Magazine

חזרה

אף אחד לא נולד מפיק: השלבים החשובים בתכנון חתונה

מרבית האנשים נישאים בסופו של דבר, אך מהצד השני - לא לכולם יש את כישורי ההפקה הדרושים כדי להרים אירוע בסדר גודל של חתונה. בעזרת כמה טיפים חשובים, תוכלו לנהל את הפקת החתונה שלכם ביעילות וברוגע, ולהגיע מוכנים ליום הגדול
02 בJun 2021

משום מה, רוב האנשים מתחתנים בסופו של דבר, ללא הבדל דת, גזע ומין. כנראה שמראשית האנושות “תוכנתנו” להתחלק לזוגות ולחיות את מרבית חיינו עם שותף או שותפה שבחרנו בהם. אז נכון שרוב האנשים מתחתנים, אבל מצד שני – מעט מאוד מהאוכלוסייה נולדו להפיק אירוע בסדר גודל של חתונה. למעשה, גם חתונה מצומצמת של כמה עשרות אנשים, היא אירוע שמצריך כישורי הפקה כאלה ואחרים.

תכנון חתונה כרוך במספר שלבים עיקריים וחשובים, שכל אחד מהם דורש סדר, ארגון, יעילות ודיוק, על מנת להביא בסופו של דבר לתוצאה של אירוע מוצלח, מהנה וייחודי. 

אם אתם לא עוסקים בהפקות, או פשוט “אין לכם את זה” בתחום ארגון האירועים, אבל בכל זאת וכנגד כל הסיכויים אתם עומדים להינשא, הכנו עבורכם כמה טיפים חשובים לגבי השלבים שאירוע בסדר גודל כזה מצריך. 

טיפ ראשון: לעבוד מסודר

כאמור, הפקת אירוע גדול כוללת המון היבטים ופרטים, שאם נפספס אחד מהם, הוא עלול לייצר אפקט דומינו שישפיע לרעה על גורמים אחרים, וימנע מהחתונה שלכם להיות מושלמת, נעימה ומוצלחת, הן עבורכם הזוג המתחתן והן עבור האורחים שלכם.

לכן, על מנת שלא לשכוח אף מטלה ואף צעד חשוב בהפקת האירוע, אתם קודם כל נדרשים לעבוד מסודר. זה עלול להיתפס כמו טרחה בשלב הראשון ובטווח הקצר, את תהיו בטוחים שבטווח הארוך העניין הזה יחסוך לכם המון זמן, עבודה וכאב ראש.

אנחנו מדברים כמובן על אקסל רבותי, אקסל. פתחו טבלת אקסל מסודרת לכל ענייני ארגון החתונה, ויפה שעה אחת קודם. כן, רגע אחרי שליפת הטבעת זה זמן מצוין. שיא הרומנטיקה. את הקובץ שפתחתם ניתן לחלק ללשוניות שונות (שכל אחת מהן משמעותה טבלה חדשה), ובהן מחולקים השלבים הקריטיים בארגון החתונה – רשימת מוזמנים, אולם אירועים, חברת קייטרינג, די.ג’יי ועוד קטגוריות שיש לכסות בהכרח בשלבים הראשונים של ההפקה. כמובן שאת הקובץ הזה תוכלו לפתוח לשיתוף לבני הזוג וכל הנוגעים בדבר, ולאפשר להם להוסיף פרטים רלוונטיים בכל עת.

אפשרות נוספת להשתמש בטכנולוגיה לטובתנו, היא להכניס ליומן שבסמארטפון כל משימה שצצה, הקשורה בארגון החתונה. החל מהדברים הגדולים, כמו למשל “להעביר מקדמה לבעלי האולם”, ועד הפרטים הזניחים יותר – “לקבוע תור ללק ג’ל לחתונה”. כמובן, הוסיפו תזכורת שתצפצף לכם עבור כל משימה.

טיפ שני: לערוך רשימת סדר עדיפויות

כעת, כאשר יש לכם כבר טבלה מוכנה, כדאי לתעדף את המשימות באופן שיאפשר לכם “לתקוף” את המשימות החשובות דבר ראשון ולהשאיר אותן מאחוריכם. ישנן מטלות שארגון החתונה כרוך בהן, שהזמן הוא פקטור משמעותי בנוגע אליהן, ואתם רוצים לסיים איתן כמה שיותר מהר, גם כדי להוריד אותן מהשולחן (מהרשימה במקרה זה) וגם כי אם לא תמהרו, לא ישארו לכם אופציות טובות לבחירה. לדוגמא, שריון אולם האירועים הוא מהלך שיש לבצע במהירות, מאחר והביקוש בעונה זו (וכמעט תמיד) הוא גבוה, ואם אתם לא תמהרו לסגור – זוג אחר כבר יעשה זאת במקומכם ותישארו עם פחות אופציות. לכן, משימה זו צריכה להופיע בראש הרשימה. אחריה צריכים לבוא – בחירת חברת קייטרינג, איתור די.ג’יי ועוד.

שלא תגידו שלא הזהרנו אתכם, הרשימה הזו הולכת להיות ארוכה מאוד, ועומדות להצטבר בה מאות מטלות שעליכם לבצע. אבל מה שהכי חשוב הוא שהמטלות החשובות יופיעו בראשה. למתקדמים, ניתן גם להוסיף עמודה של “דד ליין” לביצוע המשימה, ולעשות כפי יכולתכם לעמוד בו. בהמשך הרשימה יופיעו מטלות של מציאת שמלת כלה, עיצוב האולם, עיצוב חופה, מתנות לאורחים, וכמובן – לק ג’ל. כל משימה היא חשובה, אך ברגע שתתעדפו את המטלות יהיה קל יותר לנתב את האנרגיות ואת הזמן שלכם באופן יעיל. 

טיפ שלישי: אאוטסורסינג כמה שאפשר

בתור חתן וכלת השמחה, הולכים להיגרם לכם הרבה מאוד כאבי ראש בחודשים הקרובים, במיוחד אם אתם לא אנשי הפקה מנוסים, שכבר יודעים איך “לתקתק” את העניינים. לכן, כדאי כמה שיותר להשתמש בשירותים המוצעים בתשלום בהקשר של הפקות אירועים. קודם כל, כמובן שישנה האפשרות לשכור את שירותיהם של מפיקי אירועים או מפיקי חתונות מנוסים, ובכך להוריד מהראש שלכם המון המון דאגות ומטלות. כדאי לזכור בהקשר זה, שזמן שווה כסף, וגם אם תשלמו למפיקים, תוכלו למעשה להתפנות לעניינכם בזמן הזה ואולי אפילו לעבוד ולהתפרנס בזמן שאנשי המקצוע “תופרים” לכם את החתונה באופן המקצועי ביותר. טיפ חשוב בהקשר זה, הוא כן לשבת עם המפיקים שבחרתם ולהעביר להם את החזון המדויק שלכם לגבי איך האירוע שחלמתם אמור להיראות וכיצד הוא אמור להתנהל מבחינתכם. כדאי לספר למפיקים מהם הדברים החשובים ביותר עבורכם ועל מה, מצד שני, אתם מוכנים להתפשר.

כמו כן, לקראת האירוע, תוכלו לגייס בני משפחה קרובים וחברים טובים לעזרתכם עם משימות קטנות יותר – לדוגמא, לנהל את אישורי ההגעה, לנסוע להביא את הטבעות, לאסוף את חליפת החתן מניקוי יבש וכו’. המשימות הללו נעשות קטנות כשהן מתחלקות על כמה אנשים, אך אם תצטרכו לעשות זאת בעצמכם הדבר עלול להצטבר לרשימה ארוכה, ואתם עלולים להיכנס אתכם ללחץ.

לסיכום, הטיפ הכי חשוב הוא לנשום, ולזכור שקודם כל מדובר באירוע משמח ומהנה, אחד החשובים והמיוחדים בחייכם, אם לא “ה-“, ולנסות לנקוט בכל אמצעי שייקל עליכם את הדרך המורכבת אליו.  

200 אישאולםאולם אירועיםאולם אירועים בתל אביבאולם בתל אביבאולם לבת מצווהאולם לחתונהאולם קטןאיך בוחריםאיך לבחור אולםאיך להפיקאיכותיאיפה כדאיאירועאירוע בריתאירוע בשבתאירוע חתונהאירוע לעסקאירוע נהדראירוע עסקיאירועי חברהאירועיםארגון אירוע לעסקארגון חתונהבוטיקבחירת אולםבת מצווהבת מצוושבתל אביבגןגן אירועיםד.ג'יי מריםהמלצותהפקההפקת אירועהפקת אירועים עסקייםחברהחברותחתונהחתונה בטבעחתונה בתל אביבחתונה הפוכהחתונה קטנהחתונה קלאסיתחתונות מיוחדותחתונת זהבחתונת חורףטיפיםיוקרתילבחור אולם לבת מצווהלחברהלחברותלחתונהלעסקיםמדריך לחוגגיםמושלמתמקומות לבריתמקומות לבת מצווהמרכזמתנות לאורחים בחתונהסטיילספקיםספקים לחתונהעיצוב חופהעסקיצנועהקטנהקייטרינגקייטרינג טבעוניקייטרינג לאירועים עסקייםקייטרינג לחתונהרייבסיידרעיונות לחתונהשבתשיר כניסה לחופהשירי חופהשישי צהרייםשלביםשלמותתכנוןתכנון אירועתכנון אירוע עסקיתכנון חתונהתל אביבתקציב