שיודע לטפל בכל בעיה לפני שהאורחים מבחינים בכך שיש בעיה.

טיפ מקצועי: בקשו להפעיל את כל המערכות הטכניות במהלך הביקור. יש דברים שרואים רק בזמן אמת.

כלל #4: גמישות = הצלחה

אירועים עסקיים הם עניין דינמי. תמיד. התוכנית המקורית שהכנו לפני שלושה חודשים תהיה שונה ביום האירוע עצמו. לכן אני מחפש אולמות שהצוות בהם מבין את זה והמקום בנוי לגמישות.

זו יכולה להיות היכולת לשנות את פריסת הישיבה במהלך האירוע, זו יכולה להיות האפשרות להוסיף אזורי אירוח ספונטניים, או פשוט הנכונות של הצוות להתאים עצמו לשינויים.

טיפ מקצועי: שאלו את צוות המקום על השינוי הכי משמעותי שהם נדרשו לעשות באירוע באותו היום. התשובה תספר לכם הכל על רמת הגמישות שלהם.

כלל #5: החוויה מתחילה מהרגע בו המשתתפים דורכים באולם

הרושם הראשוני הוא הכי חשוב. את זה לא אני המצאתי. אנשים צריכים להרגיש את הערך של האירוע מהרגע שהם נכנסים לאזור. אין הכוונה פה ליוקרה ופאר ש״מתפוצצים״ – אלא תשומת לב לפרטים ותחושה שמישהו חשב על החוויה שלהם.

סביבה מוקפת טבע כמו בפארק הירקון מביאה לשולחן יתרון אדיר בהקשר הזה. האנשים מגיעים לאירוע כשהם כבר בחוויה. הם רואים עצים במקום בטון, שומעים ציפורים במקום רעש של רכבים, ומרגישים שהם במקום מיוחד.

טיפ מקצועי: התאמצו להגיע לביקור באולם באותה שעה שבה יתקיים האירוע שלכם. התאורה הטבעית והאווירה משתנות לאורך היום.

המקרה שהוכיח את השיטה

השנה הפקתי אירוע השקה למוצר חדש של חברת סייבר. הם ביקשו אירוע שמשדר חדשנות אבל גם אמינות, מקצועיות אבל גם נגישות. בקיצור – משימה בלתי אפשרית.

הפתרון הגיע מהחשיבה על החוויה הכוללת. האולם בפארק איפשר לנו להפיק אירוע שמתחיל כבר בחניון – המשתתפים הלכו בשביל קצר בין העצים לפני שהגיעו לאולם עצמו. כבר החלק הזה – נתן להם רגע לנשום, להתנתק מהיום העמוס, ולהיכנס לחוויה של האירוע.

בתוך האולם, השילוב של טכנולוגיה מתקדמת עם סביבה של טבע יצר בדיוק את האיזון שחיפשנו. המנכ"ל של החברה אמר לי אחר כך שזה היה האירוע הכי מוצלח שהם הרימו בשנים האחרונות – וזה לא היה בגלל התוכן, אלא בגלל שהאנשים הרגישו טוב והיו פתוחים לשמוע.

הפואנטה: זה לא המקום, זה החוויה

אחרי כל השנים האלה, הבנתי שאנחנו לא באמת בוחרים אולם – אנחנו בוחרים במה לחוויה. השאלה היא לא איפה יתקיים האירוע, אלא איך האנשים ירגישו ומה הם ייקחו איתם הביתה.

המקומות הכי טובים הם אלה שמבינים בהם את זה ועוזרים לנו להפיק לא רק אירוע מוצלח, אלא חוויה שאנשים זוכרים. וזה, בסופו של דבר, מה שהופך אירוע עסקי לכלי עבודה יעיל בידיים של החברה.

אז בפעם הבאה שאתם מחפשים אולם, תזכרו – אתם לא שוכרים חלל, אתם קונים חלום.